Аудиторская сквозная проверка

Выберите один или несколько видов деятельности

Следуйте им через весь отдел/участок

Проверяйте учетные записи

Задавайте вопросы

Наблюдайте за системой

Проверяйте записи

Убедитесь в том, что то, что должно делаться,

действительно делается

Следуйте маршруту аудита

Держите глаза открытыми

Как правило, методика аудиторской сквозной проверки не должна использоваться изолированно. Важно помнить, чтобы сосредоточенность на отдельных работах и отдельных функциях не увела от общего наблюдения за деятельностью внутри структурного подразделения. Другими словами, одновременно с аудитом механического цеха и следующей за ним аудиторской сквозной проверкой какой-нибудь особой работы идет общее наблюдение за состоянием структурного подразделения и таких моментов, как определение несоответствия изделий и учет рабочих инструкций. Во время аудита важно для аудитора вести достаточно полные записи, не полагаясь на память. Записи, по возможности, должны включать ссылки на специальные процедуры, работы, объемы, виды работ, приказы, контракты и т. д.

– для того, чтобы при необходимости, можно было отследить и проверить отобранный образец. При возникновении проблемы, ее надо в дальнейшем обсудить с проверяемым и любым, кого это касается. Аудитор гарантирует проведение открытой и дружелюбной беседы, которая заканчивается всесторонним соглашением о том, что проблема действительно существует и что корректирующее действие необходимо или не нужно.

В течение всей этой деятельности аудитор ищет доказательств соответствия или несоответствия с официальной системой. Доказательства можно получить путем наблюдений того, что в действительности происходит, т. е. оцениваются:

- уровень управления,

- применяемые принципы менеджмента качества,

- применяемые виды деятельности и применяемая документация, начиная с уровня высшего руководства организации и завершается оценкой уровня подразделений, участвующих в выполнении процесса, и параллельно проверкой отчетности.

Аудит представляет лишь «образец» какой-либо деятельности и системы, а цель аудитора – сделать образец как можно более представительным, чтобы деятельность по анализу и изучению процесса аудита была ценным вкладом в деятельность организации.

Принципы проведения аудита на адекватность, аудита на соответствие

ГОСТ Р ИСО 19011-2003 "Руководящие указания по аудиту СМК и/или систем экологического менеджмента" определяет аудит качества как: Систематический независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки)(ГОСТ Р ИСО 9000). Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований.

Целями аудита качества являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.

2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Поэтому аудит – это действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет.

задачи проведения аудита:

1. Обеспечить соответствие системе менеджмента или стандарту;

2. Дать уверенность руководству;

3. Дать уверенность потребителю;

4. Отслеживание бизнес-процессов;

5. Обратная связь для корректирующего воздействия.

Типы аудита

1. Аудит на адекватность устанавливает степень соответствия системы документов, представленной руководством по качеству и сборником процедур, требованиям применяемых стандартов. Он обычно осуществляется путем сравнения документов системы менеджмента с требованиями стандарта и подтверждением адресации каждой статье.Каждый документ имеет свою ценность, но важно уметь определить приоритеты.

2. Аудит на соответствие устанавливает степень понимания, выполнения и соблюдения персоналом документированной системы, т.е. аудитор ищет соответствие между запланированными целями в области качества, непосредственно на рабочем месте и оценивает:- в каком порядке, при взаимодействии с кем, на основании каких требований, в течение какого времени, и как именно проверяемое подразделение выполняет требования СМК?

- как подразделение документально подтверждает факт пооперационного выполнения установленного порядка?

- как именно исполнители на своем рабочем месте выполняют конкретную процедуру и фиксируют ее фактическое выполнение?

- чем подтверждается качество процесса, продукции/ услуги и его улучшение?

3. Аудит продукции /проекта/ процесса. Это вертикальный (сквозной) аудит, при котором рассматривается вся система производства определенной продукции или услуги. Этот тип аудита используется обычно при проверке отдельного проекта, или если это специально оговорено в контракте. Этот тип аудита используется для программного обеспечения.

4. Внешний аудит осуществляется компанией у своих поставщиков или подрядчиков. Это может быть аудит на адекватность или на соответствие.

5. Сторонний аудит – противоположность внешнему аудиту, в данном случае "наша" организация проверяется "нашим" заказчиком или третьей стороной. Это может быть аудит на соответствие или на адекватность.

6. Внутренний аудит.

При внутреннем аудите организация изучает свою собственную систему, процедуры и деятельность и определяет их адекватность или соответствие.

