Совершенствование комплексной системы управления качеством труда и продукции

 

В условиях данного предприятия, структура управления которого состоит из четырех блоков: финансовый, коммерческий, производственный и транспортный, для обеспечения основных функций системы управления качеством управленческий персонал занимается процессами планирования, организации и контроля качества в рамках существующих определенных информационных систем поддержки. Однако этого не достаточно, поскольку каждый выполняет эти обязанности в пределах отведенных ему полномочий, а единая система отсутствует. Поэтому функции системы управления качеством могут быть реализованы в форме расширения уже выполняющихся функций с образованием единой системы. Речь идет, прежде всего, о внедрении инструментария системы управления качеством, методов и приемов, совершенствовании процессов планирования, организации работ и их контроля.

В настоящее время в ОАО "Ярцевский хлебокомбинат" финансовый директор, в ведении которого находятся финансы, бухгалтерия, калькулирование затрат и составление планов, выполняет одновременно функции управления качеством и финансиста. Поэтому целесообразно направить реализацию функций системы управления качеством в деятельность планово-экономического отдела и распределить эти функции соответственно занимаемой должности между руководителями и специалистами предприятия. С учетом уже выполнения некоторых функций, остальные функции системы управления качеством будут добавлены специалистам экономической службы, на базе которой будет сформирован отдел экономики и планирования и введена должность экономист-менеджер по оплате труда и контролю качества. При этом общая численность работников управления останется прежней.

 

Рис. 9. Существующая финансово-экономическая схема

 

Рис. 10. Предлагаемая финансово-экономическая схема

 

Внедрение любой службы на предприятии начинается с разработки Положения об отделе, в котором должны быть указаны: общие положения, задачи отдела, структура отдела, которая утверждается генеральным директором предприятия, функции отдела, взаимоотношения отдела с другими подразделениями, права и ответственность. Положение об отделе экономики и планирования представлено в Приложении 1.

Разработка Положения об отделе экономики и планирования и должностных инструкций его работников позволит наладить четкий механизм взаимодействия подразделений в системе управления качеством и создать у каждого сотрудника определенное представление о его должностных обязанностях по управлению качеством в том числе.

Для того, чтобы отдел экономики и планирования мог эффективно выполнять свою работу, а также сотрудничать с другими подразделениями, необходимо:

·   реорганизовать систему оперативного планирования на предприятии;

·   сформировать систему управленческой отчетности.

Любой вариант системы управления качеством базируется на утвержденных стандартах качества и планировании, то есть задании плановых показателей, с которыми сравниваются фактические данные на заранее установленные отчетные периоды. Для правильного распределения затрат и использования денежных средств необходимо составлять годовой план с разбивкой по кварталам и месяцам с ежемесячной корректировкой.

Рассмотрим порядок разработки системы планов.

.   План продаж. Данный план необходимо составлять для каждого вида изготовляемой продукции. Отдел сбыта формирует цены и скидки, которые получают клиенты. Основой для расчета плана продаж используются данные о рыночных ценах, возможных объемах продаж на различных сегментах рынка. Количественным выражением плана продаж является доход с оборота.

2. План производства. Рассчитывается на основе производственной программы и производственных затрат.

.   План мощностей. Необходимые мощности определяются исходя из плана производства и с учетом данных, представляемых отделом подготовки производства.

.   План по кадрам. Для определения плана по кадрам кроме объема производства необходимо знать затраты рабочего времени на единицу продукции, потери рабочего времени на единицу продукции, количество работников.

.   План закупок и расхода материалов. Начала составляется план расхода материалов, а затем планируются закупки с учетом начального и планируемого конечного запаса материалов на складе. При планировании расхода материальных ресурсов нужно обязательно учитывать отходы, обусловленные используемым технологическим процессом. Чтобы получить величину расхода в стоимостном выражении, надо плановый расход умножить на закупочную цену. Так как в ОАО "Ярцевский хлебокомбинат" закупками необходимых материалов занимается отдел материально-технического снабжения, то все ответственные лица должны вовремя предоставлять соответствующие планы.

.   Инвестиционный план. Этот план разрабатывается технической службой на год с разбивкой по месяцам и указанием стоимости проектов.

.   План движения денежных средств позволяет судить об избытке или дефиците финансовых средств в результате реализации рассмотренных планов. Финансовый план состоит из двух частей: поступления и выплаты от производственной, финансовой и инвестиционной деятельности предприятия.

