Построение системы управления персоналом SAP R /3

Система SAP R/3 представляет собой стандартный программный продукт, который применяется в управлении персоналом, логистике, финансовой области и производстве продукции. Система обеспечивает интеграцию развитых областей в единую производственно-экономическую концепцию, насколько это позволяют информационные потоки и деловые процессы предприятия. Областями ее применения являются финансы, контроллинг, складской учет, система информационного управления, материально-техническое снабжение, управление производством, логистика, управление качеством, организационно-техническая подготовка производства, офисные функции, делопроизводство, а также менеджмент персонала.

SAP R/3 поддерживает все без исключения производственно-экономические процессы на предприятии, упрощает их и обеспечивает организационное единство. Она состоит из базовой системы с основными элементами управления и координации производственно-экономической программы, которые могут использоваться как автономно, так и в комбинации.

С помощью R/3 — базовой технологии — система определяет различные цели развития. R/3-базис выполняет важнейшие функции:

♦ упрощение условий системы, например, через простое пользование общей SAP-системой; при этом округляются графически ориентированные условные элементы;

4 создание тесных взаимосвязей между специфически применяемыми компонентами через нормирование и пользование общими данными, общими функциями управлениями;

4 обеспечение устойчивости системы;

4 предоставление инструментария для гибкого специфического расширения и развития бизнеса;

4 общее техническое функционирование базисной системы при внедрении и пользовании системой всеми пользователями SAP-системы.

Отдельные компоненты являются частями общей интегрированной системы, что гарантирует прохождение всех функций.

Система управления персоналом может интегрироваться как в общую SAP-систему, так и использоваться как самостоятельная система. При интегрированном подключении возникает связь с другими подсистемами SAP, например:

4 финансы и бухгалтерский учет (например, начисление зарплаты);

 3 i_ Методы подбора персонала

181

♦ производственное планирование (например, потребность в кадрах);

♦ контроль (величина зарплаты). Производственно-экономическое применение системы SAP R/3.

Развитие системы управления процессами в сфере бизнеса и их упорядочение и автоматизация основаны на ряде общепризнанных принципов:

♦ полное и точное представление производственно-экономических и деловых процессов на основе тесного сосуществования (консистенции) количественных и стоимостных потоков. Это значит, что информация о каждом отдельном процессе полностью используется («срабатывается») в любых областях применения, с которыми взаимодействует этот процесс. Таким образом, деловой процесс может быть последовательно обработан с учетом его взаимодействия со всеми отраслями. Если произойдет ошибка в одной из областей, это приведет к сбою в работе других;

♦ информация о событии воспринимается только одни раз. Это значит, что для каждого события только один раз в систему поступает информация. Таким образом, предотвращаются множественные наличия одной и той же информации в банке данных;

♦ функциональный подход к производственно-экономическим и деловым процессам. Это позволяет рассматривать в системе специфические для отдельных предприятий виды и области деятельности. Но главное здесь заключается в том, что производственно-экономические подходы и правила обработки деловой информации, включая область реализации продукции, могут быть описаны стандартным программным обеспечением;

♦ поддержка бизнес-процессов: существенная предпосылка для использования системы состоит в постоянной оптимизации процессов, улучшение сотрудничества с клиентами и партнерами для выживания в условиях конкуренции предприятий;

♦ независимость производственно-экономических решений от компонентов системы;

4- интернационализация применения.

Внедрение R/3-системы возможно на предприятии любой страны, а также на многонациональных предприятиях (транснациональных компаниях).

Система SAP R/3 охватывает прежде всего три области: логистику, учет и отчетность и управление персоналом. Эти области системно и технически разделены в различные модули. Отдельные модули далее делятся на различные компоненты и подкомпоненты.

В табл. 3.6 показаны модули системы R/3.

 182

3. РУКОВОДСТВО ПЕРСОНАЛОМ

Таблица 3.6 ЗУодуль SAP R/3

Область применения	Моуль	Обозначение на русском языке
Учет и отчетность	Н	Финансы
Учет и отчетность	М	Экономика оборудования
Учет и отчетность	Т1
Учет и отчетность	III	Инвестиции
Учёт и отчетность	о	Контроллинг
Учет и отчетность	е:	Предпринимательский контроль
Персонал	ж	Управление персоналом
Логистика	S)	Сбыт
Логистика	р'	Производственное планирование и диспетчирование
Логистика	РН	Ремонтное хозяйства
Логистика	Q*	Менеджмент качества
Логистика	Pi	Проектные системы

Компоненты модуля Hi, который в данном случае представляет наибольший интерес представим отдельной табл. 3.7. Все компоненты модуля HR яыяются единым составом общей интегральной системы, в которй, однако, они четко разграничены. Внедрение комплексного стандартного программного продукта может быть рациональные только в рамках целостного проекта. Причем временные и содержательные аспекты отдельных фаз внедрения могут быть разделены, т.е. различные компоненты модуля могут вводиться и ^пользоваться независимо от времени внедрения других.

