Управление поставками. Обеспечение качества закупок

Современное производство конкурентоспособной продукции невозможно без разветвленной системы кооперации. Система закупок материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий (в дальнейшем комплектующих) должна включать следующие элементы:

· подготовка необходимых контрактных условий, чертежной документации, документов на поставку комплектующих и другой технической информации,

· выбор подходящих поставщиков (субподрядчиков),

· согласованный подход к обеспечению качества комплектующих,

· согласованный метод проверки,

· соглашение по решению спорных вопросов между потребителем и поставщиком,

· процедуры входного контроля,

· средства проведения входного контроля,

· регистрация данных о качестве комплектующих.

Правильно организованное материально-техническое снабжение начинается с четкого определения требований к поставкам комплектующих. Такие требования, как правило, содержатся в контрактах, технической документации или других документов на поставку. Службой материально-технического снабжения потребителя должны быть разработаны документированные процедуры, обеспечивающие четкие определение поставок и полное понимание поставщиком предъявляемых к нему требований. Документы на закупку должны содержать данные, четко отражающие характер заказываемой продукции, в том числе:

точное определение типа, класса и сортности, инструкции по техническому контролю и соответствующие технические требования, применяемые стандарты на систему качества.

Непрерывно повышающиеся требования рынка к качеству продукции при сохранении стоимости ее изготовления требуют от предприятий, выпускающих товарную (конечную) продукцию, широко использовать фактор кооперации с целью специализации производства элементов продукции и снижения их себестоимости. Вместе с этим понятие «качество поставок» («качество закупок») трактуется не одинаково предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями.

Все показатели качества комплектующих можно условно свести в четыре группы:

· первая группа объединяет следующие традиционные качества: качество закупаемых комплектующих изделий должно удовлетворять чертежной документации, стандартам, техническим условиям и требованиям к сборке товарного изделия;

· вторая группа объединяет составляющие качества закупок, входящих в понятие «проектное качество»: соответствие потребительских свойств закупаемых комплектующих изделий ожиданиям потребителей (рынка), надежность узлов (элементов) изделий как свойство, закладываемое на стадии проектирования продукта, а также экологичность и безопасность комплектующих в эксплуатации;

· третья группа включает следующие качества: экономическая эффективность и целесообразность закупок, локализация закупок, необходимость обеспечения соотношения цена-качество;

· четвертая группа включает следующие требования к поставкам: своевременность, регулярность и плановость.

Закупающие организации (предприятия), являясь потребителями комплектующих изделий, должны определять уровень их качества, отвечать перед покупателями, как за качество товарных изделий, так и за качество комплектующих, и участвовать на определенной стадии в формировании перечисленных выше качеств на предприятиях-поставщиках.

Выбор поставщиков. Каждыйпоставщик должен подтвердить свои возможности поставлять продукцию, которая отвечает всем требованиям технических условий и документов на закупку. Стандарт ИСО 9004–1:1994 предлагает следующие методы выбора поставщика:

оценить возможности поставщика или его системы качества непосредственно на его предприятии, оценить образцы продукции поставщика, проанализировать данные о поставках аналогичной продукции, оценить результаты испытаний аналогичной продукции, найти и проанализировать публикации по опыту других заказчиков.

ряд факторов в пользу постоянного партнера:

· создание коммуникационной системы. Для постоянного сотрудничества нужна простая и эффективная система обмена информацией на всех уровнях. Важно помочь поставщику увидеть себя глазами потребителя;

· анализ чертежа и технических условий. Надо быть готовым работать с чертежами, выполненными, возможно, в непривычных для поставщика обозначениях;

· согласование измерительных систем и их метрологических характеристик. Выбор измеряемых характеристик и требуемой точности их измерения является прерогативой потребителя. Надо постоянно сопоставлять результаты измерений поставщика и потребителя;

· оценка технологического уровня поставщика. Потребителю надо быть уверенным, что технологическое обеспечение производства соответствует требованиям конструкторской документации на изделие;

· оценка способности поставщика организовать и непрерывно вести работу по совершенствованию конструкции и технологии на основе методов, принятых у потребителя;

· оценка уровня поставщика по владению статистическими методами и понимания их роли в управлении предприятием, в организации системы качества, в удовлетворении потребителя.

