Развитие критериев экспертизы ценности документов

 

Критерии ЭЦД - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяются ценность документов.

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение в результате экспертизы ценности документов. Таким образом, экспертиза ценности документов, это некий «фильтр», который из всего массива документов должна отобрать определенные документы, или документы, отвечающие определенным требованиям должны пройти через данный «фильтр», для пополнения Архивного фонда страны. Таким образом, перед экспертизой ценности документов стоят задачи, а именно:

отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1. для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или постоянно);

2. для временного хранения.

- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

- отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Далее я рассмотрю и проанализирую критерии экспертизы ценности документов.

В работе М.П. Жуковой рассматривается разработка критериев оценки документов в пределах этапов:

1. 1918-1957 гг. - формулирование основных признаков - критериев оценки документов;

2. 1958- 1960 гг. - уточнение, дополнение признаков, интерпретация каждого из них;

3. 1970 - 1990 гг. - действует система критериев, состоящая из трех групп (происхождение, содержание и внешние особенности);

4. настоящее время - попытка переосмыслить критерии.

Впервые классификация критериев на группы была предложена в 1965 г. А.Д. Степанским и объяснялась необходимостью их последовательного применения. Предлагались такие группы:

1. критерии оценки содержания (содержание, автор, время, поглощенность);

2. критерии оценки документов с совпадающим содержанием;

3. критерии оценки внешних особенностей документов.

В 1970 году была предложена группировка по принятым в настоящее время трем группам. Несколько иное наполнение было дано в том же году Н.М. Шепуковой: Группа критериев происхождения - значение учреждения - автора или корреспондента, место образования документа, местонахождения документа в архиве, интенсивность документирования; группа содержания - значимость события, предмета, явления, научная ценность информации, содержащейся в документе, функция документа в управлении, соответствие содержания документа основным или вспомогательным функциям учреждения, полнота освещения события, новизна сведений о событии, вид, разновидность документа, время образования документа, периодичность образования документа, обобщенность сведений о событии, повторяемость сведений о событии, отраженность основной деятельности нижестоящих учреждений системы или их документации, история текста; группа критериев внешних особенностей - подлинность документа, реликвийный характер документа, характер передачи содержания документа, удостоверения и оформления документа, юридическая сила документа, физическое состояние документа.

Затем в монографии по экспертизе ценности документов и комплектованию была приведена следующая группировка критериев¹: критерии происхождения - значение учреждения, значение функций учреждения, значение события (явления, предмета), в подготовке или проведению, изучении которого приняло участие учреждение, время образования документов, место образования документов; критерии содержания - назначение документа, виды и разновидности документов, насыщаемость и уникальность содержания, степень поглощенности содержания, отраженность основной деятельности нижестоящих учреждений системы; критерии внешних особенностей - свидетельства подлинности, пометы, внешний вид передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе, палеографические и иные особенности, физическое состояние документа.

В 1980 г А.В. Елпатьевский предложил следующее наполнение групп критерии происхождения - значение учреждения или создателя документов, функции учреждения, время и место образования документов; критерии содержания - назначение документа, вид или разновидность документа, новизна, насыщенность и уникальность содержания документа, ценность (значимость) информации, содержащейся в документе, степень поглощенности содержания документа в других документах; критерии внешних особенностей - свидетельства юридической достоверности документа, пометы на документе, внешний вид документа (в том числе, художественные, палеографические, иные особенности), форма передачи текста, физическое состояние документа.

Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Таким образом все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

4. критерии происхождения документов;

5. критерии содержания документов;

6. критерии внешних особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование.

1. К группе критериев происхождения документов относятся:

1 значение учреждения или лица в жизни общества;

2 значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

3 время и место создания документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отражающего в документах.

На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим, даже документы, предназначенные для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание необходимо уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата -1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России. Критерий место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значимого события, интенсивного явления.

2. К группе критериев содержания документов относятся:

4 значимость информации документа;

5 повторяемость документной информации;

6 целевое назначение документов;

7 вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреждений делят на три группы:

- документы отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

- документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Данный критерий должен применятся в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Данный критерий должен применятся в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной¹ и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Дуплетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

1 подлинность;

1 внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинности документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копии документов, 1-2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно, хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1. критерии ценности фондов личного происхождения;

2. критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать
и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

1 знание творческой и общественной деятельности автора документа;

2 время и место создания документа;

значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Совершенствование и развитие делопроизводства является основой качественного комплектования государственных архивов.

Большая часть документов, если не все документы, образуются в делопроизводстве любой организации независимо от формы собственности. Что касается «государственной» части документов, то они имеют уже судьбу прописанную законом. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Прежде чем пройти экспертизу ценности документов и стать документом АФ РФ, необходимо побывать в делопроизводстве и ознакомится с номенклатурой дел, перечнями и таким образом знать сроки хранения, а возможно документ попадет и под влияние критериев, которые могут указать на бессмертность, то есть признать документ ценным либо особо ценным.

Из всего вышеуказанного, понятно, что на протяжении всей деятельности любой организации, государства образуются документы и для их классификации, сроков хранения, информационно-поисковой системы используется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются основные правила работы архивов организации. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, что помогает правильно организовывать документы в учреждениях, формировать дела, унифицировать сроки хранения в пределах одной ведомственной системы, что затем уменьшает затраты на упорядочение документов в указанный период хранения, а также обеспечивает сохранность документов и подготавливает к сдаче на государственное хранение. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разработка вопросов экспертизы ценности документов и их взаимосвязи с организацией документов в делопроизводстве отражена в работах К.Г. Митяева. В начале 60-х годов XX века А.В. Елпатьевским было подчеркнуто значение перечня документов с указанием сроков хранения в правильной постановке делопроизводства и перенесении экспертизы документов непосредственно в делопроизводство, в сферу создания документов и формирования дел.

В соответствии с Основными правилами работы архивов от 2002 года организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Таким образом, составление номенклатуры дел в организации определяет сроки хранения документов, где становится очевидно, какие документы хранятся 10 а какие 75 лет. Это есть первый этап экспертизы ценности документов, который проводится в делопроизводстве.

Но с внедрением информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, которые ознаменовались не только очевидным ростом эффективности, но и высветили уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов. Эта ситуация напоминает 50-е годы прошлого века, когда все архивы были переполнены документами и часть из них уничтожалась, как макулатура. И как сказано уже выше, разрабатывались перечни и критерии, необходимые для нормальной работы, как архивов, так и организаций.

Что касается начала века XXI, то проблема роста объемов бумажных документов есть и сейчас.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше - всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

И здесь главным фигурантом также является документ, если быть точнее электронный документ¹, который хранит информацию, где она представлена в электронно-цифровой форме. С появлением электронного документа появились и такие атрибуты как электронно-цифровая подпись. Останавливаться на данных понятиях я не буду, так как это не является объектом исследования данной работы, но появление новых технологий в сфере документоведения и архивоведения необходимо отметить. С появлением электронного документа появилось понятие электронный документооборот. Это новые понятия, которые прочно вошли почти во все сферы управления.