Система HUMAN RESOURCE MANAGEMENT (HR). Система управления персоналом д>лжна отражать индивидуально-фирменные особенности, а та1же постоянно растущие требования к экономике персонала. Сисема HR охватывает и включает в себя все функции управления п^соналом, которые встречаются в производственной практике \ практике деловых отношений. При этом поддерживается и разбивается все поле деловых и специальных задач, которые существуют в рамках менеджмента персонала.

Задача управления перюналом (экономика персонала) и no-i становка вопросов в этой области приобретают в практике бизнеса все большее значение. Осюванием для этого являются предпосылки дальнейшего развитая менеджмента:

♦ постоянно растущая ггоимость персонала;

 3 \_т Методы подбора персонала

183

Таблица 3.7 Компоненты модуля HR SAP R/3

Компоненты	Обозначение на русском языке	Функция
ORG	Организация и планирование	Образование рабочих мест и описание должностей
Р&С	Планирование и контроль	Квалификация. Требования. Планирование карьеры. Последующее планирование
PAD	Администрирование	Делопроизводство. Данные о кадровом составе
TIM	Управление временем	Внесение изменений в информацию о персонале
TRV	Командировки	Расчет командировочных расходов
PAY	Расчет персонала	Начисление зарплаты и вознаграждений
INT	Международные расчеты	Специфика отдельных стран
ALL	Ограничения информации и расчетов	Основные функции. Информация и расчеты

♦ постоянно растущие и часто изменяющиеся требования к персоналу, а также изменяющийся опыт работы;

♦ технологический прогресс. Дальнейшее развитие специальных и профессиональных знаний создает постоянную потребность в специалистах;

♦ необходимость обеспечения экономической безопасности предприятия и сохранения коммерческой тайны;

4- растущая неопределенность как производственных задач, так и самих условий их выполнения;

♦ возрастающие претензии и ожидания работодателей;

♦ содействие гуманизации труда;

♦ содействие и обеспечение успеха в условиях неопределенности и риска экономически сложного времени.

Какие функции должна содержать система управления персоналом? Наиболее частый ответ: в лучшем случае ВСЕ:

♦ все те, которые можно структурировать и описать во взаимосвязи между собой;

♦ все те, которые имеют отношение к работке персонала или информации о персонале;

♦ все функции, которые содействуют или поддерживают самый различный опыт и методы работы с персоналом и работы персонала;

 184

3. РУКОВОДСТВО ПЕРСОНАЛОМ

♦ все функции, которые облегчают и упрощают обработку, подготовку и систематизацию информации о персонале;

♦ все виды трудовой деятельности персонала фирмы Система управления персоналом содержит не только те функции, которые необходимы для работы с персоналом на производстве, но и функции, которые находятся в следующих областях:

♦ быстрая и точная обработка информации о персонале;

♦ начисление зарплаты и пособий;

♦ простые и прямые расчеты затрат на персонал и поездки сотрудников;

♦ поддержка планирования персонала;

♦ содействие прикладным исследованиям характеристики персонала и коллективов;

♦ графическое представление и статистический анализ организационного планирования;

♦ составление штатного расписания;

♦ кадровое регулирование.

Этот перечень функций является далеко не полным. Отдельные блоки системы, в свою очередь, делятся на еще более мелкие встроенные элементы подсистемы. Продемонстрируем это на примере планирования персонала, которое делится на такие компоненты:

♦ как описание рабочих мест и должностей;

♦ квалификация и потребность в специалистах;

♦ планирование карьеры;

♦ подготовка персонала к повышению квалификации;

♦ планирование стоимости персонала;

♦ планирование высвобождения персонала.