Необходимо учитывать не только уровни технологии, качества, культуры производства, но и логистические аспекты взаимодействия: географическое положение поставщика, возможные транспортные маршруты, периодичность поставок, объемы складов, варианты упаковок, способы защиты грузов и др. Логистический аспект зачастую оказывался решающим при возможности сокращения производственного цикла изготовления товарного изделия. И все-таки главный фактор ориентации на постоянного поставщика связан с повышением требований к качеству. Рост требований к качеству ориентирует поставщика на необходимость создания процессов непрерывного совершенствования качества. Наступает время, когда и поставщики, и потребители должны реализовать одинаковый подход к обеспечению необходимого уровня качества. В процессе долгосрочного сотрудничества потребителем производится ежегодная проверка поставщика на сохранение стабильности качества производства продукции.

При большой номенклатуре комплектующих невозможно всех поставщиков сделать постоянными партнерами. В этих случаях выбор поставщика производится традиционными методами: балльная оценка поставщика по основным характеристикам деятельности, в том числе по уровню качества поставляемой продукции, уровню организации поставок, степени лояльности поставщика, перспективности поставщика. По этой методике, в зависимости от числа баллов, поставщики оцениваются как отличные, надежные, ненадежные и неудовлетворительные. Очевидно, что выбор поставщика производится по первым двум категориям.

53. Управление документацией

Система документации предприятия, в котором система управления основана на процессном подходе, может полностью соответствовать системе документации СМК, так как требования стандартов ИСО 9000 серии 2000 года ориентированы на внедрение процессного подхода к деятельности. Однако если предприятие или организация не преследует целей сертификации, структура документации может быть иной, но она должна полностью соответствовать циклу управления процессами – циклу Шухарта-Деминга. Поэтому структура документации, описывающей деятельность организации, основанной на процессном подходе может быть следующей:

· положение о системе управления предприятием (включающая в себя цели организации) или Руководство по качеству;

· документированные процедуры на уровне предприятия: управление документацией (так как механизм управления процессами предполагает постоянные улучшения (изменения) процессов, что неизменно влечет за собой изменение документов – и этот процесс обязательно должен быть определен в организации); управление записями (так как процессный подход предполагает процедуры измерения показателей результативности и эффективности процессов, их анализ и принятие решений по улучшению процессов, и записи – документы, в которых фиксируются все перечисленные данные); корректирующие и предупреждающие действия, так как они являются составной частью цикла управления процессами; возможно, но не обязательно – внутренние аудиты.

· стандарты предприятия (документированные процедуры, регламенты, методики);

· рабочие инструкции, описывающие действия исполнителей в каждом процессе;

· положения о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Также в системе управления процессами должны быть разработаны формы документов, фиксирующих данные об их результативности и эффективности (записи). Данные вид документов не относится к внутренним нормативным документам, тем не менее, важность и необходимость их в данной системе неоспорима.

Алгоритм описания документов

1 этап. необходимо определиться с выбором форм и видов документов, описывающих процессы. Осуществляет эту работу рабочая группа проекта разработки и внедрения процессной деятельности на предприятии. При выборе форм графического описания процесса следует учитывать специфику деятельности предприятия, уровнем подготовки исполнителей процесса, уровнями детализации и количества операций в процессах.

Блок-схему процесса, методологию IDEF0 целесообразно использовать для описания процессов верхнего уровня управления. Блок-схема используется там, где нет необходимости отображать элементы процесса (ресурсы, входные и выходные данные, исполнителей).

Карту процесса, диаграмму потока целесообразно использовать для технологических, производственных процессов.

Диаграмма хода процесса – самая распространенная форма графического описания процессов, так как очень понятна для понимания. Используется для описания детальных процессов более низкого уровня (хотя так же может быть использована и для описания процессов верхнего уровня) и содержит последовательность действий, исполнителей, входные и выходные документы.

Межфункциональную блок-схему удобно применять для описания процессов, операции которых осуществляются в нескольких подразделениях. Такую схему можно объединить с диаграммой хода процесса, на которой кроме последовательности действий будут указаны исполнители, входные и выходные документы, необходимые ресурсы, а также время выполнения операций.

С точки зрения уровня исполнителей процессов для исполнителей низкого и среднего уровня образования и специфики деятельности следует применять для графического описания процессов наиболее простые и понятные формы, такие как диаграмму хода процесса, блок-схему процесса, карту процесса, диаграмму потока. Для интеллектуальных исполнителей и организаций можно использовать методики IDEF0 или ARIS.

