Ввод исходных данных в каталоги и справочники

После того, как выполнена настройка программы, можно присту‐ пать к вводу исходных данных. Далее мы рассмотрим наиболее вос‐ требованные каталоги и справочники программы.

 

Справочник номенклатуры

Справочник номенклатуры является одним из основных спра‐ вочников, используемых в программе «Бухгалтерские документы». Он предназначен для ввода, редактирования и хранения информации

o товарно‐материальных ценностях, с которыми работает данное предприятие (предприниматель). Информация, хранящаяся в спра‐ вочнике номенклатуры, используется, в частности, при формирова‐ нии приходных и расходных товарно‐сопроводительных документов, товарных чеков и др.

Для перехода в режим работы со справочником номенклатуры следует выполнить команду главного меню Справочники > Номен‐ клатура. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, которое представлено на рис. 4.7.

Рис. 4.7. Справочник номенклатуры

В верхней части окна содержится инструментальная панель, кнопки которой предназначены для работы со справочником. Неко‐ торые из этих кнопок продублированы также в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши в правой части окна.

ВНИМАНИЕ

Названия кнопок инструментальной панели отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Это относится также и к другим окнам и режимам работы программы.

На рисунке видно, что данное окно разделено на две части: левую и правую. В программе «Бухгалтерские документы» реализована возможность объединения однотипных товаров в группы (например, группа Соки, группа Сигареты и т. п.). В левой части окна отображает‐ ся перечень групп, в правой части — список товарно‐материальных ценностей той группы, которая в левой части выделена курсором. Таким образом, последовательно щелкая курсором на названиях групп в левой части окна, можно быстро просмотреть содержимое каждой группы.

Для каждой номенклатурной позиции в соответствующих колон‐ ках отображается ее код, полное наименование и артикул.

Чтобы добавить в справочник новую товарную группу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в левой части окна и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить группу), после чего с клавиатуры ввести название товарной группы и нажать клавишу Enter.

Для добавления в справочник новой номенклатурной позиции нужно выделить курсором товарную группу, в которую его необхо‐ димо поместить, и нажать в инструментальной панели кнопку Доба‐ вить описание товара. Также можно воспользоваться командой кон‐ текстного меню Добавить (напомним, что контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши в правой части окна). При выполнении любого из этих действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Ввод новой товарной позиции в справочник номенклатуры

В данном окне осуществляется ввод информации о добавляемом товаре. Отметим, что все поля данного окна являются необязатель‐ ными для заполнения, т. е. в справочник номенклатуры можно до‐ бавлять даже пустые позиции (только код этих позиций будет при‐ своен автоматически).

В поле Наименование с клавиатуры водится полное наименование добавляемой номенклатурной позиции. При необходимости в поле Артикул можно ввести артикул товара. Единица измерения товара указывается в поле Ед.измерения; по умолчанию данному полю при‐ своено значение шт., которое можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Ставка НДС указывается ставка налога на добавленную стоимость, по которой облагается данный товар. Требуемое значение

можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, от‐ крываемого по кнопке выбора. Аналогичным образом вводятся зна‐ чения в поля Цена с НДС и Цена без НДС, причем достаточно запол‐ нить какое-нибудь одно из этих полей: значение второго поля будет рассчитано автоматически на основании указанной ставки НДС и це‐ ны. Любое изменение значения поля Цена с НДС влечет автоматиче‐ ский перерасчет значения поля Цена без НДС, и наоборот. При изме‐ нении ставки НДС неизменной останется цена, которая была введена вручную, а значение другой цены соответствующим образом автома‐ тически пересчитывается.

В поле Страна происхождения можно указать страну происхож‐ дения товара. Это может быть как страна-производитель товара, так и страна, откуда он был импортирован. Чтобы заполнить данное по‐ ле, нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника стран (описание данного справочни‐ ка будет приведено ниже) выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Значение дан‐ ного поля может использоваться при оформлении некоторых доку‐ ментов.

В поле Номер таможенной декларации при необходимости можно ввести номер таможенной декларации на данный товар. Заполнение данного поля в большинстве случаев имеет смысл лишь для товаров, завезенных из-за рубежа.

Как известно, на многие реализуемые на территории Российской Федерации товары устанавливается гарантийный срок эксплуатации, или гарантийный срок хранения. Чтобы указать этот срок, нужно установить флажок Гарантия, и в расположенном справа поле ввести требуемое значение (например, Срок хранения 1 год). При снятом флажке Гарантия данное поле становится недоступным для редак‐ тирования.

Завершается процесс добавления в справочник новой номенкла‐ турной позиции нажатием в окне ввода кнопки ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения вы‐ полненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник номенклатуры любого неограниченного количества товарных групп и номенклатурных позиций, в зависимости от потребностей пользо‐ вателя.

