Понятие учетной записи. Простая и сложная учетная запись

Указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы отражаемой хозяйственной операции называется бухгалтерской записью (бухгалтерской проводкой). Термин «бухгалтерская проводка» получил свое название от сокращения словосочетания – провести запись на счетах или указать и записать счета, на которых следует отразить (провести) изменения под влиянием операции и сумму этих изменений. Чаще всего этот термин используют в словосочетаниях – «записать проводку» или «дать (сделать) проводку» по операции.

Взаимосвязь между счетами, возникающая в результате отраже­ния на них хозяйственной операции при помощи двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета – корреспонди­рующими.

Бухгалтерские записи бывают простые и сложные.

Простыми называются такие записи, при которых сумма хозяйственной операции записывается в дебет одного и кредит другого счета, т.е. один счет дебетуется и один – кредитуется.

Сложная бухгалтерская запись – эта запись хозяйственной операции, при которой дебетуются два или более счетов, а кредитуется один счет или, наоборот, дебетуется один счет, а кредитуются два или более счетов.

Пример: Из кассы организации выдана заработная плата работникам организации в сумме 2500 тыс. руб. и деньги в подотчет на командировочные расходы в сумме 60 тыс. руб.

При отражении этой операции запись следует дать по счетам «Касса», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и «Расчеты с подотчетными лицами». Остаток по счету «Касса» уменьшился, а так как счет является активным, а уменьшение по активным счетам отражается по кредиту, то запись по счету «Касса» будет сделана по кредиту.

Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда» является пассивным, а так как задолженность перед работниками организации уменьшается на 2500 тыс. руб., а уменьшение по пассивному счету отражается по дебету, то запись по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда» будет сделана по дебету.

По мере выдачи денег в подотчет возникает задолженность подотчетного лица перед организацией (дебиторская задолженность) увеличивается, а так как увеличение задолженности отражается по дебету данной группы счетов, то запись по счету «Расчеты с подотчетными лицами» будет сделана по дебету.

Таким образом, следуя логике рассуждений при разборке данной хозяйственной операции, следует составить следующую сложную бухгалтерскую запись:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 2500 тыс. руб.

Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами» – 60 тыс. руб.

Кредит счета «Касса» – 2560 тыс. руб.

Вышеуказанную сложную бухгалтерскую запись можно выразить двумя простыми:

Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 2500 тыс. руб.

Кредит счета «Касса» – 2500 тыс. руб.

и

Дебет счета «Расчеты с подотчетными лицами» – 60 тыс. руб.

Кредит счета «Касса» – 60 тыс. руб.

В учетной практике субъектов хозяйствования сложные бухгалтерские записи находят широкое применение.

Правильное определение корреспонденции счетов при отражении хозяйственных операций является необходимым условием правильного учета хозяйственной деятельности. Поэтому установление корреспонденции счетов по отдельным операциям производится в следующем порядке:

– исходя из содержания хозяйственной операции определяются объекты учета, которые она затрагивает;

– определяется вид счета по отношению к балансу (активный илипассивный);

– устанавливается характер изменения на счетах (увеличение или уменьшение) в результате данной хозяйственной операции;

– исходя из схем записей на активных и пассивных счетах устанавливается корреспонденция счетов.

Двойная запись хозяйственных операций на счетах тесно связана с двойственным отражением изменений в балансе, т.е. закономерности, установленные для четырех типов хозяйственных операций, распространяются и на счета. Записи первого типа хозяйственных операций производятся по дебету и кредиту активных счетов, операции второго типа – по дебету и кредиту пассивных счетов, операции третьего типа – по дебету активного и кредиту пассивного счетов, а операции четвертого типа – по дебету пассивного и кредиту активного счетов.

Запись хозяйственных операций по счетам бухгалтерского учета на основании проверенных документов, свидетельствующих об их совершении, называется разноской.

Двойная запись имеет контрольное и познавательное значение.

Контрольное значение двойнойзаписи состоит в равенстве итоговых записей по дебету всех счетов и кредиту всех счетов вследствие того, что все хозяйственные операции, отраженные на дебете счетов, обязательно фикси­руются на кредите корреспондирующих счетов. Поэтому итоги дебетовых и кредитовых оборотов, а также остатков по счетам (дебетовых и кредитовых) должны быть равными. Отсутствие такого равенства свидетельствует о допу­щенных ошибках в записях на счетах, т.е. нарушен принцип двойной записи. Ошибки следует найти до составления бухгалтерского баланса.

Познавательное значение двойной записи заключается в том, что она позволяет выяснить взаимосвязи в составе имущества и источников их фор­мирования, а также установить и проанализировать характер хозяйственных операций без привлечения первичных документов.

Знакомясь с порядком отражения хозяйственных операций при помощи двойной записи, можно заметить, что суммы операций не сразу записываются на счета. Предварительно составляются бух­галтерские записи (проводки), указывающие, на каких счетах должна быть отражена операция. Бухгалтерские записи составля­ют или на документе, которым оформлена данная операция, или в ведомости, куда операция записывается по данным этого доку­мента. Каждой бухгалтерской записи присваивается очеред­ной номер, под которым она в дальнейшем и значится в учете.

Для осуществления контроля за полнотой отражения хозяй­ственных операций и обеспечением сохранности сведений о них с самого начала возникновения бухгалтерского учета был заведен порядок, при котором все записи регистрировались в хронологичес­кой последовательности в специальных журналах.

Такое отражение хозяйственных операций в хронологическом по­рядке получило название хронологической записи, т.е. это последовательное отражение экономически разнородныххозяйственных операций. Ее цель – регистрация всех (или определенной группы) операций данной организации (поэтому впоследствии журналы для регистрации бух­галтерских записей стали называть регистрационными).

В практике учетной работы хронологические записи производятся в Журнале (книге) регистрации хозяйственных операций, где указываются номера, даты, содержание хозяйственных операций, корреспондирующие счета и суммы. Такие регистры (журналы, книги) применяются, как правило, субъектами хозяйствования при небольшом объеме хозяйственных операций. Журнал позволяет осуществлять контроль за полнотой отражения хозяйственных операций и сохранностью документов.

Для получения показателей хозяйственной деятельности необ­ходима группировка операций по экономически однороднымпри­знакам. Для учета имущества организации и источников его формирования необходима информация, которая представляет ее группировку по экономическому содержанию на счетах бухгалтерского учета в соответствии с разработанной системой счетов. Поэтому записи, позволяющие группировать информацию по экономическому содержанию, т.е. по однородным объектам, называют систематическими. Такая группировка в бухгалтерском учете осуществляет­ся при помощи счетов.