Формирование платежных поручений

Не секрет, что большинство представителей отечественного ма- лого бизнеса предпочитают иметь дело с наличными деньгами, нежели пользоваться безналичными расчетами: за «наличку» и реа-

лизуется товар в розницу, и приобретается оптом, многие платежи делаются наличными деньгами через сберкассу.

Но, как бы там ни было, если у предпринимателя есть счет в бан- ке, ему хотя бы иногда приходится проводить и безналичные плате- жи. Во-первых, иногда бывает выгоднее приобрести товар за безна- личный расчет, во-вторых — налоги и иные подобные платежи также платятся в основном безналичными деньгами, в-третьих — аренда зачастую платится перечислением со счета и т. д. Поэтому необходи- мо уметь самостоятельно оформлять платежные документы (в част- ности — платежные поручения), и в данном разделе мы научимся делать это самостоятельно.

Чтобы перейти в режим работы с платежными поручениями, нужно выполнить команду главного меню Документы > Платежки в банк (эта команда вызывается также нажатием клавиши F2). При ак- тивизации данной команды на экране открывается окно, которое изображено на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Перечень платежных поручений

В данном окне отображается список созданных ранее платежных поручений. При первом открытии окна в нем не будет ни одной по- зиции.

Для каждого платежного поручения в соответствующих колонках отображается информация, по которой его можно идентифициро- вать: номер и дата документа, название контрагента по документу и сумма документа, а также дополнительная информация — количе- ство экземпляров, вид деятельности, индивидуальный номер нало- гоплательщика и банковские реквизиты контрагента и др.

Чтобы сформировать новый документ, нужно выполнить коман- ду контекстного меню Добавить либо нажать клавишу Insert — в ре- зультате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.18.

Рис. 3.18. Формирование платежного поручения

В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов добавляемо- го платежного поручения. В таком же окне производится редактиро- вание параметров введенного ранее платежного поручения: для пе- рехода в режим редактирования нужно в списке платежных поручений (см. рис. 3.17) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо два- жды щелкнуть мышью на требуемой позиции.

Как видно на рисунке, окно состоит из двух вкладок: Документ и

Плательщик и примечание. Рассмотрим подробнее каждую из них.

Большинство параметров документа вводится на вкладке Доку‐ мент. В первую очередь необходимо определить значения основных параметров — полей Номер, от даты и Сумма.

В поле Номер указывается номер платежного поручения. Значе- ние данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового документа, но его при необходимости можно отре- дактировать с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика.

Дата платежного поручения указывается в поле от даты. Требу- емое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счет- чика либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика. Отметим, что данное поле также заполняется автоматически в момент создания документа — по умолчанию в нем отображается текущая дата.

Сумма платежного поручения вводится в поле Сумма.

ВНИМАНИЕ

Поля Номер, от даты и Сумма являются обязательными для заполне- ния; если не заполнено хотя бы одно из них, ввод платежного поруче- ния будет невозможным.

 

В области настроек Контрагент указывается наименование контрагента по данному документу (т. е. получателя платежа). Чтобы указать контрагента, нужно нажать расположенную слева кнопку Вызвать список контрагентов для выбора получателя (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведе- нии к ней указателя мыши), затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 3.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Сразу после этого в области настроек отобра- зится не только наименование выбранного контрагента, но и его ин- дивидуальный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет и банковские реквизиты.

В поле В/деятельности из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике видов деятельности, выбира- ется название вида деятельности по данному документу.

В поле Назначение платежа с клавиатуры вводится назначение платежа — например, За товар по накладной № 25 от 10.08.2011 и т. п. При необходимости можно автоматически сформировать строку с информацией об НДС — для этого нужно нажать расположенную ниже кнопку Добавить в т. ч. НДС от суммы, указав предварительно ставку НДС.

На вкладке Плательщик и примечание указывается плательщик по данному документу (т. е. наименование организации, от имени которой оформляется данный документ), и вводится произвольное примечание. Если программа эксплуатируется от имени одной орга- низации или предпринимателя (т. е. в справочнике контрагентов признак Предприятие установлен только одному предприятию или предпринимателю), то плательщика выбирать не нужно: он будет подставлен автоматически. В противном случае плательщика можно будет выбрать из числа контрагентов, которым в справочнике уста- новлен признак Предприятие. Выбор плательщика осуществляется таким же образом, как и выбор контрагента-получателя на вкладке Документ.

Завершается ввод платежного поручения нажатием кнопки Да. При нажатии кнопки Нет окно будет закрыто без сохранения выпол- ненных изменений.

Для вывода платежного документа на печать следует в окне списка документов (см. рис. 3.17) нажать кнопку Платежка, распо- ложенную слева внизу окна.

Для удаления платежного поручения из списка нужно установить на него курсор, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся кон- текстном меню выполнить команду Удалить (также для этого можно воспользоваться клавишей Delete). При этом программа выдаст до- полнительный запрос на подтверждение операции удаления.

