Образец объяснительной записки №1

Директору средней школы N 1 г. Сибирска Иванову А.И.

Объяснительная записка

В связи с тем, что автобусное движение на трассе Рябиновск - Сибирск было временно прекращено по причине гололеда, мною пропущены два занятия - 15 и 16 февраля 2005 г.

Ученик 10 А класса Сибирской школы N 1 подпись - (С. Сидоров).

 

Образец объяснительной записки №2

 

Декану филологического факультета

Московского госуниверситета

Иванову А.С.

Гринина В.П., студента 2 курса

206 группы

Объяснительная записка

18 ноября я пропустил занятия в университете в связи с тем, что должен был выступить на суде в качестве свидетеля.

Обязуюсь отработать пропущенные мною занятия.

Повестку из суда прилагаю.

19. 11. 05 Подпись

 

Возможен и другой вариант расположения объяснительной записки: на­именование должностного лица и учреждения, которому направляется запис­ка; наименование должности, инициалы и фамилия составителя; наименова­ние записки; подпись составителя; дата составления документа.

 

Расписка

Это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (чаще денег, документов, ценных вещей и т.п.). Расписка состоит из следующих элементов:

а) наименования документа (расписка);

б) фамилии, имени, отчества, должности лица, дающего расписку;

в) наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо;

г) наименование полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, а потом в скобках прописью);

д) подписи получателя;

е) даты составления расписки.

Для усиления эффекта официальности (а также для возможной идентификации) получатель ценностей должен указать свои паспортные данные и адрес места жительства. При получении особо крупной суммы денег (ценностей) расписка заверяется нотариусом.

 

Образец № 1

Расписка

Я, Петров Сергей Иванович, студент первого курса Нижегородского государственного лингвистического университета, получил из библиотеки этого университета 8 (восемь) книг.

27.09. 05 Петров

Образец № 2

Расписка

Я, Иванов Василий Петрович, получил от Алексеева Ивана Ивановича деньги в сумме 10 (десять) тысяч рублей. Обязуюсь вернуть их до 1 января 2006 г.

26. 10. 2005 Иванов

 

Справка

Это официальный документ, сообщающий о каком-л. факте: принадлежности к определённой социальной группе, профессии, месте жительства и т.д.

В справку включаются:

а) название;

б) основной текст;

в) дата;

г) подпись.

Образец

Справка

Настоящая справка выдана студенту филологического факультета Нижегородского государственного лингвистического университета им. Н.А. Добролюбова Демьянову Александру Николаевичу в том, что он с 15 января 2004 г. по 25 февраля 2004 г. проходил педагогическую практику под руководством учителя Ивановой Александры Васильевны в средней школе № 8 г. Ворсмы Нижегородской области и провёл 14 уроков русского языка.

Справка дана для представления в деканат филологического факультета НГЛУ им. Н.А. Добролюбова

Директор средней школы № 8 И.К. Иванов

Деловые письма

 

Деловые письма - составная часть работы делового человека. С ними ему очень часто приходится сталкиваться. Оттого, как составлено то или иное деловое письмо, нередко зависит успех дела. При составлении дело­вых писем необходимо добиваться точных, сжатых и ясных формулировок.

Структура делового письма подчинена определенным законам. Деловое письмо состоит из введения, доказательства и заключения.

Введение содержит обращение к официальному (должностному) лицу или организации, которым адресуется данное письмо, и ссылку на доку­мент, явившийся причиной переписки.

В доказательстве излагается суть письма.

Если письмо пишется на бланке, то в тексте не следует ссылаться на название организации, откуда это письмо. Не следует повторять со­держание предыдущих писем (например: "В ответ на Ваш запрос от 14 мая 2005 г., сообщаем…), так как на бланке учреждения уже есть специальная графа, куда вносится номер и дата полученного письма.

По объему деловое письмо не должно превышать двух страниц. На каждом письме, которое печатается на бланке организации, необходимо указать фамилию, инициалы исполнителя и индекс машинистки. Нередко право подписи имеет заместитель или исполняющий обязанности ответс­твенного лица.