Технология проведения аудита системы качества включает следующие операции:

а) проверка наличия документов системы (системы менеджмента качества, системы качества, системы управления качеством), в том числе:

1. проверка наличия актуализированного, утвержденного руководством и согласованного со службой качества перечня документов системы, обязательных для применения в проверяемом подразделении,

2. проверка условий хранения документов системы,

3. проверка выполнения функций поддержания документов системы в рабочем состоянии уполномоченным лицом,

б) проверка соответствия документов системы установленным требованиям, в том числе:

4. проверка правильности оформления документов системы,

5. проверка возможности идентификации документов системы,

6. проверка актуализации документов системы,

7. проверка адекватности содержания документов системы требованиям стандарта ИСО 9001,

8. проверка полноты изложения процедур в документах системы,

9. проверка адресности документов системы,

в) проверка выполнения требований документов системы, в том числе:

10. проверка соответствия деятельности и ее результатов проверяемого подразделения запланированным в системе мероприятиям,

11. беседы с сотрудниками проверяемого подразделения,

12. визуальное ознакомление с состоянием регистрируемых данных, оборудования и средств измерений, рабочих мест, мест отдыха,

13. проверка факта обучения персонала при внедрении новых документов системы.

г) выявление несоответствий, в том числе:

14. обнаружение, идентификация и регистрация несоответствий,

15. классификация несоответствий по их значимости,

16. протоколирование несоответствий,

д) составление отчета об аудите, в том числе:

17. сбор и обработка необходимых материалов,

18. подготовка, обсуждение и принятие заключения по аудиту,

19. составление и утверждение отчета.

 

Отличительные особенности аудитора. Требования к знаниям и умениям

Роль аудитора во время проведения аудита системы можно проиллюстрировать как попытку дать оценку следующему:

а) Удовлетворяет ли требованиям соответствующего стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 проверяемая система менеджмента качества?

Б) В каждом ли случае фирма выполняет указания, записанные в системе качества?

В) Сохраняет ли система менеджмента качества продукт/услугу на том же уровне или улучшает его? Имеются ли значительные улучшения качества?

Уверенность и доверие к процессу аудита зависят от компетентности лиц, которые его проводят. Компетентность должна быть продемонстрирована на основе [9, 18]:

• личных качеств;

• способности применять знания и умения, которые приобретаются посредством образования, в процессе работы, подготовки в качестве аудиторов, а также на основе опыта проведения аудитов.

Аудиторы развивают, поддерживают и улучшают свою компетентность посредством постоянного повышения квалификации и регулярного участия в аудитах.

Аудиторы должны обладать знаниями и умениями в следующих областях:

а) принципы, процедуры и методы аудита, позволяющие выбирать такие способы работы, которые соответствуют различным аудитам и обеспечивают последовательное и систематичное проведение аудитов.

Аудитор должен уметь:

• применять принципы, процедуры и методы аудита;

• результативно планировать и организовывать работу;

• проводить аудит в согласованные сроки;

• расставлять приоритеты и концентрироваться на важных вопросах;

• собирать информацию путем результативных опросов, наблюдений и анализа документов, включая записи и данные;

• понимать применимость и последствия использования метода выборки для аудита;

• проверять точность собранной информации;

• подтверждать достаточность и соответствие свидетельств аудита для обоснования наблюдений и заключений по результатам аудита;

• оценивать факторы, которые могут повлиять на надежность наблюдений и заключений по результатам аудита;

• использовать рабочие документы для регистрации действий по аудиту;

• подготавливать отчеты по аудиту;

• обеспечивать конфиденциальность и безопасность информации;

• результативно общаться самостоятельно, используя знание языка или

через переводчика;

б) система менеджмента и справочные документы, позволяющие аудитору понять объем аудита и применить критерии аудита.

Знания и умения в этой области должны охватывать:

• применение систем менеджмента для различных организаций;

• взаимодействие между составными элементами системы менеджмента;

• стандарты на системы менеджмента, применимые процедуры или другие документы системы менеджмента, используемые как критерии аудита;

• понимание различия между справочными документами и приоритетности тех или иных документов;

• применение справочных документов к различным ситуациям в процессе аудита;

• информационные системы и технологии утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные аспекты, позволяющие аудитору понимать производственную ситуацию.

Знания и умения в этой области должны охватывать:

• размер, структуру, функции и взаимоотношения в организации;

• общие бизнес-процессы и относящуюся к ним терминологию;

г) соответствующие законы, правила и другие документы, позволяющие аудитору работать с учетом и пониманием требований, которые применимы к проверяемой организации.

Знания и умения в этой области должны охватывать:

• местные, региональные и национальные кодексы, законы и правила;

• контракты и соглашения;

• международные договоры и конвенции;

• другие требования, с которыми согласилась организация.