В процессе работы может возникать необходимость внесения из‐ менений в ту или иную номенклатурную позицию (иначе говоря, бы‐ вает необходимо отредактировать данные по тому или иному това‐ ру). Для этого нужно выделить требуемый товар в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо вы‐

полнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. В результате на экране откроется окно редактирования товара, вид и состав которого полностью ана‐ логичны окну добавления товара (см. рис. 4.8).

Чтобы удалить товар из справочника номенклатуры, нужно вы‐ делить его в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить аналогичную команду контекстно‐ го меню. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств товара, см. рис. 4.8, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список товаров, внесенных в справочник номенклатуры, на печать. Для этого нужно в кон‐ текстном меню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка товаров представлен на рис. 4.9.

Рис. 4.9. Печатная форма списка товаров

Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в себя те же параметры, что и в окне справочника номенклатуры: код (поряд‐ ковый номер) товара, полное наименование товара и его артикул. Что‐ бы распечатать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплы‐ вающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в от‐ крывшемся окне настройки параметров печати — кнопку ОК.

В программе реализована возможность экспорта списка товаров, находящихся в справочнике номенклатуры, в файлы следующих

форматов: *.xls, *.rtf, *.txt и *.html. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню окна справочника (см. рис. 4.7), выбрать команду, которая соответствует требуемому фор- мату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным прави- лам нужно указать путь для сохранения и имя файла.

 

Справочник контрагентов

Справочник контрагентов предназначен для ввода, редактирова- ния и хранения информации обо всех контрагентах, с которыми в той или иной степени сотрудничает данное предприятие (предпринима- тель). К контрагентам относятся поставщики товаров, покупатели, обслуживающий банк, физические лица и др.

Для перехода в режим работы со справочником контрагентов следует выполнить команду главного меню Справочники > Контр‐ агенты. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 4.10.

Рис. 4.10. Справочник контрагентов

В данном окне отображается список введенных ранее контраген- тов. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отоб- ражается краткое и полное наименование контрагента, контактный телефон (или несколько телефонов) и электронный адрес.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками ин- струментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, кото- рое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы добавить в справочник нового контрагента, нужно в ин- струментальной панели нажать кнопку Добавить контрагента либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполне- ния любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.11.

Рис. 4.11. Режим ввода и редактирования данных о контрагенте

В данном окне осуществляется ввод всех основных реквизитов контрагента. На вкладке Общее в полях Краткое название и Наимено‐ вание вводится соответственно краткое и полное наименование контрагента. В полях ИНН, КПП и ОКПО указывается соответственно индивидуальный номер налогоплательщика, код причины постанов- ки на учет и код ОКПО.

Контактный телефон контрагента вводится в поле Телефоны. При необходимости в данном поле можно указать несколько телефонных номеров, разделив их каким-нибудь подходящим символом — например, точкой с запятой или запятой.

На вкладке Адреса указывается адрес контрагента. Здесь можно указать как юридический адрес согласно регистрационным данным, так и фактический адрес местонахождения контрагента. Иногда имеет смысл указывать адрес какого-нибудь структурного подразделения контрагента — например, склада, или розничной торговой точки.

Банковские реквизиты контрагента (при наличии таковых) ука- зываются на вкладке Расчетный счет.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник контрагентов любого неограниченного количества позиций, в зави- симости от потребностей пользователя.

Иногда бывает необходимо отредактировать те либо иные рек- визиты введенного ранее контрагента. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в ин- струментальной панели кнопку Изменить описание контрагента, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования контрагента, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления контрагента (см. рис. 4.11).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Уда‐ лить контрагента либо выполнить в контекстном меню команду Уда‐ лить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на под- тверждение операции удаления (откроется окно свойств контрагента, см. рис. 4.11, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список контрагентов, вне- сенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном ме- ню выполнить команду Печать списка. Пример печатной формы списка контрагентов представлен на рис. 4.12.

Рис. 4.12. Печатная форма списка контрагентов

Как видно на рисунке, печатная форма документа включает в се- бя те же параметры, что и в окне справочника контрагентов: наиме- нование контрагента и номер контактного телефона. Чтобы распеча- тать отчет, нужно в инструментальной панели окна отчета нажать кнопку Печать (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), а в открывшемся окне настройки параметров печати — кнопку ОК.

При необходимости можно экспортировать список контрагентов, внесенных в справочник, в файлы следующих форматов: *.xls, *.rtf,

*.txt и *.html. Для этого нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, которая соответ- ствует требуемому формату. При активизации любой из находящихся в данном подменю команд на экране открывается окно, в котором по обычным правилам нужно указать путь для сохранения и имя файла.

 

Справочник складов

Даже если предприятие является совсем небольшим (например, индивидуальный предприниматель имеет коммерческий киоск, или торговый лоток и т. п.), ему необходим как минимум один склад. При этом в качестве склада может использоваться и гараж, и квартира, и съемное складское помещение (например, в подвале) и т. п.

