Отработка практических навыков по обеспечению сохранности электронных документов.

Задание:

1. Обеспечения устойчивого электропитания;

2. Обеспечения резервного копирования;

3. Обеспечения профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (служебных программ).

Контрольные вопросы:

1. Обеспечение доступности электронных документов.

2. Достоверность электронных документов.

3. Сохранность сопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов.

4. Что необходимо учитывать при определении особенностей хранения электронных документов.

5. Место хранения ЭД.

Практическая работа:

План:

1. Стратегии долгосрочного (10 лет и более) обеспечения сохранности электронных документов.

2. Создание копий электронных документов.

3. Конвертирование в стандартный формат.

4. Миграция.

5. Основные типы потерь, которые необходимо учитывать при обеспечении сохранности электронных документов.

 

Тема 2.5.Сохранность документов электронной почты.

Некоторые сообщения могут и должны быть распечатаны на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение послужило основанием для издания другого - бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и/или утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге. Кроме того, если сообщения хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации как электронными, так и бумажными.

На практике некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2—3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.

Сохранность баз данных. В каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):

· таблицы базы данных;

· информация, содержащаяся в полях базы данных;

· вся база данных.

После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:

· хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);

· xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);

· осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).

Если база данных является документом и более не применяется в текущей управленческой деятельности, ее следует хранить целиком. Если база данных не является документом, она подлежит сохранению до минования надобности.

Опыт хранения ЭД в России гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 1990-х гг.

Сохранность веб-документов. Концепция обеспечения сохранности веб-документов исходит из предположения, что не все элементы сайта являются документами, поэтому только некоторые из них подлежат сохранению. Внутри организации обязанности по сохранению веб-документов распределяются между несколькими сотрудниками, участвующими в создании, администрировании и использовании сайта:

· веб-мастерами (техническими специалистами);

· лицами, ответственными за информационную поддержку сайта;

· внутренними пользователями;

· делопроизводственным персоналом.

При обеспечении сохранности веб-документов необходимо ответить на ряд вопросов:

· Что сохранять (какие элементы сайта, только ли «рожденные» в электронной форме, всё или выборочно)?

· Когда сохранять (на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью)?

· Как сохранять (распечатывать на бумаге, делать «моментные снимки» электронных версий при помощи специального программного обеспечения)?

Контрольные вопросы:

1. Определение информационной технологии. Основные отличия электронных информационных технологий от традиционных.

2. Дайте существующие определения понятия «документ».

3. Назовите и охарактеризуйте свойства, отличающие документ от электронного сообщения.

4. Сохранность документов электронной почты.

5. Чем обусловлено существование двух направлений в защите электронных сообщений?

6. Назовите отличительные признаки электронного сообщения.

7. Какие необходимые требования должны быть выполнены для обретения документом юридической и управленческой силы?

8. Какие реквизиты позволяют определить, что предъявленное аналоговое сообщение имеет статус документа.

9. Срок хранения сообщений электронной почты.

10. Сохранность баз данных.

11. Сохранность веб-документов.

Михеева «Информационные технологии» – с.300-338,

Сапков «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства»– с. 163-174.

 

Раздел 3 Обеспечение сохранности документов в архиве организации.