Глава 4. Отражение бухгалтерских операций в программе «оперативная работа»

Программа, описанию которой посвящена данная глава, предна‐ значена для ведения несложной бухгалтерии и адресована в первую очередь представителям малого бизнеса: владельцам коммерческих ларьков, торговых палаток и т. п.

Эта программа называется «Оперативная работа» (сайт програм‐ мы — www.memo4x4.ru), она создана отечественными разработчика‐ ми и распространяется на безвозмездной основе (программа пред‐ ставляет собой «облегченный» вариант платного аналога Memo Fora 4x4 «Свой бизнес», который можно найти на сайте www.memo4x4.ru). Среди достоинств программы в первую очередь следует отметить ши‐ рокую функциональность и возможность гибкой настройки примени‐ тельно к потребностям конкретного пользователя. Программа облада‐ ет простым и удобным русскоязычным интерфейсом, который легко воспринимается даже неопытными пользователями компьютера.

 

Назначение и функциональные возможности

Функциональные возможности, реализованные в программе «Опе‐ ративная работа», позволяют решать перечисленные ниже задачи.

· Формирование и ведение различных справочников: контраген‐ тов, ответственных лиц, видов деятельности, товаров и услуг, единиц измерения, стран происхождения товаров, видов платежей и др.

· Импорт данных из внешних источников.

· Сохранение используемой базы данных во внешнем файле и последующее восстановление ее из внешнего файла.

· Формирование и вывод на печать разнообразных бухгалтер‐ ских и иных документов: платежных поручений, кассовых докумен‐ тов, товарно-сопроводительных документов, и др.

· Ведение списка долгов.

· Использование встроенного счетчика банкнот для быстрого подсчета наличной денежной выручки.

· Гибкая настройка программы, причем можно создать несколь‐ ко разных профилей настроек и использовать их в зависимости от текущих потребностей.

· Настройка, формирование и вывод на печать разнообразных отчетов: реестров документов, книг покупок и продаж, кассовой кни‐ ги, оборотов по счету, денежных оборотов по дням и др.

Помимо перечисленных, с помощью программы «Оперативная работа» можно решать и другие задачи, возникновение которых обу‐ словлено спецификой конкретного пользователя.

Как и при работе со многими другими программными продукта‐ ми, перед тем, как приступить к эксплуатации программы, следует выполнить ее настройку, а затем — заполнить основные справочни‐ ки. С этими режимами мы и познакомимся в первую очередь.

Настройка программы

Перед тем как приступить к настройке программы, следует вве‐ сти в справочник контрагентов информацию о собственном пред‐ приятии. Дело в том, что возможности программы предусматривают создание и использование нескольких профилей настроек, и каждый профиль должен быть привязан к своему предприятию. О том, как ведется работа со справочником контрагентов и как присвоить вве‐ денной организации признак своего предприятия, рассказывается ниже, в разделе, посвященном описанию справочника контрагентов.

Для перехода в режим настройки программы следует выполнить команду главного меню Файл > Настройки программы, которая вы‐ зывается также нажатием комбинации клавиш Alt+F2. В результате на экране откроется окно со списком созданных ранее профилей настроек, которое изображено на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Настройка программы

В данном окне содержится список созданных ранее профилей настроек. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается наименование настройки, название собственного предприятия (фамилия предпринимателя), к которому относится данная настройка, и вид деятельности этого предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ

Профилем настройки в программе «Оперативная работа» называется кон‐ кретный вариант ее настройки. Например, один вариант настройки про‐ граммы может использоваться для учета «черной» бухгалтерии, другой — для ведения официальных документов и т. п. Также можно использоваться

разные варианты настроек для разделения учета в разных торговых точ‐ ках: например, для коммерческого киоска используется один вариант настройки, а для торговой палатки на рынке — другой и т. п.

В самом начале эксплуатации программы в списке профилей настроек будет только одна позиция, предложенная разработчиками.

Как же из нескольких имеющихся в программе настроек выбрать ту, которая будет действовать в данный момент?

Настройка, действующая в данный момент, называется текущей настройкой. Чтобы назначить ту или иную настройку текущей, нуж‐ но выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Текущая, которая расположена слева внизу окна. В результате слева от названия теку‐ щей настройки отобразится соответствующий символ (на рис. 3.1 текущей настройкой является первая настройка списка).

Чтобы удалить настройку из списка, нужно установить на нее курсор и выполнить команду контекстного меню Удалить либо нажать клавишу Delete. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы создать новую настройку, нужно нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Доба- вить. Также для этого можно воспользоваться кнопкой Добавление новой записи, которая находится в инструментальной панели главно‐ го окна программы.

 

ВНИМАНИЕ

Инструментальная панель главного окна программы находится в его верхней части (сразу под главным меню). Названия кнопок отобража‐ ются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Кнопки этой панели можно использовать практически во всех интерфейсах и режимах работы программы.

Окно создания нового профиля настройки представлено на рис. 3.2.

В этом же окне осуществляется и редактирование созданной ра‐ нее настройки. Для перехода в режим редактирования нужно выде‐ лить требуемую настройку курсором и нажать в инструментальной панели программы кнопку Редактирование записи, либо в кон‐ текстном меню выбрать команду Изменить. Для просмотра карточки настройки можно воспользоваться кнопкой Настройка, которая рас‐ положена внизу окна (в режиме просмотра редактирование настрой‐ ки невозможно).

Как видно на рисунке, данное окно состоит из четырех вкладок: Общие, Платежные документы, Товарооборот и документы склада и Дополнительно. Каждая вкладка включает в себя набор однотипных, сходных по назначению и функциональности параметров настройки.

Рис. 3.2. Создание профиля настройки

ВНИМАНИЕ

Информация, введенная в окне создания и редактирования настройки (см. рис. 3.2), будет сохранена только после нажатия кнопки Да. С по‐ мощью кнопки Нет осуществляется выход из данного режима без со‐ хранения выполненных изменений. Эти кнопки доступны на всех вкладках данного окна.

 

Рассмотрим подробнее содержимое каждой вкладки.