Принципы экспертизы ценности документов

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:

1 при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документа и опыта работы;

2 при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу с обозначенным на обложке дела сроком, хранения);

3 при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа к тому или иному делу, чем работник, регистрировавший документ).

Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и контролируется экспертной комиссией учреждения, организации, предприятия).

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (проводится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива).

До недавнего времени, на всех этапах экспертизы ценности документов исполнители руководствовались марксистско-ленинской методологией, которая требовала рассматривать события и явления в конкретной исторической обстановке во взаимосвязи с другими событиями и явлениями. На этой основе были разработаны принципы подхода к оценке документов:

1 принцип коммунистической партийности;

2 принцип историзма;

3 принцип всесторонности и комплексности изучения документов.

Принцип коммунистической партийности требовал умения оценивать содержание документов, освещение фактов и событий, изложенных в документе, с точки зрения трудящихся классов, умения видеть идеологическую направленность документа. Этот принцип был характерен для Советского периода.

Принцип историзма требовал подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т. е. с учетом особенностей времени и места создания документа. Этот принцип является важнейшей стороной диалектического и исторического материализма, так как предполагает рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений, отраслей, учреждений, документов и т. п.

Конкретно-исторический анализ документа и документных систем, условий и побудительных мотивов формирования тех или иных документов позволяет отделить закономерно возникшие потребности от случайных, субъективных, кроме того, историзм позволяет прогнозировать развитие документов, определить эффективные направления их изменения и конкретные пути их достижения.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов также является диалектическим. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие (планы, отчеты, переписка, докладные записки). Для правильной оценки значения документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других, так как результат изучения не будет полноценным.

Всесторонность и комплексность изучения документов является непременным условием при экспертизе любых категорий документов, но особенно важно применять этот принцип при экспертизе документов с повторяющимся содержанием.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы. Принцип- это основа, основные исходные положения любой теории¹, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, то есть явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества.

Для того чтобы правильно оценивать документы, необходимо пользоваться еще и критериями ЭЦД.