Новый СЗВ-М: когда сдавать и как заполнить

Лина СТАВИЦКАЯ
эксперт журнала «Главбух»

1 Срок первой сдачи — не позднее 10 мая

Контрольные даты на весь 2016 год — в таблице

2 Электронный отчет — за 25 человек и более

Если меньше, можно сдать СЗВ-М на бумаге. Как посчитать людей, смотрите на примере

3 Образец новой формы

СЗВ-М заполняют один на всех работников и физлиц-подрядчиков. Наглядный образец

4 Штраф за несданный отчет — 500 руб.

Также есть штраф за ошибки и за бумажный отчет вместо электронного

10

мая —

последний день сдачи СЗВ-М. Но ПФР примет отчет и в апреле

Не позднее 10 мая все компании должны впервые сдать в Пенсионный фонд новый ежемесячный отчет СЗВ-М (постановление Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п). Это один отчет на всех сотрудников и физлиц-подрядчиков. На образце за апрель вы увидите, как и что заполнять в новой форме.

Как сдавать отчет

На бумаге можно сдать форму СЗВ-М, в которую вошли сведения на 24 человека или меньше. Данные на 25 и большее число работников компании сдавайте по интернету через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Посчитайте и включите в отчет данные обо всех физических лицах, с которыми в апреле:

— компания заключила трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг;

— такие договоры продолжают действовать;

— компания расторгла такие договоры.

Пример. Как определить, электронно отчитываться или на бумаге

В компании 20 сотрудников работают по трудовым договорам. В апреле трое из них уволились. На вакантные места приняли двух новеньких. В этом же месяце компания заключила договоры подряда на выполнение работ еще с семью физическими лицами.

В СЗВ-М за апрель бухгалтер компании включил данные на:

— 9 человек, с которыми заключили договоры (7 + 2);

— 17 человек, договоры с которыми продолжают действовать (20 – 3);

— 3 человека, с которыми расторгли договоры.

Всего в СЗВ-М попадут сведения на 29 человек (9 + 17 + 3). Это больше лимита (29 > 24). Значит, нужно сдать отчет в электронном виде.

Как заполнить форму

В форме легко ориентироваться — в каждой строчке есть подсказки о том, как заполнять. СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1) реквизиты страхователя;

2) отчетный период;

3) тип формы;

4) сведения о застрахованных лицах.

Реквизиты страхователя. Данные о компании минимальные. Это регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.

Отчетный период. Здесь приведите код отчетного периода и год. Все коды есть в самой форме. Они соответствуют порядковому номеру месяца. Например, в отчете за апрель ставьте 04, за май — 05 и т. д.

Тип формы. Сюда впишите один из трех буквенных кодов.

«Исхд» — исходная форма. Используйте этот код всегда, когда составляете первичный СЗВ-М за месяц.

«Доп» — дополняющая форма. Используйте этот код, если забыли включить в исходную форму данные о каком-то сотруднике.

«Отмн» — отменяющая форма. Этот код на случай, когда надо отменить лишние сведения. Например, записали в отчет сотрудника, который давно уволен. В этом случае в табличной части СЗВ-М приведите лишь одну строчку с данными этого работника. Поставьте код «отмн», а остальные сведения — отчетный период, реквизиты компании — заполните как в исходном отчете.

В первичном отчете за апрель поставьте код «исхд»

Если нужно исправить ошибочные данные, сдайте одновременно отменяющую и дополняющую формы. Отчет с кодом «отмн» аннулирует ошибочные сведения. В нем приведите только те данные, в которых были недочеты. В форме с кодом «доп» покажите аналогичные сведения, но только правильные. И сдайте обе формы одновременно.

Сведения о застрахованных лицах. В табличной части приведите Ф.И.О. полностью, ИНН и СНИЛС всех сотрудников. ИНН — необязательный реквизит. Его впишите, только если сотрудник предоставил такую информацию о себе. Если он не сообщал этот номер, графу можно оставить пустой.

Важная деталь

В ПФР примут отчет и без ИНН сотрудника. Это дополнительный реквизит.

В бланке СЗВ-М всего 25 строк, по одной на каждого из сотрудников. Если работников в компании столько же или больше, то СЗВ-М должен быть электронным. Учетные программы автоматически добавляют строки для всех остальных сотрудников. Весь отчет заверяют одной подписью, дробить его на несколько не надо.

Готовый отчет подпишите у руководителя. Поставьте его должность, расшифровку подписи, дату подписания. Печать нужна, только если компания не отказалась от нее официально. СЗВ-М может подписать и другой сотрудник, например главбух. Приведите реквизиты доверенности в отчете в качестве дополнительных сведений.

Распечатать образец • Скачать образец в формате Word

Какие возможны штрафы

Нарушения, связанные с СЗВ-М, можно разделить на три группы.

Отчет не сдан или сдан с опозданием. Если проверяющие вовремя не получат СЗВ-М, они оштрафуют компанию. Причем не важно, не сдали отчет вовсе или опоздали на день. Сумма штрафа зависит от числа работников, по которым не сдали сведения, и составляет 500 руб. за каждого (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Ошибки в отчете. За сведения с ошибками штраф такой же — 500 руб. за человека, в Ф.И.О., ИНН или СНИЛС которого есть хотя бы одна ошибка. Отсутствие ИНН — не ошибка, за это не оштрафуют. А вот если его показали, но перепутали цифры или пропустили одну из них — уже недочет. Такие реквизиты, как Ф.И.О. и СНИЛС, являются обязательными. Любые ошибки в этих сведениях, даже обычные опечатки, приведут к штрафу.

Не тот формат. Если сведения на 25 человек и более отправить не через интернет, а обычной почтой, то штрафа в сумме 200 руб. быть не должно. Он распространяется только на 4-ФСС и РСВ-1 (ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Но проверяющие могут сказать, что отчет не принят, и потребовать 500 руб. за каждого сотрудника (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).