 

Ведение долговых записей

Характерной особенностью малого бизнеса в современной России является то, что целый ряд задолженностей (как дебиторской, так и кредиторской) может возникать без осуществления хозяйственных операций. Например, при отпуске товара покупателю возникает за- долженность этого покупателя перед поставщиком — это понятно. При перечислении денег задолженность погашается — это тоже по- нятно. А если предприниматель просто кому-то одолжил некоторую сумму денег? Или отпустил товар с отсрочкой платежа с условием оплаты наличными деньгами, причем не отражаемыми в официаль- ном учете?

Подобных примеров каждый представитель малого бизнеса навер- няка может привести великое множество. Суть в данном случае одна: необходимо каким-то образом вести учет долгов, возникающих в ре- зультате подобных «нестандартных» и «неофициальных» операций.

В программе «Оперативная работа» такая возможность преду- смотрена: пользователь просто вводит в программу информацию о возникновении и погашении долгов, без предварительного оформ- ления тех либо иных документов.

Для перехода в данный режим работы следует выполнить коман- ду главного меню Документы > Долги (данная команда активизиру- ется также нажатием клавиши F5). При выполнении данной команды открывается окно, изображенное на рис. 3.19.

Рис. 3.19. Долговые записи

В данном окне представлен список введенных ранее долговых за- писей. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках по- следовательно отображается порядковый номер записи, дата созда- ния записи, день недели, когда была создана запись, наименование контрагента по задолженности, сумма долга и вид деятельности, к которому следует отнести данную запись.

Чтобы создать новую долговую запись, нужно нажать правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить ко- манду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие кла- виши Insert. При выполнении любого из этих действий на экране от- крывается окно, которое показано на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Ввод и редактирование долговой записи

В данном окне осуществляется ввод всех реквизитов долговой за- писи. В таком же окне производится редактирование параметров вве- денной ранее долговой записи: для перехода в режим редактирования нужно в списке долговых записей (см. рис. 3.19) выделить курсором требуемую позицию и либо выполнить команду контекстного меню Изменить, либо дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции.

В первую очередь необходимо определить номер, дату и сумму создаваемой долговой записи.

Номер записи указывается в поле № документа. Значение данно- го поля формируется программой автоматически в момент создания нового документа, но его при необходимости можно отредактиро- вать с клавиатуры или с помощью кнопок счетчика.

Дата долговой записи указывается в поле от. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры, с помощью кнопок счетчика либо с по- мощью календаря, открываемого нажатием кнопки, расположенной справа от счетчика. Отметим, что данное поле также заполняется ав- томатически в момент создания документа — по умолчанию в нем отображается текущая дата.

 

СОВЕТ

В качестве даты создания долговой записи рекомендуется указывать дату возникновения данной задолженности.

 

Сумма задолженности указывается в поле Сумма. В данное поле возможен ввод значения с точностью до двух знаков после запятой.

В правой части окна с помощью переключателя Операция следует указать тип данной операции: Расход или Приход. Еще правее распо- ложен флажок Возврат: если он установлен, то данная операция бу- дет считаться операцией возврата долга.

В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка, содержи- мое которого формируется в справочнике видов деятельности, вы- бирается название вида деятельности, к которому относится данная долговая запись. Например, если возникла задолженность за пере- возку товара, то в данном поле можно выбрать значение Грузопере- возки. Если же был отпущен товар в долг, то можно указать значение Торговля и т. д.

В области настроек Контрагент указывается наименование контрагента по данной долговой записи. Чтобы указать контрагента, нужно нажать расположенную слева кнопку Вызвать список контр- агентов для выбора получателя (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мы- ши), затем в открывшемся окне справочника контрагентов (см. рис. 3.7) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. Сразу после этого в области настроек Контрагент отобразится не только наименование выбранного контрагента, но и его индиви- дуальный номер налогоплательщика, юридический адрес, название банка и примечание.

Аналогичным образом в области настроек Предприятие следует указать название собственного предприятия, от имени которого формируется долговая запись. Если программа эксплуатируется от имени одного предприятия (предпринимателя), то выбирать ничего не нужно — требуемые реквизиты отобразятся автоматически.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры вве- сти дополнительную информацию произвольного характера о дан- ной долговой записи. Например, можно ввести текст, раскрывающий

суть записи: Дано наличными в долг, Отпущен товар с отсрочкой платежа, За аренду склада и т. п.

Завершается процесс ввода/редактирования долговой записи нажатием в данном окне кнопки Да. Кнопка Нет предназначена для выхода из режима ввода/редактирования без сохранения выполнен‐ ных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод новых долговых записей на основании введенных ранее (т. е. быстрое создание копии имеющейся долговой записи). Эту возможность удобно использовать, например, для быстрого добавления новой долговой записи, у кото‐ рой некоторые или большинство реквизитов совпадают с какой- нибудь из введенных ранее записей, а также в иных ситуациях.

Чтобы создать новую долговую запись путем копирования име‐ ющейся, нужно в окне списка долговых записей (см. рис. 3.19) выде‐ лить курсором запись-источник и нажать кнопку Копия, расположен‐ ную внизу окна, либо выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно ввода/редактирования долговой записи (см. рис. 3.20), в котором нужно будет отредактировать те реквизиты, которые отличаются от записи-источника, и нажать кнопку Да. В ре‐ зультате выполненных действий новая долговая запись будет добав‐ лена в список долговых записей.