Для успешного проведения проверок аудитор должен уметь:

• тщательно готовиться перед началом проверки и перед каждым последующим ее этапом;

• проводить как начальную, так и итоговую встречу (это особенно важно для главного аудитора);

• собирать информацию без проявления агрессивности или запугивания (хороший аудитор заставляет проверяемых вести себя непринужденно);

• осуществлять сбор объективных данных с минимальной суетой, используя визуальные наблюдения, анализ выбранной документации и интервью (опрос);

• проводить опрос самых различных по уровню и рангу сотрудников организации;

• подтверждать свои выводы конкретными свидетельствами и документами (не быть голословным);

• указывать (устно) при первой возможности проверяемым на выявленный отказ процесса системы менеджмента, идентифицируя соответствующие обстоятельства, включая вовлеченных лиц, но не делая утверждения о виновности людей;

• определять статус несоответствия с обоснованием своих утверждений перед руководством проверяемого подразделения;

• осуществлять подготовку изложенных объективно и непредвзято письменных отчетов о несоответствии, которые могут быть поняты даже человеком, не участвовавшим в проверке, через несколько месяцев и даже лет после его написания (при написании отчета важен не стиль изложения, а чтобы написанное было понятно другим специалистам);

• добиваться согласия и конструктивного отношения к обнаруженным несоответствиям, а также планирования реалистичных корректирующих действий и разработки графиков их осуществления

• записывать все ключевые факты, имеющие отношение к проверке, в окончательном отчете (акте), который (вместе с бланками регистрации несоответствий) войдет в постоянный протокол качества;

• пользоваться правами аудитора, данными ему по статусу, при решении спорных вопросов, когда не удается достичь единого мнения с проверяемыми (на практике явных конфликтных ситуаций бывает не так уж много).

Ответственность аудитора

Аудитор в группе при выполнении аудита отвечает за:

1. Выполнение требований аудита и проведение аудита в соответствии с процедурами и согласованным планом выполнения аудита.

2. Проведение аудита в определенной области, не выходя за пределы поставленных задач.

3. Сообщение и пояснение требований аудита. Разъясняет требования аудита проверяемой стороне и помогает в понимании требований стандарта системы качества или иной документации, содержащей указание на критерии аудита.

4. Эффективное планирование и выполнение возложенных обязанностей.

5. Сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия системы качества критериям аудита.

6. Регистрацию данных наблюдений в ходе аудита.

7. Внимание ко всем ситуациям, в которых оценка соответствия требует детального изучения.

8. Устный и письменный отчет о наблюдениях, выполненных в ходе аудита.

9. Проверку эффективности корректирующих действий, выполненных по результатам аудита, по требованию клиента.

10. Сотрудничество с руководителем группы и его поддержку.

11. Сохранение и систематизацию документации, относящейся к аудиту.

12. Сохранение конфиденциальности.

13. Этичное поведение.

Уровень подготовки аудитора

Как и другие сотрудники, внедряющие системы качества, аудиторы должны иметь определенный уровень образования, специальной подготовки и опыта. Все это оценивается в ходе обычного анализа потребностей в обучении.

Проведение аудита требует специальных знаний, в частности: стандартов, на соответствие которым проводится аудит системы; вопросов, подлежащих контролю; законодательства; знания позитивных и негативных сторон руководства в отношении текущего контроля и знания процесса или вида деятельности, задействованных в проверке.

Кроме технических знаний, аудиторы должны обладать рядом личностных качеств, позволяющих эффективно проводить аудит. Аудитор должен уметь слушать собеседника и задавать нужные вопросы. Работа аудитора похожа на работу детектива – тщательный подход и способность обнаружить отличия и проблемы ведут к успеху.

Квалификация аудиторов должна удовлетворять требованиям процедур проведения аудита, существующих в компании. Аудитор должен быть полностью независим от того участка, на котором он будет работать.

Отличительные черты аудитора. Аудиторы должны обладать личными качествами, которые дают возможность действовать в соответствии с принципами аудита, а также большим числом знаний и умений. Основные из них:

- концентрация – способность распознавать главное, на чем сосредоточить усилие;

- Восприимчивость – способность моментально схватывать существо проблемы, но не делая скоропалительных выводов;

- настойчивость – способность достигать поставленных целей, преодолевать трудности и придерживаться запланированного курса, несмотря на препятствия;

- Гибкость – способность видеть предметы и явления с разных точек зрения и адаптироваться к меняющимся обстоятельствам;

- организованность – способность к планированию взаимосвязанного процесса проведения аудита;

- коммуникабельность – способность контактировать на работе и работать с другими людьми на всех уровнях, начиная с производственных рабочих и кончая высшим руководством, и сохранять контроль во время многочисленных интервью;

- умение выражать мысли – способность выражать свои мысли, понятии и суждения четко, как в устной, так и в письменной форме;

- техническая компетентность – способность к исследованию и определению уровня соответствия системы и стандарта на всех стадиях «производственного» процесса;

- САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬ – способность действовать и работать независимо, эффективно сотрудничать с другими;

- СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОФЕССИОНАЛИЗМА – поддерживать свою компетентность в практических проведениях аудитов СМК.