История развития научных представлений о документационном обеспечении управления

Ю. А. ПАНАСЕНКО

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО:

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

 

 

Москва

РИОР

 2005

 

 

УДК 651.51.8(075.8) ББК 65.050я73 П16

П16

Панасенко Ю.А.

 Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие, — М.: Издательство РИОР, 2005. — 93 с.

 5-9557-0210-5

В учебном пособии в краткой и доступной форме рассмот­рены все основные вопросы, предусмотренные государствен­ным образовательным стандартом и учебной программой по дис­циплине «Делопроизводство: документационное обеспечение управления».

Книга позволит быстро получить основные знания по пред­мету, а также качественно подготовиться к зачету и экзамену.

Рекомендуется всем изучающим дисциплину «Делопроиз­водство: документационное обеспечение управления» в сред­них и высших учебных заведениях.

УДК 651.51.8(075.8) ББК65.050я73

ТЕМА 1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

История развития научных представлений о документационном обеспечении управления

     

Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и относится к про­цессу решения (производства) дела — «дело производить» (ре­шать вопрос). При решении любого вопроса появлялись до­кументы, которые закрепляли достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято)! Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впер­вые это зафиксировано в документах в 1584 г.

В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались орга­ны государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, бо­лее прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, существовала должность секретаря, по­явилась журнальная форма регистрации документов. В нача­ле XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллеги­альность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служеб­ных документов, началось внедрение механизации конторско­го труда.

В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к централизованному управлению народным хо­зяйством. Был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре до­кументов, установлен типовой состав их информационных эле­ментов. Была предпринята попытка внедрения Единой госу­дарственной системы делопроизводства (ЁГСД). Чтобы иметь возможность применять средства вычислительной техники, в ряде отраслей были освоены унифицированные системы до­кументации, пригодные и для традиционных методов обработ­ки документов.

ТЕМА 2.  ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Требования к тексту

Приступая к составлению документа, руководствуются сле­дующими правилами.

Во-первых, уточняются цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Во-вторых, изучаются решения пра­вительства, законодательные, ведомственные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Изучив законодательно-нормативную базу и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. При этом используют трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений. Проект документа редактируется и согла­совывается. Последний этап — окончательное оформление и подписание документа.

Формулировки служебного документа должны быть без­упречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности, максимальной краткости документа при полноте информации и точности, что исключает возможность двояко­го понимания текста.

В распорядительных документах, издаваемых на принци­пах коллегиальности, используется форма изложения от 3-го лица единственного числа («совет постановляет», «правление решило»). В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа («постановили», «решили», «предлагаем»). В протоколах используется форма изложе­ния текста от 3-го лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»), а запись выступлений ведет­ся от 3-го лица единственного числа («Иванов возражает... и предлагает»).

Широкое распространение в служебных документах полу­чило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объем документов и ускоряет восприятие инфор­мации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, реко­мендуется при первом употреблении сокращения в тексте з скобках давать его расшифровку, например: ОРД (организа­ционно-распорядительная документация). Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче обрабатывать (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела) и направлять на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются не­скольких самостоятельных вопросов, исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Структура текста — совокупность текстовых компонентов, расположенных в опре­деленной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в первой излагаются причины, основания или цели со­ставления документа, во второй — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из од­ной или нескольких фраз (предложений) и характеризующие­ся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух-трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, под­разделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими

цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требо­ваниям ГОСТ Р1.5-Э2. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номер разде­ла, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставит­ся. Например, 1.2.1; 1.2.2; 2.9.1 и т.д.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена законодательными или нормативны­ми актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит.

8.  Трафаретные тексты, анкеты, таблицы, первичная документация

Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы.

Трафарет — заранее отпечатанный текст с унифици­рованной постоянной информацией и пропусками для запол­нения переменной информацией, которая характеризует кон­кретную ситуацию, отражаемую данным документом.

В компьютерных программах, предназначенных для набо­ра и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются «1етрШе» и переводятся словом «шаблон».

