Адаптации растений и животных к жизни в горах: Большое значение для жизни организмов в горах имеют степень расчленения, крутизна и экспозиционные различия склонов...
Автоматическое растормаживание колес: Тормозные устройства колес предназначены для уменьшения длины пробега и улучшения маневрирования ВС при...
Топ:
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного...
Характеристика АТП и сварочно-жестяницкого участка: Транспорт в настоящее время является одной из важнейших отраслей народного хозяйства...
Эволюция кровеносной системы позвоночных животных: Биологическая эволюция – необратимый процесс исторического развития живой природы...
Интересное:
Искусственное повышение поверхности территории: Варианты искусственного повышения поверхности территории необходимо выбирать на основе анализа следующих характеристик защищаемой территории...
Национальное богатство страны и его составляющие: для оценки элементов национального богатства используются...
Принципы управления денежными потоками: одним из методов контроля за состоянием денежной наличности является...
Дисциплины:
2019-09-17 | 254 |
5.00
из
|
Заказать работу |
|
|
Общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.
К ним относятся:
Нормативные и методические акты по делопроизводству:
• Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и формы документов, используемых в гражданских правоотношениях, основные виды и формы договоров;
• Федеральный закон-«Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ, который установил основные понятия (например, информация, документ, информационные процессы, ресурсы, системы, конфиденциальная и персональная информация и др.);
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991;
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, относится к унифицированным системам документации и формам документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации по ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации;
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. — М., 2001. Инструкция предназначена не только для федеральных органов исполнительной власти, она может быть полезна для службы делопроизводства организации любой формы собственности;
|
• ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000);
• Основные правила работы архивов организации. — М., 2002;
• Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный);
• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того, обработка определенной категории документов
регламентируется специальными актами, такими, как:
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек. Нормативы времени на работу с документами:
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. — М., 1995; Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г № 152. — М., 1993;
|
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда от 26 марта 2002 г. № 23;
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64. — М. 1988;
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.
ТЕМА 2. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Требования к тексту
Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.
Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Во-вторых, изучаются решения правительства, законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.
Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.
Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации и точности, что исключает возможность двоякого понимания текста.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведется от 3-го лица единственного числа («Иванов возражает... и предлагает»).
Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте з скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.
|
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Структура текста — совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели составления документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.
|
8. Трафаретные тексты, анкеты, таблицы, первичная документация
Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.
Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом.
В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «1етрШе» и переводятся словом «шаблон».
Трафаретные тексты существуют во всех сферах деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы предприятий, учреждений, организаций одного ведомства или группы учреждений и предприятий разных ведомств.
Согласно методике разработки трафаретных текстов сначала выявляются типовые управленческие задачи, собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения. Затем составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию. Этот проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание обращается на употребление профессиональных терминов. Наконец, проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ.
В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.
В настоящее время широкое распространение получили анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях.
Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей». ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения.
|
Элементы текста документа
Заголовок к тексту
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Обязательное составление заголовка — важнейшее требование правильного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.
|
|
Эмиссия газов от очистных сооружений канализации: В последние годы внимание мирового сообщества сосредоточено на экологических проблемах...
Археология об основании Рима: Новые раскопки проясняют и такой острый дискуссионный вопрос, как дата самого возникновения Рима...
Биохимия спиртового брожения: Основу технологии получения пива составляет спиртовое брожение, - при котором сахар превращается...
Таксономические единицы (категории) растений: Каждая система классификации состоит из определённых соподчиненных друг другу...
© cyberpedia.su 2017-2024 - Не является автором материалов. Исключительное право сохранено за автором текста.
Если вы не хотите, чтобы данный материал был у нас на сайте, перейдите по ссылке: Нарушение авторских прав. Мы поможем в написании вашей работы!