Установление отношений с коллегами

 

В то время как с шефом вы встречаетесь ненадолго и не слишком часто, с некоторыми из своих коллег вы, вероятно, находитесь в постоянном контакте. Вследствие этого важно, чтобы ваши отношения были ровными и по возможности гармоничными.

Для достижения этой цели важнее всего постоянная вежливость и предупредительность. Коллега, чей отдел работает в тесном контакте с вашим, прежде всего ожидает от вас сотрудничества. Он ожидает, что вы пошлете ему копии писем и других материалов, которые касаются его отдела, и вообще будете держать его в курсе дел, имеющих к нему отношение.

Если вам нужно посоветоваться с ним, не пытайтесь приглашать его в свой офис, будто он ваш подчиненный, а придите к нему сами. Также вы не должны являться к нему без предупреждения и ожидать, что он отложит в сторону свою работу и уделит вам час своего времени или больше. Если ваш визит, как вам кажется, будет продолжительным, разумнее позвонить и узнать у него или его секретарши, может ли он встретиться с вами. Помимо того что это элементарные правила вежливости, это избавит вас от возможной потери своего времени, если у него посетители или он отсутствует. Не входите в кабинет коллег с зажженной сигаретой – это просто невоспитанность, докурить ее, а затем еше потушить в его пепельнице – это очень грубо. Если же окажется, что коллега еще и не курит, то это совершенно непростительно.

Если же у вашего коллеги возникнет проблема, которую нужно обсудить с вами, тогда ему следует прийти в ваш кабинет. Другими словами, коллеги обычно обмениваются визитами в кабинеты друг друга, хотя возможны иные варианты, в зависимости от условий. Если у одного, например, более спокойный кабинет, предпочтительнее в некоторых случаях встречаться у него. Если у второго более просторный кабинет, то совещание с несколькими коллегами разумнее провести там.

Следует подчеркнуть, однако, что здесь нет твердых правил и не стоит быть слишком мелочными, чтобы выяснять, чья очередь идти к кому в кабинет. Самое лучшее – показать, что вы широко смотрите на вещи.

Нет нужды повторять, что, когда коллега приходит к вам в кабинет, вы должны уделить ему все свое внимание, как и всем другим посетителям. Не годится разговаривать с ним, продолжая работать и слушая его вполуха.

Иногда вы, вероятно, захотите заручиться помощью подчиненных вашего коллеги в своем собственном проекте. В таких случаях следует обратиться вначале к коллеге, а не через его голову к подчиненным. Часто, конечно, обсуждение проекта с сотрудником проходит в процессе заседания, в этом случае в порядке вещей обратиться непосредственно к его подчиненным, так как он, несомненно, уже рассказал им о предстоящей работе.

Когда имеете дело со своими коллегами, главными принципами должны быть вежливость, предупредительность и такт, что, несомненно, и в ваших собственных интересах, это лучший способ добиться их сотрудничества и уважения.

 

 

ОБЩЕНИЕ С ПОДЧИНЕННЫМИ

 

Истинный масштаб личности измеряется отношением к подчиненным. Ограниченный человек будет кланяться и расшаркиваться перед вышестоящими, свысока третируя тех, кто находится ниже его на иерархической лестнице и по законам субординации не сможет ответить начальнику тем же.

Вежливое отношение побуждает подчиненного проявлять большую готовность к сотрудничеству, так что хорошие манеры еще и выгодны.

Всем нравится жизнерадостный и вежливый руководитель. Подчиненным приятно, когда он с ними дружелюбно здоровается, а в ответ на свое приветствие получает членораздельные слова, а не угрюмое хрюканье. Людям нравится босс, который не забывает говорить: «Благодарю вас» и «Пожалуйста». Им импонирует вежливая просьба: «Не могли бы вы сделать то‑то и то‑то?», «Полагаю, вы займетесь проектом таким образом» – и если следует ускорить работу, то лучше, если это будет звучать так: «Боюсь, это довольно срочно».

Ушли в прошлое времена, когда задание давали в форме приказов, – оказалось, что так легко попросить подчиненного сделать что‑то, ибо это эффективнее обеспечивает выполнение работы.

Предупредительность – еще одна черта, которую все отмечают в боссе с удовольствием. Если вы владелец небольшого бизнеса, вполне естественно желание заставить работать людей с раннего утра до позднего вечера, но внимательный начальник поймет, что его подчиненные имеют право на личную жизнь, хотят попасть домой к своим женам и семьям, как бы ни увлекала их работа. Точно так же ваш подчиненный, возможно, договорился с кем‑то о встрече за ланчем, и невежливо продолжать с ним беседу о пустяках, не замечая его беспокойства. Некоторые занятые руководители, похоже, не испытывают необходимости перекусить в середине дня, но им не следует требовать того же от других.