Трафаретные тексты существуют во всех сферах дея­тельности, причем как в пределах одного предприятия, учреж­дения, фирмы, так и системы предприятий, учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы учреждений и пред­приятий разных ведомств.

Согласно методике разработки трафаретных текстов сна­чала выявляются типовые управленческие задачи, собирает­ся информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения. Затем составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуа­цию. Этот проект согласовывается со специалистами, состав­ляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание обращается на употребление профессио­нальных терминов. Наконец, проект окончательно редактиру­ется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ.

В особую группу можно выделить унифицированные фор­мы документов, которые разрабатываются для наиболее мас­совых видов документов. В них установлено, какая информа­ция должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются орга­низацией, возглавляющей отрасль. Формы первичных учетных документов разрабатываются и утверждаются Госкомстатом.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты — «опросные листы для получения определенных све­дений». Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование — один из ос­новных методов в социологических исследованиях.

Таблица — это перечень сведений о чем-либо или о чис­ловых данных, приведенных в определенную систему и рас­положенных по графам. Таблица позволяет представить ин­формацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требо­вания к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р1.5-92. ГОСТ посвящен по­строению стандартов, но изложенные в нем требования к таб­лицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядитель­ную. Здесь указывается, что «таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей». ГОСТ назы­вает обязательные элементы таблицы и порядок их графи­ческого расположения.

Элементы текста документа

Заголовок к тексту

Закончив составлять текст документа, к нему формулиру­ют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Он размещается посе­редине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. Обязательное составление за­головка — важнейшее требование правильного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только ко­роткие документы, выполненные на формате А5 (148 х 210), извещения, телеграммы.

ТЕМА 3.  ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Реквизит документа

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления слу­жебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 «Требования к оформлению документов», в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа.

Реквизит документа — согласно ГОСТ 351141-98 на тер­мины и определения «обязательный элемент оформления официального документа». Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. — это реквизиты документов. Различные документы состоят из раз­ного набора реквизитов. Число реквизитов определяется це­лями создания, назначением, требованиями к содержанию и форме каждого документа, способом документирования. По­мимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние, формат бумаги, способ изготовления и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число рек­визитов. Отсутствие или неправильное указание любого из них делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и госу­дарственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для пас­порта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рожде­нии и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предписано, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составле­ны по форме, содержащейся в. альбома!!!; унифицированных форм первичной учетной документации», а документы, фор­ма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содер­жать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой состав­лен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформле­ния;

ж) личные подписи указанных лиц.

Формуляр-образец

Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр — формуляр, характерный для кон­кретного вида документов, например приказа, акта. Он харак­теризуется определенным количеством реквизитов, располо­женных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, ука­зание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются рек­визиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных докумен­тов изложены в Российском стандарте Р6.30-2003 «Требова­ния к оформлению документов». Он распространяется на орга­низационно-распорядительные документы: «постановления,

распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.п., включенные в Общероссийский классификатор управ­ленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности рекви­зиты, присущие всем видам организационно-распорядитель­ных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведе­но определенное место на листе бумаги. При этом для рек­визита с постоянной информацией рассчитывается необходи­мая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида до­кумента, этапов его подготовки и работы с ним.

Бланк документа

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе доку­мента.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов до­кументов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители мо­гут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизи­тов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, справочные данные об организации — авторе доку­мента, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, место для наименования вида документа (или вид документа), дата документа, регистрационный номер докумен­та, место составления или издания документа.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Го­сударственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом Рос­сийской Федерации от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Го­сударственном гербе Российской Федерации». Государствен­ный герб Российской Федерации воспроизводится на доку­ментах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственно-

го образца, выдаваемых федеральными органами государ­ственной власти.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угло­вом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации явля­ются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Унич­тожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

На бланке помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Поло­жением об организации). Эмблема — символическое графи­ческое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (тор­говая марка фирмы). Может состоять из графически оформ­ленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, от­ражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены. Не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федераций.

