Становление экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

Оглавление

 

Введение

ГЛАВА 1. История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

1.1 Становление экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении XX век

1.2 Понятия и назначения экспертизы ценности документов

1.3 Принципы экспертизы ценности документов

1.4 Развитие критериев экспертизы ценности документов

ГЛАВА 2. Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина XX века - начало XXI века)

2.1 Правовые основы регулирования экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

2.2 Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов в РФ

2.3 Развитие ведомственных перечней

2.4 Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

2.5 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов в РФ

Заключение

Список сокращений

Список использованных источников и литературы

Приложения

 

Введение

 

Последняя четверть прошлого столетия прошла динамичное развитие и перешла на новый уровень своего естественного развития. Шагнув в новый век, век информационных технологий, информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение. На сегодняшний момент главным продуктом и товаром в сфере информационной деятельности является информация.

Выражение «тот, кто владеет информацией, тот владеет миром» особенно актуально в наши дни.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В нашем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.

Информация и все, что с ней связано самым активным образом воздействует на все стороны человеческой жизни. Для реализации своих потенциальных возможностей, достижения профессиональных успехов, гармонично развитой личности, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

Актуальность темы настоящего исследования заключается в том, что суть истории развития экспертизы ценности документов сводится к необходимости установления сроков хранения документов; для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Оценка информации документов проводится практически на всех этапах создания и обработки.

Начинается оценка документов в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы - дела, при составлении номенклатуры дел организации. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства, в конечном итоге, зависит репрезентативность АФ страны. В архивной работе экспертиза ценности документов является одним из основных и наиболее ответственных процессов работы, окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты.

Актуальность темы исследования определяется следующими теоретическими положениями.

Одним из важнейших направлений работы по определению оптимального состава документов АФ РФ является экспертиза ценности, проводимая как в делопроизводстве, так и в ведомственных, муниципальных и государственных архивах. Методика проведения экспертизы ценности документов сформировалась в XX в. Эволюция такова, что от придания значения только экспертизе в государственных архивах до первоначального проведения ее в делопроизводстве документоведы и архивисты подошли к вопросу о перспективности оценки документов уже в процессе их создания. Стадия делопроизводства становится объектом пристального изучения архивистов не только в плане рационального формирования тех комплексов документов, которые будут переданы на государственное хранение, но и в плане изучения диалектического единства методов и процессов работы с документами на всех этапах.

В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционным источниковедческим анализом.

Разработанная советским архивоведением система критериев применяется и в настоящее время на всех этапах проведения экспертизы ценности документов. Сложившаяся система пополняется новыми критериями, усложняются взаимосвязи между отдельными критериями.

Достаточно разработанные вопросы экспертизы ценности документов и в настоящее время продолжают оставаться в поле зрения документоведов и архивистов.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Среди перспективных направлений развития экспертизы можно выделить постановку вопросов отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией, причем уже на стадии делопроизводства, а также вопросов внутривидовой экспертизы ценности документов.

Современный этап развития экспертизы ценности документов характеризуется, во-первых, совершенствованием теоретико-методологической базы экспертизы ценности в целом, во-вторых, повышением интереса к экспертизе в делопроизводстве.

В настоящее время существует отработанная система проведения работ по экспертизе ценности документов. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Объектом исследования в настоящей работе является документ, архивный документ, документ АФ РФ, документ по личному составу.

Предметом исследования является история развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении.

Цель дипломной работы состоит в том, чтобы проанализировать и изучить историю складывания основных методик экспертизы ценности документов, а также их применение в настоящее время в документоведении и архивоведении.

Для достижения поставленной цели необходимо решать следующие задачи:

1 изучить организационные формы проведения экспертизы ценности документов с привлечением законодательной и нормативной базы РФ;

2 проанализировать группы критериев по экспертизе ценности документов (1960-2007 гг.);

3 проанализировать типовые и ведомственные (на примере конкретной организации) перечни.

Методологическую основу исследования составляют общенаучные методы познания: историко-правовой, источниковедческий метод, метод системного анализа.

При подготовке дипломной работы был проанализирован широкий круг источников и литературы.

Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Прежде всего, это Конституция Российской Федерации (1993 г), которая является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве - Конституция; «федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации». Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ² - постановления, указы, распоряжения и др. Все эти и многие другие документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и требуют тщательной экспертизы ценности для дальнейшего пользования и последующего хранения.

Гражданский кодекс Российской Федерации (1994 г.) определяет правовой статус участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные в обязательном порядке оформляются документами, которые также подвергаются оценке и отбору на последующее хранение.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества., под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы подлежат хранению в течении сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти. Ряд архивных документов у организаций источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - законодательный акт, устанавливающий правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, поиска, хранения и распределения информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, могут быть использованы во всех видах документации.

Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГСДОУ). Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, в работе были использованы основные правила работы архивов разных уровней.

«Основные правила работы государственных архивов СССР» (1984 г.) раскрывали вопросы определения источников комплектования государственных архивов, порядка составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов; указывали критерии экспертизы ценности документов, а также организацию и методику ее проведения.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.) определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах, функции экспертных комиссий, порядок проведения экспертизы ценности в организациях.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) нормативно методический документ, определяющим их деятельность. Правила основывались на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезировали опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.)

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия⁴. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

При написании данной дипломной работы была исследована литература по документоведению, архивоведению и экспертизе ценности документов.

В книге Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В учебнике Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М. «Архивоведение» рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

В учебнике Быковой Т.А. «Делопроизводство» рассматриваются вопросы организации службы делопроизводства и технология работы с документами. Подробно описана экспертиза ценности, хранение документов и подготовка к сдаче в архив.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы» по теме исследования.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Жуковой М.П. «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)». О том, как провести экспертизу ценности документов, мы узнали из статей Кузнецовой Т.В. «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения»; Банасюкевича В.Д. «Экспертиза ценности документов». Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы.

Дипломная работа структурирована в соответствии с задачами исследования и состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, списка сокращений и приложений.

Во введении формулируются цели и задачи исследования.

В первой главе, - «История экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении» - исследовано назначение экспертизы ценности документов, становление и развитие критериев экспертизы ценности документов с середины XX до начала XXI века.

Вторая глава, - «Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина XX начала XXI века)», посвящена исследованию законодательной и нормативно-методической базе экспертизы ценности документов в делопроизводстве в указанный промежуток времени. Здесь же проанализирована история развития перечней и представленные мной в качестве примера, ведомственные перечни, а так же организация проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения и оформления.

В заключении подведены итоги данного исследования экспертизы ценности документов и изложены основные выводы. Для иллюстрации отдельных положений исследуемой темы в работе представлены Приложения.

 

ГЛАВА 1. История развития экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении (середина 20 начало 21 веков)

 

Документоведение, экспертиза ценности документов и архивоведение, а точнее делопроизводство, экспертиза ценности документов и архив, в такой последовательности происходит жизнь документа. Нас интересует второе звено данной закономерности, а именно экспертиза ценности документов. Рассматривать одно составляющее, не затронув смежные дисциплины невозможно, так как объект изучения в большинстве случаев один - это документ. Разнообразные по видам, формам и назначению документы, возникшие из потребностей общества в межличностном общении, государственном управлении, фиксации и передаче научного знания, культуры, искусства и т.д., являются результатом общественного развития и общественного сознания. Интересен не только сам факт появления документа и дальнейшее его развитие, но и отбор на последующее его хранение. Необходимо отобрать именно те документы, к информации которых рано или поздно будут обращаться. Для этого проводится экспертиза ценности документов, которая также имеет свое эволюционное развитие. Вопрос о рассмотрении экспертизы ценности документов как направления архивоведения обозначился в конце 50-х годов прошлого века² и в полной мере проявился в 60-е годы. Комплектование государственных архивов опирается на оценку, на деление документов на «ценные» и «не ценные». Отбор осуществляется на основе теории экспертизы.

Понятие и назначение ЭЦД

 

Назначение экспертизы ценности документов - это отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в информационно-справочных целях и, во- вторых, пополнение АФ РФ документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

1 экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

1 оформление дел;

1 составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

1 обеспечение их сохранности;

2 передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Ценность различных документов, как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна.

Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

 

Сбербанк России

Годом основания старейшего банка страны считается 1841 год. Изначально эти кассы создавались «для приема небольших сумм на сохранение с приращением процентов, для доставления чрез то недостаточным всякого звания людям средств к сбережению, верным и выгодным образом, малых остатков от расходов, в запас на будущие надобности». На внесенные деньги вкладчику выдавалась сберегательная книжка - «удостоверение из нескольких листов особо приготовленной бумаги, с внутренними знаками, печатным нумером и штемпелем Сберегательной кассы».

На сегодняшний момент основная функция Сбербанка не изменилась, но в значительной степени функции и полномочия Банка расширились.

Указав вышеперечисленные функции и полномочия учреждений, очевиден объем документов и необходимость создания перечня для каждого из них.

В чем-то задачи и функции указанных выше ведомств схожи, это прежде всего банковская деятельность с вытекающими от сюда последствиями, но природа происхождения различна, а следовательно и цели разные. В таких учреждениях с разветвленной системой, документооборот присутствует в полном объеме, в том числе используется унифицированная система банковской документации.

В части своей специфики для каждой из указанных организаций разработаны вышеуказанные перечни.

Анализируя оба перечни, изначально обращаю внимание на общее оформление. Эти перечни - указания, которые подписаны руководителями соответствующих ведомств и согласованны Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Текст Перечня №1 изложен с разделением на абзацы с нумерацией в валовом порядке с Приложением к данному Указанию. Текст Перечня Сбербанка России разбит на главы, каждая из которых имеет названия.

В обоих перечнях указано, что они разработаны в соответствии с действующим законодательством РФ, нормативными документами федеральных органов исполнительной власти. Но в Перечни №1 подробно перечисляются все законодательные и нормативные акты, а именно, Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положение об Архивном фонде Российской Федерации утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, №12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №15, ст. 1575; 1998, №49, ст. 6007; 2003, № 47, 4520), и устанавливает перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный решением Центральной экспертной комиссии Банка России (далее ЦЭК Банка России) (протокол ЦЭК Банка России от 15 ноября 2004 года № 8), согласованный Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее -ЦЭПК при Росархиве) (протокол ЦЭПК при Росархиве от 11 апреля 2004 года №1) и приводимый в приложении к настоящему Указанию (далее перечень). В обоих перечнях указано, что перечень является нормативным документом, определяющим сроки хранения документов. Также в обоих перечнях указано, что он используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, в практике работы экспертных комиссий.

В Перечнях достаточно подробно расписана структура самого перечня.

Стиль текста научный, но в тоже время понятен, легко воспринимаемый.

 

Заключение

 

В ходе проведенного исследования все поставленные в начале работы задачи были решены и цель достигнута. Стало очевидно, что экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, т.к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом.

Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в ведомственных и государственных архивах. Оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки документа, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

Экспертиза ценности документов - архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения.

К 1960-м гг. была разработана система принципов и критериев экспертизы ценности документов. Основным звеном в системе нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками хранения и Перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.

Комплекс критериев, разработанный советским архивоведением, оформившийся и нормативно закрепленный в конце 1950 - начале 1960-х гг.. в последующие годы вновь становится объектом пристального изучения. Углубленное исследование вопросов методологии документоведения и архивоведения с начала 60-х гг. открыло широкие перспективы применения современных методов, позволяющих проникать и во внутренние свойства документа.

К концу 1980 - началу 1990-х гг. были окончательно выработаны и сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы в нормативно-методической литературе и апробированные на практике. Они казались незыблемыми. Однако разрушение старого государства, появление новых форм собственности, новых видов организаций привели к пересмотру базовых положений в экспертизе ценности документов.

Критерии, принципы и само проведение экспертизы ценности документов без значительных изменений дошли до нашего времени и подробно описаны в третьей главе.

Критерии, разработанные и применяемые в практике, продолжают оставаться в поле зрения архивистов, которые творчески осмысливают сложившуюся систему критериев, дают их классификацию и даже детализируют отдельные критерии, путем приложения к ним «своих» критериев, то есть делят сложившуюся систему критериев на подсистемы.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании АФ РФ. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления -Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде Российской Федерации и др.; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела - Государственная система документационного обеспечения управления, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, Основные правила работы архивов организаций и др.

Перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы. Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Многозвенность перечней в 1980 - 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранить в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционный источниковедческим анализом.

Основным же методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных принципах и критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоян