Деловое письмо и деловые документы

 

1. Правила оформления документов

 

При создании документа следует придерживаться определённых правил: Государственных общероссийских стандартов (ГОСТов) на управленческие документы, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Текст документа печатают через полтора интервала. Тексты, готовя­щиеся к изданию типографским способом, печатают через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять знаков от границы левого поля. Нумерация документов объемом более одной страницы начинается со второй страницы. Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на обеих сторонах листа.

Имеются унифицированные требования к языку и стилю документов, к оформлению цифровых данных. Их следует строго соблюдать. Например, не­обходимо помнить, что для обозначения одного и того же понятия не сле­дует применять различные термины, непонятные иностранные слова. В офи­циальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географи­ческих названий, наименований лиц, должностей, учреждений и т. д. Напри­мер, если в одном месте фамилия написана с двумя инициалами (Петров В.В.), то она и в других местах документа должна писаться так же.

Все сокращения слов в документах должны быть общепринятыми, нап­ример:

 

академик - акад.	миллиард - млрд.
профессор - проф.	миллион - млн.
заведующий - зав.	тысяча - тыс.
помощник - пом.	рубль - р. (руб.)
исполняющий обязанности - и.о.	то есть - т.е.
инженер - инж.	и так далее - и т.д.
железнодорожный - ж.-д.	прочие - проч.
сельскохозяйственный - с.-х.	смотри - см.

 

Сокращения не должны использоваться в контексте, где бы они понимались двояко. Нельзя сокращать обозначения физических единиц, а также слов триллион, миллиард, миллион, тысяча, если они используются без цифр и вне таблиц.

 

2. Типичные ошибки в документах

1. Предложения в деловой речи должны быть короткими. Например, сложноподчиненные предложения следует ограничивать тремя придаточными.

2. К нелитературным формам приводит использование причастий стра­дательного залога, неправильно образованных от глаголов (в литератур­ном языке от данных глаголов они не образуются), а также образование отглагольных искусственных существительных. (Например: "Каждый работник должен хорошо знать несомые им обязанности"; "Комиссия не видела поме­щения новой школы из-за невхождения в нее").

3. Нецелесообразно строить речь сначала в третьем лице, от имени учреждения ("Департамент народного образования сообщает..."), а затем - в первом лице ("Просим принять участие...").

4. В некоторых случаях при сказуемом не должно быть существитель­ного. Правильно: "Просим сообщить"; неправильно: "Просьба сообщить".

5. После предлогов согласно, благодаря, вопреки, в отношении, сообразно, применительно к слова ставятся в дательном падеже ("Согласно постановлению); неправильно: "Согласно постановления"; после предлогов в продолжение, вследствие, ввиду, по причине, при посредстве слова ставятся в родительном падеже (например, по причине болезни, вследствие гололёда, в продолжение часа, при посредстве милиции).

6. В документах не следует использовать устаревшие канцеляризмы, их нужно заменять современными словами: при сем - при этом, коего - которого, дабы - чтобы, нижеследующий - следующий, вышеуказанный - указанный выше и т. п.

7. Следует избегать вычурных выражений, которые нередко затрудня­ют понимание смысла, ослабляют силу глагола-сказуемого, например: "Ли­шен возможности принять участие (не может принять участие, не может участвовать"; "Настоящим ставим вас в известность (извещаем вас)"; "вам нужно произвести платеж (уплатить)".

8. Трудность в понимании текста вызывают неоправданные заимствования (часто английские), см. примеры: эксклюзивный (вместо исключительный), аппелировать (вместо обращаться), пролонгировать (вместо продлить), превалировать (вместо преобладать), спикер Думы (вместо председатель Думы).

Обиходно-деловой стиль

Разновидностью официально-делового стиля является обиходно-дело­вой стиль, который связан со служебной перепиской (деловое письмо, коммерческая корреспонденция), официальными и частными деловыми бумагами. Определенная стандартизация облегчает их составление и использование, устраняет информационную избыточность, способствует более ясному по­ниманию документа.

Рассмотрим основные принципы и примеры составления документов.

 

Заявление

Им называется официальное сообщение, содержащее просьбу, жалобу или предложение. Оно должно быть адресовано конкретному ответственному лицу или организации. В заявлении должны быть указаны:

1. Фамилия, имя, отчество и должность лица или название организа­ции, которым адресовано заявление.

2. Фамилия, имя, отчество, должность, адрес заявителя.

3. Название документа ("Заявление").

4. Изложение просьбы, жалобы, предложения и т.п.

5. Перечень документов, прилагаемых к заявлению.

Образец № 1

Директору Московского маши-

ностроительного завода

Иванову Петру Ивановичу

от Сергеева Василия Валентиновича,

прожи­вающего по адресу: Московская

обл., г.По­дольск, ул.Лермонтова, д.1, кв.122.

Заявление

Прошу принять меня на работу в качестве менеджера. К заявлению прилагаю:

1) копию диплома об окончании Нижегородского государственного университета им. Н.И. Лобачевского;

2) характеристику;

3) выписку из трудовой книжки;

4) справку о состоянии здоровья.

15 августа 2005 г. Сергеев

Образец N 2

Директору Ивановской прядильно-

ткацкой фабрики

Кузнецовой Нине Васильевне

от технолога цеха N 7

Семеновой Ольги Ивановны

Заявление

Прошу уволить меня с работы по собственному желанию в связи с поступлением на дневное отделение физико-математического факультета Нижегородского педагогического университета им. А.М.Горького.

 

25 августа 2005 г. Семенова

 

 

Примечание: допускается вариант: без предлога "от" и написание слова "заявление" со строчной ("маленькой") буквы; в этом случае после слова ставится точка.

Аналогично оформляются и заявления, связанные с необходимостью выполнения определённых служебных обязанностей. Аргументация будет более основательной, если автор ссылается на официальное решение или документы, которые могут быть приложены к заявлению. Форма зачина адресации - та же:

 

Директору….

старшего ревизора…

Заявление.

Прошу разрешить мне командировку в г. Тольятти с 10 по 18 августа 2005 г. для ознакомления с состоянием отчётности по кредитам в филиале нашей фирмы.

Необходимо выяснить причины несвоевременного предоставления отчётной документации за первое полугодие 2005 г.

Дата

Подпись

Автобиография

Этот документ представляет собой деловое сочинение повествова­тельного характера. Он включает следующие элементы:

1) наименование документа ("Автобиография");

2) текст автобиографии;

3) подпись составителя;

4) дату написания.

В тексте автобиографии указываются: фамилия, имя, отчество; время (число, месяц, год) рождения; место рождения; сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении воинской службы; о трудовой дея­тельности; об общественной работе; о составе семьи (где и кем работа­ют или учатся члены семьи).

При поступлении на работу следует назвать свою основную специальность и время окончания вуза, должности, которые занимал автор документа в предыдущие годы, владение смежными специальностями, знание иностранных языков.

В автобиографии принята хронологическая последовательность в изложении основных событий, стандартность изложения материала.

Каждый новый блок информации следует начинать с определения времени и графически обозначать абзацем.

Образец

Автобиография

Я, Белова Наталья Матвеевна, родилась в г. Новгороде 4 мая 1985 г. в семье военнослужащих.

В 1987 г. наша семья переехала в г. Псков. В 1991 г. поступила в первый класс школы N 13 г. Пскова. В 2002 г. окончила среднюю школу с золотой медалью и поступила в Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А.Доб­ролюбова на филологический факультет, где и учусь в настоящее время.

Мой отец, Белов Матвей Трофимович, 1956 года рождения, является офицером Российской армии.

Моя мать, Белова Нина Михайловна, 1959 года рождения, директор школы N 7 г. Пскова.

10.09. 2002 Белова

Протокол

Главная цель протокола - отразить заседание с его решениями и наиболее важными мнениями.

Протоколы бывают двух видов: протоколы резолютивные и протоколы-отчеты. Резолютивный протокол составляется при разрешении вопросов, не вызывающих длительных обсуждений. Данный протокол состоит, в основном, из разделов "слушали", в котором записываются рассматриваемые вопросы, и "постановили", где записывается резолюция. В протоколе-отчете более под­робно отражается заседание, в нем важно отметить различные точки зре­ния выступающих в прениях. Между разделами "слушали", "постановили" записываются прения и указываются Ф.И.0. выступающих.

В протоколе обязательно указывается:

а) характер собрания и наименование организации;

б) дата собрания;

в) участвующие (при очень большом количестве - их общее число);

г) разделы "слушали" и "постановили";

е) протокол подписывается председателем и секретарем собрания.

Образец

Протокол № 9

заседания членов совета директоров ОАО АЗТ

14 октября 2001 г.

Присутствовали: фамилии, инициалы всех участников совещания

Председатель - фамилия, инициалы; должность

Секретарь - фамилия, инициалы, должность

I. Повестка дня:

1. Тема рассматриваемого вопроса, речевая форма предъявления информации (доклад на тему…, отчёт о… и т.п.) и фамилия, инициалы докладчика.

2. Дополнительный вопрос, выносимый на обсуждение… (возможно общее определение - "Разное").

 

II. Слушали:

Доклад О. Н. Петрова о…

Кратко записываются основные положения доклада (каждое положение, новый тезис выделяется абзацем).

Вопросы к докладчику (с указанием фамилии участника, задавшего вопрос) и кратко - ответ.

В обсуждении приняли участие:

- фамилия выступавшего, основные положения его речи;

- фамилия второго выступавшего и т.д.

III. Постановили:

В данном пункте следует соблюдать чёткую рубрикацию и точную формулировку каждого пункта решения, исключающего возможность двоякого толкования.