2 этап. Разработка методических инструкций по описанию процессов и документов

3 этап. Обучение исполнителей разработки документов в подразделениях работе по методическим инструкциям

4 этап. Описание процессов и документов по различным уровням управления

Данный этап осуществляется в несколько действий. Первым действием данного этапа будет разработка процесса в графической форме с определением основных элементов процесса. Здесь определяются: владелец процесса; наименование процесса; действия, их последовательность; входные документы, на основании которых осуществляется каждое конкретное действие; выходные документы, которые составляются и оформляются в результате конкретного действия; исполнители каждого действия; ресурсы, необходимые для выполнения процесса; показатели процесса и методы их измерения и т. п.

Следующим действием будет разработка и оформление документов, описывающих процесс.

Далее определяется необходимость разработки и перечень рабочих инструкций по каждому процессу, которые затем разрабатываются и оформляются сотрудниками соответственных структурных подразделений.

На основании оформленных и утвержденных документов, описывающих процессы и рабочих инструкций, оформляются положения о структурных подразделениях и должностные инструкции. Эти документы оформляются в последнюю очередь, так как в процессной системе управления должны содержать, кроме перечисления рабочих функций, ссылки на конкретные документы и рабочие инструкции.

Управление документацией

В системе управления предприятием/организацией с процессным подходом к деятельности к движению и оформлению документов применяются особые требования. Цикл Шухарта-Деминга, на котором базируется процессное описание деятельности, предполагает периодическое изменение деятельности процесса, а значит и документа.

Изменение может быть незначительным или требовать переутверждения документа. Также большое значение имеет четкая работа с внешними документами, которые поступают в организацию. В связи с этими требованиями в организации обязательно должна быть описана процедура (или порядок) управления документацией.

На предприятии (в организации), внедряющей СМК описание такой процедуры является обязательным и оформляется обязательная документированная процедура «Управление документацией». В иных предприятиях и организациях данная процедура может быть описана в Инструкции по делопроизводству и документообороту предприятия/организации или в Инструкции по документационному обеспечению управления. Также такой организации ничто не мешает оформить отдельную от Инструкции по делопроизводству процедуру «Управление документацией».

 

 

39. Управление процессом в штатной ситуации

 

 

55.Управление процессом в штатной ситуации

Управление процессом в штатной ситуации начинается с регулярного получения владельцем процесса информации о его ходе в форме, установленной владельцем (рис. 4.21). Владелец процесса организует фиксирование и хранение информации (данных) для того, чтобы при необходимости можно было проверить правильность информации и соответственно решения, принятого на основании этой информации. Затем владелец процесса проводит анализ данных, сравнивая получившийся результат с плановыми показателями и указаниями руководителя.

 

В случае, если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец процесса обязан:

• зафиксировать факт отклонения;

• провести анализ причин отклонения и выявить эти причины;

• оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;

• организовать устранение причины отклонения, если это целесообразно, и обязательно разработать мероприятия по предупреждению отклонений;

• запросить дополнительные ресурсы от вышестоящего руководителя, если это необходимо для устранения причин отклонения;

• сообщать вышестоящему руководителю о своих действиях;

• задокументировать результаты анализа данных, выявленные отклонения, принятые решения о необходимости и методах устранения причин отклонений, результатах устранения в любой удобной форме.

Особенности управления процессом «Управление организацией»

Процесс «Управление организацией» в сети процессов стоит отдельно. Владельцем этого процесса является генеральный директор. Информация, которую он получает от владельцев процессов и руководителей, используется для управления всей организацией (рис. 4.22). Кроме этой информации, генеральный директор обычно использует маркетинговую информацию, информацию о состоянии рынка продуктов, технологий, финансов, труда и других ресурсов, информацию о социальной обстановке в организации и во внешней среде, информацию из госструктур и госучреждений.

Для проведения анализа внешней среды часто используется PEST-анализ (Political — политический, Economy — экономический, Society — социальный, Technology — технологический).

Для проведения анализа внутреннего состояния организации, сопоставле­ния ее возможностей и опасностей используется SWOT-анализ (Strengths — силы, Weaknesses — слабости, Opportunities — возможности, Threats — угрозы).

Рис. 4.22. Схема «Процесса управления организацией».

Для принятия управленческих решений генеральный директор использует весь доступный ему аппарат обработки и предоставления информации. В зависимости от специфики и размеров организации в этот аппарат могут входить: управление стратегического развития, управление организационного развития, маркетинговая служба, IT-департамент, PR- и HR-департаменты, административные и аналитические подразделения. Принятые управленческие решения выполняются путем планирования и распределения ресурсов организации: утверждение бюджета подразделений, инвестиционных программ и проектов, показателей поступления, а также расходования финансовых и других материальных ресурсов.