Развитие ведомственных перечней

Государственный организм как сложная система органов, предприятий, учреждений состоит из отдельных организаций и ведомств. Ведомственная организация дополняется территориальной, причем в ряде случаев последний вид связей доминирует. Аппарат управления ведомства -иерархическая система специальных органов управления, занятых однородной деятельностью - является особым типом структурных единиц. Специфической разновидностью социальных управляющих систем, занимающих промежуточное место между макро-(госаппарат) и микро-(орган) уровнями управления, опосредствующим связи между аппаратом в целом и отдельными органами. В юридическом словаре говорится о том, что ведомство центральный орган государственного управления, образуемый в случае необходимости для руководства отдельными сферами хозяйственного и социально-культурного строительства. Примерами ведомств являются различные правительственные комитеты, министерства, службы. Цели, задачи, а также и сфера деятельности у них соответственно разная. И набор документов, кроме управленческих, тоже различен, поэтому целесообразно пользоваться ведомственными перечнями, которые разрабатываются специально для каждого учреждения учитывая деятельность каждого ведомства.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства; для него характерны: многозвенновое построение, дифференциация сроков хранения документов по звеньям системы, что позволяет решить вопрос о сроках хранения конкретных категорий документов в соответствии с местом, занимаемым организацией в системе ведомства. Перечень как бы дает срез по вертикали отраслевой (ведомственной) документной системы, раскрывает ее структуру и определяет какие документы следует хранить и в каких архивах, а какие - выделить к уничтожению.

В практике составления перечней сложились примерные схемы построения для организаций производственной и непроизводственной сфер деятельности, служащие основой для составления схемы конкретного ведомства с учетом специфики его деятельности. При анализе ведомственных перечней выявляются одинаковые подходы в решении вопросов структуры, звенности, детализации статей и сроков хранения. Схемы построения перечней - функционально-отраслевые. Перечни содержат систематическое перечисление видов документов по вопросам деятельности министерств и подведомственных им организаций. Особенностью ведомственных перечней является включение в их состав отраслевой, специфической документации, отражающей их основную производственную деятельность, представляющую исключительную значимость для выявления функций организаций, входящих в систему ведомства.

Основное назначение перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, состоит в определении состава документов, которые должны пополнить Архивный фонд страны. Составленный на основе единых требований к оценке документации различных сфер деятельности перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, является нормативным документом, устанавливающим виды, разновидности и группы документов, хранение которых в государственных архивах обязательно. Перечень является официальным сводом категорий и видов документов, которые государство считает необходимым хранить, т.е. как бы Данный перечень - основа для составления других методических пособий по экспертизе и комплектованию, так как включает документные системы, общие для большинства отраслей и сфер деятельности. Перечни документов являются основным инструментом отбора документации на хранение. В современных условиях необходимо уточнение их положений.

Вопросы, связанные с созданием перечней, возникли в архивоведении в начале двадцатого века. Изначально применение перечней рассматривалось как метод установления групп документальных материалов, подлежащих и не подлежащих государственному хранению, и средство полного охвата всей документации ведомств до низовых организаций включительно.

В 1958 году А.В. Елпатьевский высказал мысль о целесообразности создания отраслевых перечней - по отраслевым группам ведомств.

В 60-е годы прошлого века А.В. Елпатьевским были проанализированы положительные и отрицательные стороны ведомственных перечней и сделан вывод о необходимости создания «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР». Затем было написано много работ, где давалось обоснование создания системы перечней видов и разновидностей документов подлежащих приему в государственные архивы: А.В. Елпатьевский, В.В. Цаплин, В.Н. Автократов, Э.В. Колосова и другие.

В 80-е годы XX века методическое и теоретическое обоснование роли и назначения системы перечней было дано в работах В.Р. Клейна, В.М. Мамонова, В.Н. Автократова, Н.А. Орловой, Л.Н. Крюковой, М.П. Илюшенко.

Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской федерации» 2004 года. В статье 17 сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о:

- перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статья 6), или

- отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статья 23).

При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М, 2007) рекомендуют руководствоваться:

- перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями):

- перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями).

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные или, как их называют сегодня, отраслевые перечни¹. Было подготовлено более 100 таких документов.

В своей работе, в качестве примера я проанализирую два ведомственных (корпоративных) перечня: Перечень документов,

образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 8 августа 2005года (далее по тексту Перечень №1) и Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов от 15 мая 2005 года (далее по тексту Перечень №2). Рассматривая предложенные мной учреждения, детали истории каждого я опускаю за рамки данного исследования, но сначала проанализирую деятельность и функции каждого учреждения.