Письмо следует писать от 1 - го лица множественного числа (Просим Вас...) или от 3- го лица единственного числа (Просит Вас...)

В деловых письмах должны выполняться следующие требования:

1. Соответствовать конкретному виду письма (письмо-запрос, ответное письмо, сопроводительное письмо и т.д.).

2. Текст не должен допускать двусмысленного толкования.

3. Точность и лаконичность передачи информации.

4. Использование клише и штампов, помогающих в восприятии текста.

5. Тон письма должен быть корректным и доброжелательным.

6. Содержание текста должно соответствовать юридическим и административным нормам создания документов такого рода.

 

Пример делового письма

Сопроводительное письмо

В ответ на Ваш запрос высылаем Вам образцы нашей продукции.

Приложение: восемь образцов.

Подпись

Письмо-просьба

Оно состоит из введения и заключения. Если требуется обоснование просьбы, вступление должно быть более подробным: "Для проведения сове­щания... просим разрешение на... "

Подпись

Письмо-подтверждение

Подтверждаем получение Вашего письма N... от..., в котором Вы запрашиваете о плане выпуска нашей продукции.

Сообщаем, что составление плана будет завершено в сентябре 2005 г. По его напечатании один экземпляр незамедлительно будет Вам выслан.

Подпись

Письмо-запрос

Письмо-запрос обычно пишется в нижестоящую организацию и состав­ляется только в форме заключения. Вся информация в письме должна быть изложена предельно сжато и ясно: "Просим... представить отчет о... в 2005 г."

Подпись

Письмо-сообщение

Доводим до Вашего сведения, что нашим издательством только что выпущены в свет…(далее указываются конкретные издания книг).

Мы с интересом ожидаем Ваших заказов.

Подпись

Письмо-указание

Письмо-указание требует точного ответа: "В соответствии... (название документа) просим результаты проверки доложить к... 2005 г."

Подпись

Письмо-приглашение

29 октября с.г. в 14 часов в кабинете генерального директора завода "Прометей" состоится обсуждение перспективного плана выпуска новой продукции на 2005 г.

Направляем Вам проект плана и просим прислать представителя для участия в совещании.

Подпись

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение обычно начинается со вступления, за которым следу­ет заключение, передающее основное содержание письма. В приложении да­ется разъяснение.

Подпись

Письмо-обращение

Письмо-обращение содержит сообщение о предполагаемых мероприятиях с указанием конкретной даты и точного адреса их проведения; затем предлагается принять участие в данном мероприятии. К письму прилагает­ся программа мероприятия, состав участников).

Подпись

Информационное письмо

Оно затрагивает некоторые вопросы производственной деятельности или выполнения приказов вышестоящей организации. Пример: "Администрация учебного комбината "Либер" сообщает, что 20 мая с. г. в 12 часов состоится торжественное вручение дипломов. Просим всех учащихся, ус­пешно сдавших экзамены, явиться по адресу... "

Подпись

Гарантийное письмо

Данный документ содержит заверение в соблюдении условий како­го-либо соглашения. Для него характерна точность формулировок, исклю­чающая иное толкование содержания. Такое письмо должно быть подписано руководителем и бухгалтером.

Пример: "Товарищество с ограниченной ответственностью "Колумб" гарантирует оплату поездки учащихся школы N 17 в г. Санкт-Петербург для участия в конкурсе художественной самодеятельности".

Директор ТОО "Колумб" Подпись

Главный бухгалтер Подпись

 

Телеграмма

Она состоит из следующих пунктов:

а) наименования документа;

б) наименования пункта назначения и адресата;

в) текста сообщения;

г) подписи отправителя;

д) фамилии отправителя и его адреса.

 

Адрес и текст телеграммы пишутся кратко: союзы, предлоги и знаки препинания опускаются, если их отсутствие не искажает содержание сооб­щения; в адресе не пишутся слова "город", "улица", "дом".

При необходимости употребления знаков препинания последние обоз­начаются сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двч, ка­вычки - квч.