Наименование и справочные данные автора докумен­та. В бланке прежде всего указывается автор документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовивших документ. Также это может быть и должност­ное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должно­стное лицо имеет право подписи. Чаще всего в бланке указы­вается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систе­му которой входит данная организация. Вышестоящая инстан­ция указывается лишь в бланках тех предприятий или орга­низаций, которые имеют прямое или административное под­чинение.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в блан­ке письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входят индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов,"телексов, факсов, адрес электронной почты и страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести данные о лицензиях, патен­тах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адреса указываются в соответ­ствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи. По международным стандартам почто­вый адрес указывается в следующей последовательности: сна­чала номер дома, наименование улицы (площади), затем на­звание города, штата или округа, почтовый индекс, в конце — название страны.

Дата и регистрационный номер документа. Дата — обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фик­сируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. — датой в бланке является дата под­писания. Для отправляемых документов дата в бланке одно­временно является датой подписания и отправки. Дата про­токола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например инструкций, планов, датой документа является дата их утвер­ждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа счи­тается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. Таким образом, можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата является со­ставной частью таких реквизитов, как гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о по­ступлении в организацию и исполнении, идентификатор электронной копии документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков — восемь цифр (по две на число, месяц и четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0 (например, 03.04.2002). Оформ­ленная таким образом дата является кодом для ав­томатизированной обработки документов. Допускается словесно-цифровой способ оформления дат — 21 мая 2002 года; применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, опреде­ляющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена и обрат­ная последовательность оформления дат: год, месяц, число (например: 2002.03.08).

При подготовке документа к подписанию заранее печата­ют месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, простав­ляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию внутренних докумен­тов обычно проводят децентрализовано по группам докумен­тов — в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Обязательным элементом реквизита «Регис­трационный номер документа» является его порядковый но­мер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам. Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. В приказах по личному составу к порядковому номе­ру добавляются буквы «К» (кадры) или «Л/С» (личный состав) (например: приказ № 8к или приказ № 21л/с).

Регистрационный номер входящих и исходящих докумен­тов кроме порядкового номера чаще всего дополняется услов­ным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составивших документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения до­кумента и номера дела, по номенклатуре, куда подшит до­кумент (или его копия).

При регистрации обращений граждан порядковый регист­рационный номер дополняется первой буквой фамилии (на­пример: В-17, Д-124).

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе слева напра­во (например: № 463/162/298).

Ссылка на регистрационный номер и дату докумен­та, место его составления или издания включает инфор­мацию о документе, на который дается ответ (пример: на № от). Этот реквизит может размещаться на бланке и за­полняться при составлении письма-ответа.

 

В общем бланке вместо номера и даты входящего доку­мента указывается место его составления. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Он указывается только в тех случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название орга­низации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должно указать — Москва. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» (город) не ставится. Перед остальными населенными пункта­ми проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д.

Порядок адресования

Адресование, т.е. указание получателя информации, про­изводится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Адресатом может быть организация, структурное подраз­деление, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из сле­дующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именитель­ном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: Г.И. Иванову);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними — 1,5 межстрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см, строка ограничивается длиной текстового поля спра­ва. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. До­пускается центрировать каждую строку адресата по отноше­нию к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рас­сылку и на каждом документе указывается только один кон­кретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвер­тым адресатом не проставляется.

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреж­дениями, структурными подразделениями, отдельными долж­ностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевре­менности документа, соответствия действующим законода­тельным и нормативным актам и является, по существу, оцен­кой проекта.

Согласование проводится внутри и вне учреждения. Внут­реннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного до­кумента. В учреждениях, имеющих юридическую службу, до подписания согласование проводится с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Все замечания и дополнения к проекту излагаются на отдель­ном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если выполнение документа связано с финансовыми за­тратами, требуется согласование с финансовой службой (глав­ным бухгалтером).

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Если подлинник документа будет отправлен, то виза рас­полагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении. Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших докумен­тов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформ­лении.

