Порядок приемки документов, бухгалтерская обработка и хранение

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым или другим утвержденным формам. При необходимости организация может самостоятельно разрабатывать и утверждать свои первичные документы.

К первичным документам предъявляются определенные тре­бования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

• наименование, номер, дату и место его составления;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера операций документы могут включать дополнительные реквизиты.

Документы должны заполняться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирание записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и написания правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся вних данных.Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Документы до их записи по счетам предварительно подвергают про­верке, приемке и бухгалтерской обработке. Необходимость проверки документов вызвана тем, что многие из них составляют без участия счетных работников. Проверка документов включает проверку по существу, формальную проверку и арифметическую проверку.

Проверка документов по существу заключается в установлении законности и экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций.

Формальная проверка заключается в проверке правильности оформления документов, заполнения всех установленных для них реквизитов; наличия и подлинности подписей лиц; наличия ого­ворок в случае исправлений.

Арифметическая проверка представляет собой контроль правильности отражения количественных, ка­чественных и суммарных показателей. При обнаружении в документах каких-либо ошибок их возвращают ответственным за составление лицам для уточнения.

При приемке документов прежде всего обраща­ют внимание на наличие преемственности в документах (например, соответствие остатка денег в кассе на конец дня по отчету за прошлый день остатку, показанному в отчете на начало текущего дня) и соответствие цифровых данных в связанных между собой так называемых встречных документах. Проверку и прием документов бухгалтер подтверждает своей подписью.

Проверенные и принятые документы подвергают бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке), а в условиях автоматизации – кодированию необходимых учетных показателей.

Группировка документов – это подборка их в однородные по сво­ему содержанию группы. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам. Таксировка – это перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной операции. Если на предприятии применяется автоматизированная форма учета, то обработка документов в бухгалтерии состоит в обозначении учетных номенклатур соответствующими кодами.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение вархив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами, которым предоставлены соответствующие полномочия. Главный бухгалтер вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бух­галтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документообо­рота, который утверждается руководителем. Документооборотом называется движе­ние документов от момента их составления или получения от других орга­низаций до передачи в архив.

В нем перечисляют все первич­ные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый доку­мент, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают. График документообо­рота и доводится до сведения всех материально-ответственных лиц, счетных работников и должностных лиц, в обязанности которых входят составление документов, представление их в бухгалтерию и дальнейшая обработка.