4. Об издании приказа

Студент, выбравший дорогу делового человека, - потенциальный руководитель организации и определённого коллектива. Он должен не только знать законы и права, но и уметь издавать, грамотно формулировать приказы

Приказ может быть устным и письменным. В нашем пособии будет идти речь о письменном приказе.

Приказ представляет собой распоряжение юридического лица, обязательное для исполнителей. Он является нормативным документом. Слагаемые приказа: Ф.И.О. юридического лица, названия вида документа (приказ); дата издания приказа; регистрационный номер; заголовок; текст; основание для издания приказа; отметка об ознакомлении с содержанием приказа; подпись юридического лица.

Текст приказа состоит из двух частей: в первой части описывается ситуация, требующая административного вмешательства, завершающаяся словом "Приказываю:". Вторая часть представляет собой распоряжения руководителя.

Обязательным элементом приказа является его основание, опирающееся на нормативную базу: действующее законодательство; нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения, акты проверок и т. д. (причём местные нормативные акты не должны вступать в противоречие с законами Российской Федерации).

Правила оформления приказа: название юридического лица даётся в той форме, в какой зарегистрировано образовательное учреждение в органе местного самоуправления. Населённый пункт, где зарегистрировано учреждение, указывается по юридическому адресу; дата обозначается арабскими цифрами и помещается в левом углу приказа; номер приказа помещается на правой стороне листа на одной стороне с датой; заголовок приказа должен даваться в сжатой форме; он помещается перед текстом приказа и не должен превышать двух строк; основание приказа помещается под текстом; в состав подписи входят: наименование должности; инициалы и фамилия руководителя, личная подпись; подпись руководителя скрепляется гербовой печатью.

 

Образцы приказов

 

Нижегородская гимназия-интернат

 

ПРИКАЗ

 

31. 08. 01 № 145

 

г. Нижний Новгород

 

О приёме на работу

Сидоровой И.Т.

 

Сидорову Ирину Тимофеевну, имеющую высшее педагогическое образование, принять на работу учителем русского языка и литературы с 1 сентября 2001 года, установив ей 14 разряд оплаты труда ЕТС в соответствии с присвоенной ей квалификационной категорией по должности "учитель".

Основание: заявление Сидоровой И.Т.

 

Директор подпись Иванов И.И.

 

С приказом ознакомлена: подпись Сидорова И.Т.

"_____"___________2005

О назначении Петрова В.С.

 

Петрова Владимира Степановича, слесаря-сантехника 6 разряда, назначить бригадиром слесарей-сантехников с 9 ноября 2005 г., установив ____ разряд оплаты ЕТС.

Основание: согласие Петрова В.С.

 

Директор подпись Иванов И.И.

 

С приказом ознакомлен: подпись Петров В.С.

"____" __________ 2000

 

 

Расторжение трудового договора (контракта)

По инициативе работника

Работники имеют право расторгнуть трудовой договор (контракт), заключённый на неопределённый срок за две недели. Срок предупреждения исчисляется со следующего дня после подачи заявления об увольнении. Так, если заявление подано 13 августа, то исчисление срока начинается с 14 августа. Если последний день срока действия заявления попадает на выходной или праздничный день, то днём его окончания считается ближайший следующий за ним рабочий день. Работник, предупредивший администрацию о расторжении трудового договора (контракта), вправе до истечения срока предупреждения отозвать своё заявление, и увольнение в таком случае производится, если только на его место приглашён другой работник, которому в соответствии с законом не может быть отказано в заключении трудового договора (контракта).

Подача заявления об увольнении является добровольным волеизъявлением работника. Принуждение работника подать заявление об увольнении по собственному желанию может обжаловано в суде.

Администрация не вправе уволить работника до истечения срока предупреждения без его согласия. Досрочное увольнение допускается лишь по договорённости между работником и администрацией. В случае задержки оформления увольнения по собственному желанию (не выдана своевременно трудовая книжка) работник, оставив работу, имеет право требовать с учреждения заработную плату за время задержки трудовой книжки (ст. 99 КЗоТ РФ). Днём увольнения считается последний день работы. Например, если в приказе указано, что работник уволен 20 июня, то последним днём работы будет 20 июня. Эта дата записывается в трудовую книжку.