У многих предпринимателей, занимающихся розничной торгов- лей, фактически имеется два склада: один склад является основным, и на нем хранятся практически все запасы товаров. В качестве же второго склада выступает торговая точка, где тоже имеется опреде- ленное количество товаров, которые тоже необходимо учитывать. Что касается более крупных предприятий и предпринимателей, то у них вполне может быть несколько складов: например, склад промто- варов, склад продовольственных товаров и т. п.

Многие владельцы мелкого бизнеса, фактически имея один склад (плюс торговая точка), ведут учет таким образом, как будто у них имеется несколько складов. Например, весь товар хранится в гараже, но при этом сигареты лежат в одном месте, соки — в другом, моющие средства — в третьем, и т. п. И в учете предприниматель ведет от- дельно склад сигарет, склад соков, склад моющих средств и т. п. Та- кой подход заметно повышает наглядность данных учета и облегчает сам процесс ведения учета.

Для ввода, редактирования и хранения информации о складах в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника складов. Для перехода в режим работы с данным спра- вочником следует выполнить команду главного меню Справочники > Склады — в результате на экране откроется окно справочника, изоб- раженное на рис. 4.13. В данном окне представлен список введенных ранее складов с указанием названия каждого склада. Как нетрудно догадаться, при первом открытии справочника в нем не будет ни од- ной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками ин- струментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, кото- рое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Рис. 4.13. Справочник складов

Чтобы добавить в справочник новый склад, нужно в инструмен- тальной панели нажать кнопку Добавить описание склада либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполне- ния любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.14.

Рис. 4.14. Добавление склада в справочник

В данном окне нужно с клавиатуры ввести произвольное назва- ние склада и нажать кнопку ОК.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник складов любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Чтобы изменить название введенного ранее склада, нужно выде- лить его в списке курсором и либо нажать в инструментальной пане- ли кнопку Изменить описание склада, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изме‐ нить. В результате на экране откроется окно редактирования склада, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления скла- да (см. рис. 4.14).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Уда- лить описание склада либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

При необходимости можно вывести список складов, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выпол- нить команду Печать списка. Печатная форма документа содержит ту же информацию, которая представлена в окне справочника складов (см. рис. 4.13).

Справочник стран

Справочник стран предназначен для ввода, редактирования и хранения информации о странах мира, которые являются, например, производителями либо импортерами товаров, либо в которые по- ставляются товары и т. п. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню Справочники > Страны.

Порядок работы со справочником стран точно такой же, как и со справочником складов, описание которого приведено в предыдущем разделе.

Справочник сотрудников

При ведении даже небольшого бизнеса (уровня одного киоска или торговой палатки) очень трудно обойтись без помощников, т. е. наемных работников. В зависимости от вида деятельности предпри- нимателям приходится нанимать разных сотрудников: продавцов (без этого вообще не обойтись), грузчиков, водителей и др. Посколь- ку многие из них являются материально-ответственными лицами, и могут фигурировать в разных документах (товарно- сопроводительных и др.), очень желательно иметь о них полную ин- формацию.

Для ввода, редактирования и хранения информации о наемных работниках в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника сотрудников. Переход в режим работы с дан- ным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники > Сотрудники — при активизации данной коман- ды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 4.15.

В данном окне представлен список введенных ранее сотрудников (физических лиц) с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника. При первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Рис. 4.15. Справочник сотрудников

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками ин- струментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, кото- рое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом сотруднике, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполне- ния любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Регистрация нового сотрудника в справочнике

В данном окне в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры следует ввести соответствующие данные сотрудника. В области настроек Паспорт вводится информация о документе, удостоверяю- щем личность: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение бежен- ца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт и т. п.). Все поля об- ласти настроек Паспорт заполняются с клавиатуры, а поле Дата вы‐ дачи можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Завершается ввод данных о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник сотрудников любого неограниченного количества позиций, в зави- симости от потребностей пользователя.

Если возникает необходимость отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее сотрудника (например, продавщица вышла замуж и сменила фамилию), нужно выделить соответствую- щую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вы- зываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В ре- зультате на экране откроется окно редактирования данных сотруд- ника, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления сотрудника (см. рис. 4.16).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Уда‐ лить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств сотрудника, см. рис. 4.16, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список сотрудников, внесен- ных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка.

Для экспорта списка сотрудников во внешний файл нужно в под- меню Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, вы- брать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации лю- бой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Win- dows указать путь для сохранения и имя файла отчета.

Описание режимов работы

После настройки программы и ввода исходных данных в спра- вочники и каталоги можно приступать к ее эксплуатации. Далее мы на конкретных примерах рассмотрим основные приемы и методы работы в программе «Бухгалтерские документы».