Первичные (сводные) документы

бюджетных и автономных учреждений,

Их составление и исправление ошибок

 

5.1. Требования к составлению и оформлению первичных (сводных) документов бюджетных и автономных учреждений >>>

5.2. Исправление ошибок, обнаруженных в первичных (сводных) учетных документах бюджетных и автономных учреждений >>>

5.3. Хранение первичных (сводных) учетных документов бюджетных и автономных учреждений >>>

 

Требования к составлению

и оформлению первичных (сводных) документов

бюджетных и автономных учреждений

 

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Приказом Минфина России N 52н утверждены Перечень унифицированных форм первичных учетных документов и Методические указания по их применению организациями государственного сектора, в том числе бюджетными и автономными учреждениями. Эти формы учреждениям необходимо использовать в обязательном порядке. Дополнительно по данному вопросу см. Информацию Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В случае если для каких-либо операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе ее разработать самостоятельно. Формы таких первичных документов учреждению необходимо утвердить в учетной политике (п. 6 Инструкции N 157н).

См. образец учетной политики бюджетного учреждения здравоохранения.

 

См. образец учетной политики автономного учреждения образования.

 

Документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 7 Инструкции N 157н):

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровку (с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации).

Первичный учетный документ составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 9 Инструкции N 157н).

При реализации учреждением товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин учреждение вправе составлять первичный учетный документ на основании кассовых чеков не реже одного раза в день - по его окончании (п. 9 Инструкции N 157н).

 

Внимание! К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. Указанные документы должны быть надлежащим образом оформлены лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции N 157н).

Отметим, что в соответствии с п. 9 Инструкции N 157н лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

 

Первичный учетный документ, поступивший по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченных им на то лиц. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц (п. п. 3, 8 Инструкции N 157н).

Учреждения вправе на основе первичных учетных документов составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке. В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа учреждение вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов.

В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием квалифицированной электронной подписи. Учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (п. 7 Инструкции N 157н, Приложение N 5 к Приказу Минфина России N 52н).

Денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем учреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя учреждения (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ (п. 8 Инструкции N 157н).

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции N 157н).

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п. 9 Инструкции N 157н).

В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов руководитель учреждения, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, согласно п. 16 Инструкции N 157н, должен назначить комиссию по расследованию причин происшествия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора. Акт подшивается в папку (дело) Журнала по прочим операциям.

Порядок действий должностных лиц в случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов и регистров бухгалтерского учета целесообразно изложить в учетной политике учреждения, например, следующим образом:

 

"В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов в бухгалтерии или структурном подразделении учреждения сотрудникам учреждения следует незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и главному бухгалтеру.

Руководитель подразделения, главный бухгалтер не позднее одного часа с момента обнаружения пропажи или уничтожения документов сообщают об этом руководителю учреждения. Сообщение о происшествии с кратким изложением обстоятельств подтверждается в письменном виде в докладной записке в течение одного рабочего дня.

Расследование причин такого происшествия осуществляется комиссией в сроки, утвержденные приказом руководителя учреждения".

 

Внимание! С 10.04.2016 согласно ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ, п. 1 Примечания к ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие первичных учетных документов в течение установленных сроков хранения таких документов влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.