Невнимательность или недостаток внимания по отношению к своим подчиненным являются, возможно, наиболее всеобщим недостатком руководителей. Он не осознает, что у них есть жизнь вне бизнеса, упускает из виду то обстоятельство, что обычно подчиненные получают не так много от этого бизнеса, как он.

Что же касается объявления выговора или критики подчиненного, то этика требует, чтобы вы делали это только наедине. Заметим, что действительно хорошим руководителем считается тот, кто вовсе обходится без этого. Полное заблуждение – утверждать, что указание на ошибку не только допустимо, но необходимо в отношениях к подчиненному. Критицизм оказывает негативное воздействие на человека. Критика просто принудит его защищаться, и критицизм ответно обращается на начальника. Ничто не убивает амбиции работника в большей степени, чем разносы со стороны начальника. Позитивная позиция в жизни и работе – главный принцип некоторых наиболее успешных руководителей. Чарльз Шваб, один из ведущих биржевиков и финансистов, сформулировал этот принцип, принесший ему феноменальный успех в бизнесе, так: «Я никогда никого не критикую».

Итак, еще раз: хорошие манеры и эффективное управление неразделимы.

Чрезвычайно цинично пользоваться тем преимуществом, что человек работает на вас, грубо понуждая его тратить свое личное время на дополнительную работу, узурпируя право распоряжаться его частной жизнью или пренебрегая самолюбием подчиненного. У многих работодателей частенько возникает соблазн заставлять сотрудников делать для них все: от кратких обзоров до работы в саду. Им даже не приходит в голову, что эта не обоснованная договором деятельность по существу является эксплуатацией.

 

 

ВЫ И ВАША СЕКРЕТАРША

 

На тему, как стать безупречной секретаршей, написаны тома, однако, как ни странно, очень мало пишут о том, как стать справедливым боссом. Поскольку рынок секретарш все более оскудевает, возможно, самое время задуматься о своем поведении по отношению к ней.

Секретарша – ваш ближайший подчиненный, следовательно, она больше всех страдает от вашего несовершенства.

Некоторые, похоже, считают, что мы все еще живем в Средневековье, и относятся к своей секретарше как к личной прислуге: «Опусти эту штору», «Унеси поднос» – и т. д. Такого рода поведение грубо и ничем не оправдано. Секретарь не личный лакей, хотя по своей доброй воле она может отчасти проявлять материнскую заботу и исполнять функции сестры милосердия.

Секретаршам нравится организованный человек, который подготовит заранее все, что предстоит продиктовать, вызывает ее каждый день в определенное время, возможно, прямо с утра, до того как начинаются перерывы, и продолжает диктовку, пока не закончит с делами. Ничто так не раздражает секретаршу, как постоянные дерганья, чтобы продиктовать один четырехстрочный текст или когда ей дают громадный материал для перепечатки в конце дня.

Вообще говоря, чаше всего секретарши недовольны тем, что так или иначе связано с диктовкой.

Вот что чаше всего вызывает раздражение секретарш.

Во‑первых, когда ее окуривают дымом сигары или диктуют не выпуская трубки изо рта. Если к пренебрежению ее здоровьем еще и кладут прямо ей под нос окурок, то досада ее становится вполне понятной.

Человек, который мечется по кабинету, как лев в клетке, пока диктует свои письма, тоже способен в конце концов по‑настоящему раздосадовать. Возможно, меряя шагами пол, он ощущает прилив вдохновения, но странно ожидать, что секретарша хорошо поймет его речь, видя перед собой его мелькающую фигуру.

Способна раздражать привычка руководителя, который заставляет секретаршу часами сидеть у своего письменного стола, пока он безмятежно беседует с кем‑то по телефону. Ее время, вероятно, не столь ценно, как его, но тем не менее какую‑то ценность имеет, и она предпочла бы заниматься своей текущей работой, а не тратить попусту время, ожидая, когда он вспомнит о ней.

Вызывает раздражение невнятная речь и неумение четко выразить свою мысль, вежливо и лаконично сформулировать свое требование.

Вызывает досаду руководитель, чей английский ужасен и который, однако, восстает против поправок секретарши в письмах и других материалах.

Секретарше иногда случается поехать по делу со своим шефом, пойти с ним на ланч, а иногда даже пообедать, если этого требуют дела. Ее, конечно, научат вести себя правильно в этих обстоятельствах, и шеф должен выказывать ей уважение, так же как любой другой женщине.

Если вы предполагаете брать с собой секретаршу в деловые поездки, то следует проверить, исполнился ли вашей служащей по меньшей мере двадцать один год, но предпочтительнее, чтобы она была на несколько лет старше. В путешествиях может возникнуть некая деликатная ситуация, и вам, как джентльмену и ее начальнику, необходимо быть совершенно уверенным, что все, что вы делаете или говорите во время путешествия, не может быть истолковано неправильно.