Модульный принцип построения SAP-системы продолжается также в системе HR (Human Resourse Management — управление персоналом). Система HR обладает свойством имплементации, т.е. речь идет о возможности включения в эту систему дополнительных элементов и ее расширении и развитии. Она является интернациональной и применяется на предприятиях США и Западной Европы. При этом в ней отражаются специфические особенности каждой фирмы, прежде всего, в областях, которые имеют отношение к движению денежных потоков, налогам и зарплате сотрудников. Национальные особенности могут быть учтены относительно быстро через специфические версии развития системы HR. Трудности здесь связаны с такими областями деятельности, как, например:

♦ специальные данные о персонале, которые должны учитывать имеющийся опыт и особенности управления персоналом на данном предприятии;

♦ специальные требования к оценке персонала и его подбору.

 3 i Методы подбора персонала

185

Преимущества системы HR:

♦ полное представление всего спектра задач по управлению персоналом — реализует системно-ситуационный подход к менеджменту персонала;

♦ расширяет возможности индивидуального развития персонала;

♦ полная интеграция с другими областями применения SAP как системы автоматизированного проектирования и управления фирмой;

♦ использование специфических возможностей и особенностей предприятий;

♦ возможность выхода на международный рынок;

♦ невозможность изолированных, «островных» решений;

♦ единство информации и руководства;

♦ повышение транспаренции;

♦ быстрая и актуальная информация;

♦ сокращение путей коммуникаций;

♦ гибкость и реакционные возможности при производственных, рыночных и налоговых изменениях;

♦ сокращение рутинной работы;

♦ незначительная зависимость от отдела.

Постоянно изменяющаяся рыночная ситуация вместе с возрастающим конкурентным давлением требует от предприятий непрерывного развития их организационных структур в соответствии с новыми рыночными условиями. Чтобы быстро и гибко реагировать на желания и потребности клиентов, необходимо эффективно использовать возможности предприятия, которые сегодня существенно зависят от выбора информационных систем. С помощью системы SAP R/3 можно эффективно автоматизировать деловые процессы и обеспечить их интеграцию. Применение системы принципиально позволяет оптимизировать деловые процессы на основе различных вариантов их поддержки. При этом, например, может быть предложен ряд вариантов структуризации проекта для облегчения его внедрения.

SAP предлагает инструмент внедрения деловых процессов. Таким инструментом служит «референтная модель» R/3 (опорная модель) с графическим представлением объема производственно-экономической работы, ее компонентов и деловых процессов, которые поддерживаются системой SAP R/3. Эта информация помогает пользователям исследовать возможные варианты развития процессов и их интеграционные взаимосвязи между различными областями применения, чтобы их оптимизировать с помощью системы SAP R/3. Она представляет новый стандарт или новую концепцию комплексной обработки информации. Исключительно текстовое описание здесь пригодно только условно. Графиче-

  186 _______________________________________ 3. РУКОВОДСТВО ПЕРСОНАЛОМ

ские модели, которые особенно просто и ясно показывают организационные аспекты оптимизации целостных производственно-экономических процессов, служат наиболее действенными средствами помощи. Таким образом, референтная модель R/3 основана на графическом представлении и пояснении объема функции в системе R/3, а также описании развития производственной организации как специфической информационной системы.

Приведем примеры преимуществ использования референтной модели в проектном менеджменте:

♦ результаты проектирования могут быть представлены графически;

♦ для конкретного предприятия могут быть быстро найдены его особые функции и включены в системное расширение.

Развитие персонала в системе R/3 включает следующие процессы:

♦ разработка организационной структуры;

♦ описание должностей;

♦ разработка профилей требований;

♦ разработка статуса сотрудников для развития персонала и менеджмента;

♦ механизмы занятия должностей;

♦ разработка основной информации для планирования персонала и менеджмента;

♦ разработка процессов развития персонала;

♦ вакансии и их описание;

♦ работа с кандидатами на должность;

♦ разработка методов поиска и подбора персонала;

♦ подготовка графиков и режимов работы персонала;

♦ обработка информации о кадровом составе;

♦ планирование и проведение мероприятий;

♦ планирование стоимости учебы персонала;

♦ разработка планов рабочего времени;

♦ обработка заявлений о командировках;

♦ расчеты командировок.

Все эти процессы объединены в одну цепь событий и процессов (ЦСП), для каждого из них в программе есть ключ и место.

Цепь событий и процессов описывает временные и логические зависимости функций системы SAP R/3, а также производственно-хозяйственное состояние системы, которое обусловлено функциями или представляется как результат управления через

эти функции.