.   План-баланс показывает как базовые планы повлияли на структуру имущества и источники имущества. На основании данных плана-баланса можно судить о величине плановой ликвидности и финансовой независимости предприятия.

.   План доходов и расходов. На основе плана движения денежных средств баланса можно осуществлять расчет прибыли.

После процедуры проведения оперативного планирования следует этап составления бюджета, то есть сформированное в цифрах плановое задание на год для подразделений предприятия с разбивкой по кварталам и месяцам. Целью составления бюджета является установление заданий по доходам и расходам для каждого подразделения предприятия. В результате бюджетирования устанавливаются плановые значения контролируемых величин, в качестве которых могут выступать количественные параметры деятельности предприятия, выраженные в натуральных и стоимостных показателях, а также качественные и временные показатели.

Регулярно, раз в неделю, отдел экономики и планирования получает отчеты о фактических издержках и сравнивает их с плановыми. Затем руководители подразделений докладывают руководству о причинах отклонений и мероприятиях, которые на их взгляд позволят устранить выявленные отклонения.

Для усиления заинтересованности работников в экономии расходов материальных, энергетических, трудовых и других ресурсов, необходимо разработать новое Положение о премировании, в котором будут указаны условия и показатели премирования, учитывающие результаты деятельности каждого подразделения в отдельности.

Эффективная система материального стимулирования на предприятии становится возможной благодаря учету, который позволяет количественно сопоставить и оценивать вклад различных подразделений в изменение конечных финансовых результатов предприятия. Для построения такой системы необходимо разработать систему условий, показателей и коэффициентов премирования подразделений и работников предприятия.

Условиями премирования является исполнение бюджетного задания по объемам и структуре выпуска. Показателями премирования являются параметры хозяйственной деятельности предприятия, которые являются базой исчисления премиального фонда подразделений и их руководителей.

Таким образом, на первоначальном этапе постановки системы управления качеством, необходимо пересмотреть бюджет затрат предприятия, классификацию статей, а затем разработать сводный бюджет предприятия, состоящий из трех основных бюджетов - операционного, инвестиционного и финансового.

Для составления сводного бюджета ОАО "Ярцевский хлебокомбинат" необходимо определить отделы, отвечающие за подготовку бюджетов:

.   Отдел сбыта подготавливает бюджет продаж, который включает в себя план продаж и бюджет сбытовых расходов, а также бюджет общих коммерческих расходов;

2. Отдел материально-технического снабжения - бюджет закупок, то есть план закупок материальных оборотных средств;

.   Склад готовой продукции - бюджет запасов готовой продукции, являющийся планом изменения стоимостного и физического объема и структуры запасов готовой продукции предприятия;

.   Отдел экономики и планирования - бюджет производственных затрат, состоящий из бюджета общепроизводственных расходов, бюджета прямых материальных затрат и бюджета затрат на оплату труда;

.   Техническая служба - инвестиционный бюджет, являющийся планом капитальных затрат;

.   Бухгалтерия - финансовый бюджет, который состоит из прогноза о прибылях и убытках, прогноза отчета о движении денежных средств и прогноза баланса.

После того как бюджет разработан и принят, реальные показатели деятельности ОАО "Ярцевский хлебокомбинат" должны сравниваться с запланированными. Актуальной становится проблема контроля исполнения бюджета, анализ отклонений и выявление их причин.

Поэтому в отделе экономики и планирования вводится должность экономист-менеджер по оплате труда и контролю качества, который будет доводить планы до каждого подразделения и получать от них фактические данные о производстве продукции и затратах.

Данные предложения построения системы управления качеством позволяют сформировать систему управленческой отчетности, на основе которой можно принимать своевременные и правильные управленческие решения. Система управленческой отчетности - это система сбора и представления в структурированном виде данных о различных аспектах деятельности организации.

Отчеты должны содержать как фактические, так и плановые показатели, показывать отклонения фактических показателей от плановых, разъяснять причины отклонений и содержать предложения по их устранению. Благодаря внедрению системы управления качеством и ежедневной управленческой отчетности ОАО "Ярцевский хлебокомбинат" получит ряд выгод:

.   Руководство предприятия в любой момент может определить направление и дату расходования любых денежных и материальных ресурсов, создается информационная база, на основе которой можно разработать методы более оптимального управления ресурсами;

2. Сокращаются затраты благодаря организации оформления заявок;

.   Возрастает производительность труда;

.   Подробно анализируются затраты и на этом основании разрабатываются меры по их снижению.