Однако, как бы уравновешенна и опытна ни была девушка, у нее, вероятно, возникнет легкая тревога в связи с перспективой впервые оказаться с вами далеко от дома, и ваш долг успокоить ее. Проверьте, чтобы номера были заказаны на разных этажах. Некоторые заходят настолько далеко, что останавливаются в разных отелях, но на самом деле в этом нет нужды. Вы встретитесь с ней в столовой за завтраком или где‑то еще, но ни в коем случае не станете барабанить в дверь ее номера.

Вполне допустимо, чтобы она присоединилась к вам вечером, так как вы, конечно, не допустите, чтобы она проводила все вечера одна в незнакомом городе.

 

 

СОВЕЩАНИЯ

 

Хорошие манеры и предупредительность необходимы на всякого рода совещаниях, если хотите добиться успеха. Если вы проводите совещание, то, конечно, заблаговременно составите повестку дня и разошлете копии всем участникам, чтобы они сами могли подготовиться, собрать материал, который предполагают представить на совещании.

Вам предстоит вести совещание, поощрить каждого принять в нем участие и не допустить, чтобы один человек узурпировал время и внимание собравшихся. Если участникам нужно многое высказать, иногда они начинают говорить одновременно. Тогда председателю следует контролировать ход совещания. Можно сосредоточить свой взгляд на одном из выступающих, обратив тем самым внимание других именно на нем. Если же все продолжают говорить, перебивая друг друга, вы можете прервать их, сказав: «О чем шла речь, Билл? Я толком не расслышал». Это должно успокоить остальных. Когда вы выслушаете Билла, вам наверняка следует повернуться к тем, что говорили прежде, и сказать что‑то вроде «Как я понимаю, у вас, Джим, возникло по этому поводу замечание».

 

 

Прежде чем закрыть совещание, следует аккуратно подытожить сказанное и четко распределить обязанности каждого в работе над проблемой. Нередко совещания не достигают нужных результатов, поскольку каждый уверен, что кто‑то другой займется затронутыми вопросами.

Если вы не проводите совещание, но являетесь его участником, можете чрезвычайно помочь председателю своим тактом и вниманием. Вы непременно тщательно подготовите, принесете с собой относящийся к делу материал, дождетесь своей очереди высказаться, если есть что предложить, позволив высказаться также своему коллеге. Вы будете стараться адресовать свои замечания руководителю собрания, не будете проводить в это же время совещаний со своим ближайшим соседом и не станете сообщать лично ему свою точку зрения. Если ваш сосед попытается проделать это с вами, охладите его пыл уклончивым замечанием. Не хватайтесь за любую возможность о чем‑либо пожаловаться или оседлать своего любимого конька.

Самое главное, вы будете участвовать в обсуждении, а не просто занимать кресло. Коллег созывают, чтобы услышать точку зрения каждого, и вам следует внести в дело свой вклад. Этот пункт так важен, что компания ЗМ, которая слывет в США одной из лучших корпораций по управлению, недавно составила список «десяти наиболее нежелательных «птичек» на совещании». Следует заметить, что в американском английском птичкой называют человека с отклонениями. Приведем некоторые из описанных типажей.

 

Обозреватель Великого каньона. Абсолютно без деятельный человек, он не пропускает ни одного совещания компании, проводит кучу времени в сегодняшнем совещании, предвкушая завтрашнее.

Тот, кто дремлет, опершись на локоть. Двуногое существо, в совершенстве владеющее искусством спать на совещании с открытыми глазами. Расстегнутый пиджак позволяет ему спать не храпя.

Благородный потрошитель сигар. Находит комнату для совещаний превосходным местом, чтобы разделаться с повседневными делами, которыми дома запрещает заниматься жена. Комната для совещаний – любимое место для проверки аромата старой трубки или крепкой сигары.

Приспособившийся тайком читать журналы. Самый умный из двуногих на совещании, он инстинктивно «отключается» на любом совещании.

Бездумно чертящий что‑то. Любит слушать других, кивает в знак согласия и перебирает бумаги. Избегает неправильных решений, не принимая никаких.

Скрестив ноги, любующийся ногтями. Этот вид находит совещание превосходным местом для чистки перышек и планирования отдыха.

Неустанно проверяющий время. Негодует на напрасно потраченное время на совещаниях, которые отрывают его от таких важных корпоративных дел, как, например, ланч.

Двуногое существо‑менеджер, жующий сигару. Легко отличить по нервозным подергиваниям, сильному стремлению командовать и отсутствию механизма для слушания.

Мечтатель с остекленевшим взором. Находит со вещания очень полезным местом, чтобы придумывать, как спасать девушек, попавших в различные беды, выразивших ему затем благодарность.