При необходимости можно просмотреть и информацию о контр‐ агенте по данной долговой записи. Для этого нужно выделить соот‐ ветствующую позицию в списке курсором и нажать кнопку Контр- агент, которая расположена справа от кнопки Копия.

Чтобы удалить долговую запись, нужно выделить ее в списке курсором и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

 

Учет складских операций

Для учета складских операций в программе реализована возмож‐ ность работы с приходными и расходными складскими документами. Для перехода в режим работы с приходными складскими документами следует выполнить команду главного меню Документы > Приход скла- да, которая вызывается также нажатием клавиши F6, а для работы с расходными складскими документами предназначена команда Доку- менты > Расход склада, вызываемая также с помощью клавиши F7.

Следует отметить, что порядок с приходными и расходными складскими документами в программе «Оперативная работа» во мно‐ гом аналогичен. Поэтому мы не будем рассматривать каждый из этих

режимов работы по отдельности, а познакомимся с ведением склад‐ ских операций на примере приходных складских документов.

При активизации команды Документы > Приход склада на экране отображается окно, которое представлено на рис. 3.21.

Рис. 3.21. Приходные складские документы

В данном окне содержится список созданных ранее приходных документов. Если вы впервые открыли данное окно, то в нем не бу‐ дет ни одной позиции.

Чтобы создать приходный документ, нужно нажать клавишу Insert либо выполнить команду контекстного меню Добавить. При этом на экране откроется окно ввода приходного складского доку‐ мента, изображенное на рис. 3.22.

Окно ввода документа (в аналогичном окне выполняется редак‐ тирование введенного ранее документа) включает в себя три вклад‐ ки: Документ, Предприятие и контрагент и Содержание. Рассмотрим содержимое каждой из них.

На вкладке Документ вводится основная информация о текущем документе. В первую очередь необходимо указать номер и дату до‐ кумента (значения данных полей рассчитываются автоматически, но их можно изменить по своему усмотрению). Отметим, что на данной вкладке в соответствующих областях настроек отдельно указывают‐ ся реквизиты трех типов документов: счета, накладной (акта) и счет‐ фактуры.

Также необходимо проверить, чтобы переключатель Операция был установлен в положение Приход (поскольку формируется при‐ ходный документ).

Если по данной накладной осуществляется возврат полученного ранее товара, то нужно установить флажок Возврат.

В поле Вид деятельности из раскрывающегося списка следует выбрать название вида деятельности, к которому будет отнесен дан‐ ный документ. Если за товар по данной накладной оплата будет про‐ изводиться наличными деньгами, то нужно установить флажок За наличный расчет.

Рис. 3.22. Оформление приходного складского документа

Если необходимо, чтобы документ был включен в книгу покупок и журнал учета счет‐фактур, следует установить соответственно флажки Входит в книгу покупок и Входит в журнал учета счетов‐ фактур.

На вкладке Предприятие и контрагент указывается наименова‐ ние организации, от имени которой оформляется данный документ, а также наименование контрагента по документу. Выбор предприя‐ тия и контрагента осуществляется таким же образом, как и в режиме ввода/редактирования долговых записей (см. рис. 3.20).

На вкладке Содержание формируется перечень товарно‐ материальных ценностей по данному документу (т. е. спецификация документа).

Завершается ввод приходного документа нажатием кнопки Да. С помощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

После ввода каждого документа его необходимо провести по уче‐ ту, чтобы в программе произошли соответствующие изменения (пе‐ ресчиталась информация о расчетах с контрагентами, складские

остатки и т. д.). Чтобы провести созданный документ, необходимо выделить его в списке курсором и нажать кнопку Проводка либо кла‐ вишу F12 (можно также воспользоваться соответствующей командой контекстного меню). В результате любого из перечисленных дей‐ ствий на экране откроется окно, которое показано на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Оприходование товаров на склад

Возможности программы предусматривают автоматическое фор‐ мирование документа на оплату товара, поступившего по данному приходному документу. Это может быть кассовый ордер либо бан‐ ковская выписка. Для автоматического формирования документа на оплату следует в окне проведения документа нажать соответствую‐ щую кнопку (на рис. 3.23 выбран документ Кассовый ордер). Если до‐ кумент на оплату создавать не требуется, в данном окне нужно нажать кнопку Нет (эта кнопка нажата по умолчанию).

Чтобы инициировать проведение документа, следует в данном окне нажать кнопку Да. По окончании процесса проведения данное окно будет закрыто автоматически, а документ в списке — соответ‐ ствующим образом помечен в колонке Сумма (для оплаченных доку‐ ментов отобразится соответствующая информация также и в колон‐ ке Оплачено).

Перечень платежных документов, созданных по каждому склад‐ скому документу, можно просмотреть, выделив складской документ

в списке курсором  и  нажав клавишу   F11  (можно  также воспользо‐ ваться командой Оплата, находящейся в контекстном меню).