Между объектами «событие» и «функция» в референтной модели могут быть логические отношения, например, параллельное

 3.1. Методы подбора персонала

187

развитие событий, которые представлены с помощью связующих операторов «И», «ИЛИ».

«И»-оператор. Если в референтной модели большинство событий связано через «И»-оператор, это означает, что они все должны произойти, чтобы могла быть выполнена следующая функция, функция может быть вызвана, двумя событиями, которые связаны друг с другом «И»-оператором. Это означает, что функция есть их результат. Если в модели множество функций связаны «И»-опера-тором, это означает, что все функции должны быть выполнены, чтобы следующее событие могло произойти.

Если в модели большинство событий связано через эксклюзивный оператор «ИЛИ», это означает, что только одно из взаимосвязанных через оператор в систему событий должно произойти, чтобы могла быть выполнена следующая функция.

Если в модели минимальное число событий из их множества взаимосвязанных событий происходят через «ИЛИ»-оператор, то только после этого выполняется последующая функция. Функция возникает вследствие наступления минимального числа событий из множества событий, которые связаны этим оператором.

Процесс контроля описывает временные и логические отношения между событиями и функциями, опираясь на причинно-следственные взаимосвязи между объектами. Взаимосвязи в системе представлены графически через символы процессов так, что окончание события одного процесса является одновременно началом событий других процессов, которые связаны с первым процессом через систему событий.

♦ Как правило, изображения функций и событий и их отношений между собой достаточно, чтобы можно было судить о ходе процесса и объеме работы, а также иметь отчетливое представление о следующих вопросах:

♦ Какие функции принадлежат к данному процессу?

♦ Какими событиями вызваны эти функции и какие события являются результатом их выполнения?

♦ Какие связи существуют с другими процессами?

При тщательном рассмотрении и обработке отдельных процессов наряду с определением логически-временного хода событий могут быть выявлены и другие аспекты, представляющие интерес:

♦ Какие системно-организующие типы упорядочиваются этим процессом?

♦ Какие производственно-специфические организационные единства можно выделить в данном процессе?

Таким образом, с помощью цепи событий и процессов может быть представлен ход делового процесса, который включает различные области. Это дает возможность анализировать и оптими-

 188

3. РУКОВОДСТВО ПЕРСОНАЛОМ

зировать трудовые процессы. Для создания цепи событий и процессов (ЦСП) существуют следующие правила:

♦ Исходным моментом ЦСП являются определенные процессы (функции).

♦ Между двумя следующими друг за другом процессами всегда должно стоять событие.

♦ Как событие, так и процесс, связываются между собой «И»-, «ИЛИ»-, «Х(Ж»-операторами.

♦ В конце ЦСП всегда стоит заключительное событие. Отдельные ЦСП связаны между собой через так называемый

комплексный процесс. Он представляет собой набор трудовых (производственно-хозяйственных) процессов, которые также, как ЦСП, объединены в систему. Поэтому он может функционировать внутри ЦСП.

В референтной модели R/3 понятием «событие» описывает производственно-хозяйственное релевантное состояние, которое наступает в определенное время:

♦ если выполняется одна или больше функций;

♦ если достигаются определенные результаты выполнения функций.

Для обозначения события имеются твердые синтаксические правила: после заданной субстанции следует глагол в прошедшем времени:

♦ организационная структура разработана;

♦ расчеты командировок выполнены;

♦ информация о кадровом составе обработана.

С помощью одного или нескольких событий в цепи процессов описываются производственно-хозяйственные релевантные состояния, которые вызваны одной или несколькими функциями системы SAP R/3. События в модели имеют свои номера.

На предприятии понятие «функция» обозначает задачу оперативной деятельности сотрудника, т.е. один из видов его деятельности. В информационной системе функция может соответствовать некому производственно-хозяйственному составному элементу (модулю). В референтной модели R/3 этим понятием обозначается производственно-хозяйственная задача. Функционирование системы SAP R/3 основано одновременно как на функциях, так и на процессах. Функция является активной составной частью референтной модели SAP R/3. Обозначение функции также синтаксически четко формулируется в виде конкретной производственно-хозяйственной задачи, например:

♦ организационную структуру разработать,

♦ информацию о кадровом составе обработать,

♦ штатное расписание составить.

 3.1. Методы подбора персонала

189

Основные цели событий и процессов в области менеджмента приведены в примере.

Пример 6.