При наличии компьютерной сети согласование текста до­кумента можно провести одновременно с несколькими специ­алистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой,

но чаще всего грифом согласования. Он имеет два варианта: с конкретным должностным лицом и с другим документом — чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица ставится печать. Они бывают двух видов: гербовая (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и простая.

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р 51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В цент­ре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности — наименование юридического лица, которое дол­жно соответствовать наименованию, закрепленному в учреди­тельных документах. Сокращенное наименование дается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и приводится в круглых скобках после полного.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квад­ратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или струк­турной части.

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизи­та «подпись документа». Она включает слово «верно», наиме­нование должности лица, заверившего копию, его личную под­пись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату за­верения.

Например:

Верно

Секретарь                    Личная подпись              Т.В. Романова

14.07.2002

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью..

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу.

Документ утверждается двумя способами, имеющими оди­наковую юридическую силу: специально издаваемым докумен­том (чаще всего распорядительным: постановлением, реше­нием, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ      -                                         УТВЕРЖДЕН

Президент акционерного общества             Приказом министра

«Гималаи»                                                          здравоохранения России

Подпись Е.А. Султанов                                    15.05.2000 №36

15.05.2000

Слова «утверждаю» и «утвержден» пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверж­дения указываются должность, подпись, расшифровка подпи­си (инициалы и фамилия) лица, утверждающего документ, и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей или вышестоящей организации. Располагается гриф утверж­дения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Отметка на документе

Резолюция

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должно­стным лицом и содержащая принятое решение». К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распоряди­тельному документу: четкость, конкретность, краткость. Резо­люция состоит из следующих элементов:

• текст;

• подпись;

• дата.

Резолюция может быть двух видов:

• содержащая решение вопроса (например: «зачислить», «вы­делить 300 тыс. руб.», «отказать»);

• указание на порядок подготовки вопроса.

Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя; что поручается — характер и порядок решения вопроса; срок исполнения. Например:

Каревой Я. Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.2001.

Личная подпись 28.07.2001

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за испол­нение документа и организует работу других соисполните­лей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно пос­ле фамилии.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на кон­троль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Отметка о контроле

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется соответствующая отметка в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Эта отметка может на­носиться резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель — на­поминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка об исполнителе

На документах, исходящих из крупных учреждений, простав­ляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Это позволяет в случае необходимости быстро свя­заться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы во­проса и может предоставить всю необходимую информацию. Отметка включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона.

Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с ле­вой стороны на нижнем поле.

 

Например:

Лопухова

Людмила Николаевна

157-98-06

А.С. Смирнов 135-00-00

При размещении этого реквизита придерживаются следу­ющих правил:

• если документ подлежит размножению, отметка указыва­ется на лицевой стороне последнего листа документа (ина­че придется делать копии двух сторон листа);

• на документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экзем­пляров;

• на документах, имеющих гриф ограничения доступа, ука­зывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Форматы бумаги. Размеры полей. Нумерация листов Документы оформляются главным образом на бумаге фор­мата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Отдельные виды доку­ментов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате АЗ (297 х 420).

Установлены и размеры полей. Они должны быть не мень­ше, чем:

• левое поле — 20 мм;

• правое поле — 10 мм;

• верхнее поле — 20 мм;

• нижнее поле — 20 мм.

Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

Если документ оформляется на двух и более листах, вто­рой и следующие листы нумеруются. Номера страниц про­ставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница». Точки и тире не ставятся. Если доку­мент изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.

Устав

Устав — свод правил, регулирующих деятельность орга­низаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотноше­ния с другими организациями и гражданами, права и обязан­ности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например: «Устав добровольного спортивного общества», «Устав железных до­рог», «Ветеринарный устав» и т.п.

Общие уставы утверждаются высшими органами государ­ственной власти и управления, а уставы общественных орга­низаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются выше­стоящими органами (министерствами, администрацией субъектов Федерации); устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обя­зательным учредительным документам при создании негосу­дарственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юри­дического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает:

• общие положения;

• цели и задачи;

• права;

• деятельност<