Достоинства электронного документооборота

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который отличается следующими преимуществами:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

· ввода, подготовки и редактирования документов;

· ввода и обработки сведений о документах (регистрации);

· обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;

· осуществления контроля исполнения документов;

· хранения и поиска документов (создания баз данных);

· приёма - пересылки документов;

· систематизации документов, формирования папок (дел);

· подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

Основными преимуществами автоматизированной системы являются:

· высокая гибкость ее и адаптируемость к требованиям конкретного заказчика;

· построение ее на единой аппаратной платформе, что позволяет сократить расходы на ее эксплуатацию;

· использование единого пользовательского интерфейса, что облегчает освоение системы неподготовленными пользователями;

· автоматизация работы не только с организационно-распорядительными документами, но и с проектно-конструкторской документацией;

· поэтапность внедрения, что позволяет плавно переходить от одного уровня автоматизации к более высокому.

Контрольные вопросы:

1. Общие цели внедрения компьютерных информационных технологий в документационное обеспечение управления.

2. Единая аппаратно-программная среда офиса как основа эффективного внедрения систем электронного документооборота.

3. Требования к современным офисным системам для автоматизации делопроизводства.

4. Принципиальная разница между двумя группами программных систем автоматизации делопроизводства и особенности их практического внедрения в деятельность офиса.

5. Влияние материальных, финансовых, интеллектуальных и других возможностей организации на выбор программных продуктов для создания систем электронного документооборота.

6. Роль предварительного анализа информационных взаимосвязей подразделений и сотрудников, механизмов их реализации и используемых текущих технологий информационно-документационного обеспечения основных (типовых) управленческих операций на выбор конкретной системы электронного документооборота и эффективность ее внедрения.

7. Проблемы межсистемной интеграции различных систем электронного документооборота. Необходимость нормативного регулирования (сертификации) систем управления документами и систем электронного документооборота. Сочетание «традиционных» и «электронных» технологий в современных системах документационного обеспечения управления.

8. Что означает безбумажный документооборот?

9. Достоинства электронного документооборота.

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документе не только текст, но и мультимедийные данные;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

10. Какими возможностями должны обладать системы автоматизации делопроизводства?

11. Основные преимущества автоматизированной системы

Андреева. Энциклопедия секретаря с.629-631

Серова. Самоучитель для секретаря на компьютере - с.353-355