Документация, ее сущность и значение. Классификация документов

Первичный учетный документ – документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Документы имеют большое экономическое и право­вое значение.

Экономическое значение документов выражается в том, что они дают всю необходимую информацию, с помощью которой сле­дят за рациональным использованием ресурсов организации, выявляют случаи бесхозяйственности и устанавливают виновных в этом лиц.

Бухгалтерские документы имеют и большое правовое значение, т.к. являются единственным подтверждением совершения хозяйственных операций и их законности. Они имеют доказательную силу при решении спо­ров между организациями и лицами.

Бухгалтерские документы классифицируются по различным при­знакам:

• назначению;

• последовательности (времени) составления (порядку формирования);

• способу использования или степени охвата хозяйственных операций;

• количеству позиций (строк);

• месту составления;

• форме;

• способу заполнения;

• воспроизведению информации;

• срокам хранения.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распоря­дительными называются документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произ­вести операцию, но не могут служить основанием для отражения опера­ций в учете (например, платежное поручение, доверенность, чек на полу­чение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации). Оправдательные (исполнительные) подтверждают факт совершения операции и служат основанием для ее отражения в учете (инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, журнал учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных и др.) Документы бухгалтерского оформления со­ставляются в бухгалтерии организации, как правило, по дан­ным распорядительных и оправдательных докумен­тов в целях отражения их в бухгалтер­ском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и рас­пределения амортизационных расходов. Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского офор­мления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Такими документами являются расходный кассовый ордер, который в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, авансовый отчет, кото­рый содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтвержда­ющие их документы, а также указание, на какие счета необходимо их отнести.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные документы. Первичные документы составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, отчет о движении скота и птицы на ферме.

По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (недели, декады, меся­ца). К ним относятся лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу.

По количеству позиций (строк ) в документеразличают однострочные и многострочные. В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу и др.). Внешние поступают извне (приемо-сдаточные акты, счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные).

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными. Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.).

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы, оформленные вручную, на пишущих машинках, ПК.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов. Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

7.3. Требования, предъявляемые к оформлению документов.