И далее по каждому из последующих вопросов соблюдается тот же принцип записи: слушали - постановили

IV. Подписи, удостоверяющие подлинность текста протокола:

 

Председатель (подпись) Расшифровка подписи

Дата

Секретарь (подпись) Расшифровка подписи

 

Доверенность

 

Данный документ дает кому-либо право действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Доверенность составляется по следующей форме:

1) наименование документа ("Доверенность");

2) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя;

3) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица;

4) законченную формулировку доверяемых действий; если доверяется получение денег, то сумма пишется цифрами и в скобках - прописью;

5) подпись доверителя (после подписи доверителя ответственное ли­цо, заверяющее подпись, пишет: "Подпись... (доверителя) удостоверяет­ся". Далее следует подпись ответственного лица и печать учреждения или организации); доверенность заверяется лицом, имеющим на это право, в учреждении, в котором доверитель работает, учится, или в управлении жилищно-коммунального хозяйства по месту жительства;

6) дата выдачи доверенности;

7) наименование должности и подпись официального лица, удостоверя­ющего подпись доверителя;

8) дата удостоверения подписи и печать. При получении особых ценностей указывают адрес и данные паспорта получателя.

 

Образец № 1

Доверенность

Я, Григорьев Иван Фёдорович, помощник директора по кадровым вопросам Ивановского текстильного комбината, доверяю моей жене, Григорьевой Людмиле Васильевне, проживающей по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д.2, кв.17; паспорт серии 2203 № 184235, выданный 7 декабря 2003 г. Арзамасским ОВД Нижегородской обл., получить мою заработную плату за май 2005 г.

 

26 апреля 2005 г. Григорьев

 

Подпись И.Ф. Григорьева удостоверяю (заверяю)

Начальник отдела кадров

27 апреля 2005 г. (печать) Лесников

 

 

Образец № 2

Доверенность

Я, Линёва Анна Сергеевна, доверяю Морозову Юрию Михайловичу получить из 81-го почтового отделения г. Нижнего Новгорода пришедшую на моё имя посылку.

 

15 сентября 2005 г. Линёва

 

Подпись Линёвой удостоверяю (заверяю)

инспектор отдела кадров Нижегородского

государственного университета

16.09.05 г. (печать) Грузилин

 

Счет

 

Это документ, предъявленный для получения денег за выполненную работу, за отпущенный товар и т.п.

При оформлении счета небходимо указать:

а) адрес учреждения или фамилию, имя, отчество официального лица, которому предъявляется счет;

б) фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и название учреж­дения, где работает автор документа, сведения о паспорте (серию, но­мер, когда, кем и где выдан, место прописки);

в) сумму, предназначенную к выплате (пишется цифрой и прописью);

г) доводы для обоснования счета;

д) дату и подпись.

 

Образец счета

Директору учебного комбината

Сергееву Василию Петровичу

от бригадира комплексной бригады

Морозова Юрия Михайловича, прожи-

вающего по адресу: г. Нижний Новгород, ул. Терешковой, д.8, кв. 64;

паспорт серии IV-ТН, N 645876, выдан 7 декабря 2002 г. Приокским ОВД

г. Нижнего Новгорода

Счет

Прошу оплатить производственную работу по введению в строй мас­терских учебного комбината N 14 согласно заключенного договора от 10 января 2005 г., включающую:

а) асфальтирование и бетонирование пешеходных дорожек около мас­терских;

б) наружный ремонт зданий;

в) внутреннюю отделку помещений;

г) пуск в строй санитарно-технических коммуникаций;

е) установку осветительного оборудования;

ж) монтаж, пуск и наладку учебного оборудования

Всего на сумму 45 (сорок пять) тысяч рублей.

 

18 апреля 2005 г. Морозов

 

Докладная записка

 

Докладная записка - это письменное сообщение учреждения о выпол­ненном или подлежащем реализации служебном деле. В этом документе указывается следующее:

1) учреждение или должностное лицо, которому направляется доклад­ная записка;

2) фамилия, имя, отчество, должность автора докладной записки;

3) краткое изложение докладной записки;

4) дата, подпись автора записки

 

Образец докладной записки

Директору Нижегородского

сельскохозяйственного техникума

Сергееву Василию Даниловичу

от заместителя директора

по учебно-производственной работе

Николаева Валерия Михайловича

Докладная записка

4 мая 2005 г. мною была проведена проверка успеваемости учащихся второго курса. Проверкой установлено, что некоторые разделы программы отдельными учащимися усвоены недостаточно прочно. Они затрудняются в приме­нении полученных знаний по общетехническим предметам на практике.

В связи с этим считаю необходимым:

а) преподавателям общетехнических дисциплин организовать занятия по ликвидации пробелов и задолженностей учащихся;

б) заведующему учебной частью обратить особое внимание на препо­давание общетехнических дисциплин.

12.05.05 Николаев

 

Объяснительная записка

 

Объяснительная записка обычно пишется по требованию администра­ции. В ней излагаются причины нарушения трудовой дисциплины, правил, невыполненные задания и т.п.

В объяснительную записку должны быть включены:

1) наименование должностного лица и учреждения, которому направ­ляется записка (пишется в дательном падеже);

2) название документа (объяснительная записка);

3) дата его составления;

4) содержание записки;

5) наименование должности, инициалы, фамилия и подпись составите­ля.