Принципы построения форм бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций ис­пользуется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут произво­диться в различной последовательности и сочетании, а для учета и об­работки могут применяться различные технические средства вычисли­тельной техники.

Формой бухгалтерского учета называется совокупность учетных регистров, методика и техника обработки учетных данных, последователь­ность и способ отражения учетных записей.

Основными отличительными чертами, определяющими форму бухгалтерского учета, являются строение и количество регистров, их назначение и содержание, взаимосвязь хронологических и систематических регист­ров синтетического и аналитического учета, последовательность и спосо­бы записи в них, а также использование средств автоматизации в учете.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике.

В настоящее время в Республике Беларусь организации могут приме­нять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизирован­ную, упрощенную.

При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или на группу однородных документов, т.е. на каж­дую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содер­жание операций, дебет и кредит счетов, сумма операции.

После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер. Докумен­ты, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепля­ются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи опера­ций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится от­дельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Анали­тический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.

Журнально-ордерная форма учета в сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонден­ции с дебетуемыми счетами.

Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.

Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.

Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.

Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галак­тика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимо­действия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчет­ности, оценки и калькуляции.

Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсис­темами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – ма­шинограммы, которая по содержанию соответствует регистрам синтети­ческого и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения ин­формации.

Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 62 синтетичес­ких счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных опе­раций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регис­тром синтетического и аналитического учета.

В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использо­вать дополнительно 9 ведомостей:

• Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;

• Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;

• Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

• Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.

• Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма №В-5;

• Ведомость учета реализации – форма № В-6;

• Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

• Ведомость учета заработной платы – № В-8;

• Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных опе­раций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).