Администрирование, работа в сети и права доступа

Система включает средства, позволяющие администратору системы:

· вести список пользователей системы;

· назначать пользователям пароли для входа в систему;

· назначать пользователям права на выполнение тех или иных операций и доступ к данным системы;

· формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы.

Первоначально программа предлагает три уровня доступа к данным и три интерфейса, соответствующие уровню руководителя, администратора и сотрудников (секретаря и кадрового инспектора).

Руководителям предприятий система дает возможность получить целостную картину о ходе подготовки и обработке документов, контролировать исполнение поручений и документов и в итоге повысить управленческую дисциплину.

Система включает средства, которые позволят администратору:

· просматривать список работающих пользователей;

· получать историю работы пользователей.

· вносить изменения во все таблицы программы.

Сотрудникам позволяется:

· оперативно регистрировать корреспонденцию,

· пересылать документы на рассмотрение или исполнение,

· пользоваться единой нормативной базой,

· без труда составлять любые документы по шаблонам,

· оперативно находить необходимую информацию.

Секретарь имеет право:

· Редактировать номенклатуру дел своего подразделения.

· Регистрировать внутренние документы, вносить изменения в регистрационные данные документов, зарегистрированных в своем подразделении.

· Направлять документы в подразделение.

· Внести данные о выполнение резолюции.

· Снять документы с контроля.

· Списать документ в дело.

Сотрудник Канцелярии кроме прав Секретаря имеет возможность дополнительно:

· Редактировать Список корреспондентов в Адресной книге.

· Регистрировать входящие документы.

· Регистрировать исходящие документы.

Сетевой вариант программы позволит работать с единой информационной базой с нескольких рабочих мест.

Исполнители имеют вид доступа Только Чтение, который предусматривает возможность просмотра документов своего подразделения без права внесения изменений.

Для каждого пользователя устанавливается уровень доступа к системе. Установка осуществляется через команду Пользователи, содержащую список зарегистрированных пользователей.

Программа позволяет использовать все богатство оформительских возможностей Windows при оформлении отчетов и стандартных документов по результатам расчета.

Вы можете придать индивидуальность нестандартным отчетам, используя логотип Вашего предприятия, цветовое выделение текста, разнообразные шрифты и т.д.

Особенностью системы является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов, ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами.

Первоначально программа содержит целый набор справочников и классификаторов, содержащих исходные данные и предназначенных для работы с такими понятиями, как должности, категории работников, единая тарифная сетка.

Например - Справочник подразделений позволит Вам отобразить сколь угодно сложную, многоуровневую структуру Вашего предприятия.

Вы можете вести штатное расписание предприятия, которое позволит Вам оперативно учитывать степень заполнения штата, управлять такими понятиями как "вилка окладов" и быстро формировать список вакансий на Вашем предприятии.

Могут быть получены такие " кадровые " отчеты, как:

· отчет по среднесписочной численности предприятия;

· отчеты о количестве принятых и уволенных за определенный период;

· отчеты о юбилярах и детях сотрудников;

· отчет о военнообязанных и др.

В режиме конфигурирования системы Вы можете:

· редактировать существующие и создавать новые документы и справочники произвольной структуры;

· изменять экранные и печатные формы документов и справочников;

· редактировать свойства справочников, например, изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода;

· создавать любые отчеты и процедуры обработки информации;

· описывать поведение элементов системы на встроенном языке

… и многое другое!

Надежность и безопасность

Система содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

· возможность запрещения пользователям удаления данных;

· режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

· установка запрета на редактирование печатных форм;

· "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

Система не только решает основные задачи делопроизводства, но и дополнительно обладает типичными возможностями, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.

Система 1С:Документооборот в полной мере учитывает российские традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации. Система отличается хорошим соотношением «цена/качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями — для автоматизации бумажного делопроизводства, а крупными организациями — для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.

Контрольные вопросы:

1. Назначение и область применения

2 Основные функции

3 Преимущества новой версии системы

4 Дополнительные возможности

5 Администрирование, работа в сети и права доступа

6 Надежность и безопасность

Андреева. Энциклопедия секретаря с.629-632 (Системы управления документами. Электронный документооборот.)

Серова. Самоучитель для секретаря на компьютере - с.353-358. (Использование автоматизированных систем по делопроизводству)

Практическая работа:

План:

1. Возможности программы 1С:Документооборот.

2. Назначение и область применения.

 

Практические работы:

План:

1. Этапы внедрения автоматизированной системы -централизованной службы ДОУ и структурных подразделений.

2. Первоначальная настройка параметров системы.

3. Основные функции Программы по управлению предприятием и делопроизводству.

4. Пользовательский интерфейс программы. Экранные формы диалоговых окон.

5. Дополнительные возможности.

Андреева. с.631-633 Серова. - с.355-358