Виды командировочных расходов

в бюджетных и автономных учреждениях

 

При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему следующие расходы (ст. 168 ТК РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Такими расходами могут быть представительские расходы, которые понесены работником в период нахождения в командировке, расходы по оплате услуг по оформлению проездных документов, расходы по оплате предоставленных в поездах постельных принадлежностей, расходы по оформлению загранпаспортов, виз, других выездных документов, расходы по оплате обязательных консульских и аэродромных сборов, расходы по оплате сборов на оформление обязательного медицинского страхования и др.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам федеральных государственных учреждений установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

Отметим, что расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 Постановления N 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются работникам федеральных государственных учреждений за счет экономии средств, сложившейся в процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности учреждения (п. 3 Постановления N 729). По данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 31.12.2014 N 02-01-11/69294.

 

3. Бухгалтерский учет в бюджетных и автономных учреждениях

При выдаче денежных средств под отчет

На командировочные расходы

 

В соответствии с Указаниями N 65н на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ относятся расходы учреждения по возмещению работникам следующих затрат, связанных со служебными командировками:

- расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта), при наличии подтверждающих документов (билетов);

- расходов по найму жилых помещений;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота);

- расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионные сборы, в том числе сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);

- иных расходов, произведенных работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.

Дополнительно по данному вопросу см. Информацию Минфина России "Сопоставительная таблица изменений в классификации операций сектора государственного управления 2015 - 2016 год".

 

До 1 января 2016 г.

 

Из архива материалов, актуальных на 31.12.2015

 

"Бюджетные учреждения осуществляют расходы на командировки по следующим статьям/подстатьям КОСГУ:

212 "Прочие выплаты" - на выплату суточных при служебных командировках;

222 "Транспортные услуги" - на оплату проезда при служебных командировках, а также оплату расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, оплату разного рода сборов при приобретении проездных документов (комиссионный сбор, страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.);

226 "Прочие работы, услуги" - на оплату расходов по найму жилых помещений при служебных командировках;

290 "Прочие расходы" - на оплату иных расходов, понесенных работником с ведома работодателя в период нахождения в командировке (например, представительские расходы)".

 

Бухгалтерские записи бюджетного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

 

N п/п	Содержание операций	Номер счета
		по дебету	по кредиту
1	Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов	0 208 12 560	0 201 34 610 <*>

 

--------------------------------

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

 

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Государственное учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную однодневную командировку за пределы РФ. Работнику выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет. Работник представил Авансовый отчет (ф. 0504505). Как отразить указанные операции в учете казенного (бюджетного, автономного) учреждения?

Корреспонденция счетов: Бюджетное (автономное) учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную командировку по приказу руководителя сроком на один день. Железнодорожные билеты к месту командировки и обратно оплачены учреждением авансом по безналичному расчету за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Корреспонденция счетов: Государственное учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную командировку сроком на три дня. Перед началом командировки работнику выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет. По возвращении из командировки работник представил Авансовый отчет (ф. 0504505). Как отразить указанные операции в учете казенного (бюджетного, автономного) учреждения?

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Казенное (бюджетное, автономное) учреждение субъекта РФ направляет в служебную командировку работника сроком на два дня. Проживание в гостинице и железнодорожные билеты к месту командировки и обратно оплачены учреждением авансом по безналичному расчету. Перед началом командировки работнику выданы из кассы учреждения под отчет денежные средства на выплату суточных.

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение (университет) в рамках проведения всероссийского конкурса направляет студентов дневного отделения на научную конференцию в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку?

Корреспонденция счетов: Работник бюджетного учреждения направлен в служебную командировку на территории РФ сроком на пять дней. Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного семинара. Учреждение направляет в служебную командировку работника учреждения к месту проведения семинара для его организации сроком на два дня.

Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение культуры направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику. Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения возврат работником подотчетной суммы, перечисленной ему на банковскую карту? Аванс перечислен за счет субсидии на выполнение государственного задания.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете федерального бюджетного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения расчеты с работником по командировочным расходам, если он по окончании командировки представил вместе с авансовым отчетом счет на оплату услуг гостиницы, в котором стоимость завтрака выделена отдельной строкой?

 

Бухгалтерские записи автономного учреждения

по выдаче денежных средств

под отчет командированному работнику

 

N п/п	Содержание операций	Номер счета
		по дебету	по кредиту
1	Выдача из кассы учреждения подотчетному лицу денежных средств в рублях и в иностранной валюте на оплату командировочных расходов	0 208 12 000	0 201 34 000 <*>

 

--------------------------------

<*> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.

 

Ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Государственное учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную однодневную командировку за пределы РФ. Работнику выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет. Работник представил Авансовый отчет (ф. 0504505). Как отразить указанные операции в учете казенного (бюджетного, автономного) учреждения?

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение субъекта РФ, применяющее упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", в рамках приносящей доход деятельности направляет работника в служебную однодневную командировку за пределы РФ.

Корреспонденция счетов: Бюджетное (автономное) учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную командировку по приказу руководителя сроком на один день. Железнодорожные билеты к месту командировки и обратно оплачены учреждением авансом по безналичному расчету за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Другие ситуации из практики:

Корреспонденция счетов: Государственное учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную командировку сроком на три дня. Перед началом командировки работнику выданы денежные средства из кассы учреждения под отчет. По возвращении из командировки работник представил Авансовый отчет (ф. 0504505). Как отразить указанные операции в учете казенного (бюджетного, автономного) учреждения?

Корреспонденция счетов: Казенное (бюджетное, автономное) учреждение субъекта РФ направляет в служебную командировку работника сроком на два дня. Проживание в гостинице и железнодорожные билеты к месту командировки и обратно оплачены учреждением авансом по безналичному расчету. Перед началом командировки работнику выданы из кассы учреждения под отчет денежные средства на выплату суточных.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение (университет) направляет студентов дневного отделения на студенческий фестиваль в другой город. По каким статьям (подстатьям) КОСГУ отразить в этом случае расходы на проезд, проживание и выплату суточных? Как отразить эти операции в бухгалтерском учете?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения выплату командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку на территории РФ сроком на 10 дней? Финансирование командировочных расходов осуществляется за счет средств субсидии на выполнение государственного задания. Однако в связи с недостаточностью средств субсидии выплата суточных произведена за счет собственных доходов учреждения.

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение субъекта РФ направляет работника в служебную однодневную командировку за пределы РФ.

Корреспонденция счетов: Автономное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного концерта. Учреждение направляет железнодорожным транспортом в служебную командировку работника к месту проведения концерта для его организации сроком на три дня.

Корреспонденция счетов: Автономное образовательное учреждение направляет в служебную командировку работника для сопровождения учащихся на практику. Работником получены денежные средства под отчет из кассы учреждения и приобретены железнодорожные билеты к месту проведения практики и обратно. За два дня до отправления поездка отменена руководителем учреждения из-за погодных условий. Приобретенные билеты сданы работником в железнодорожную кассу.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения, применяющего упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", расчеты с работником по выданным ему под отчет денежным средствам на оформление визы при направлении его в заграничную командировку в рамках приносящей доход деятельности?

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником остатка аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты понизился.

Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения возврат работником аванса, полученного на командировочные расходы в иностранной валюте в рамках приносящей доход деятельности? Курс иностранной валюты повысился.