Документирование кассовых операций.

 

Основанием для отражения в учетных регистрах движения наличных денежных средств служит унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000):

· КО – 1 «Приходный кассовый ордер»;

· КО – 2 «Расходный кассовый ордер»;

· КО – 3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

· КО – 4 «Кассовая книга»;

· КО – 5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежный средств».

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записываются в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главбух или лицо им уполномоченное, а расходные ордера – руководитель организации и главбух, или лица ими уполномоченные.

 

Заработную плату, пенсии, пособии по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платёжным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главбухом. При получении денег работники расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после ФИО получателя денег, указываются ФИО лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Доверенность остаётся у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате зарплаты, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведёт Книгу учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО - 5). Выдача и возврат денег и оплаченных документов оформляются подписями.

 

По истечению установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

1. Платежный (расчетно-платежный) ведомости против фамилий лиц, которыми не произведены указанные выплаты, поставят штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

2. Составить реестр депонированных сумм;

3. В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, свершить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить подпись своей подписью;

4. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №...».

 

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платёжных (расчетно-платёжных) ведомостях и подсчёт выданных и депонированных по ним сумм.

 

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

 

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО – 3).

 

Регистрация проходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

 

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4).

 

Все поступления и выдача наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Предприятие ведёт только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Одна из них (с горизонтальной линовкой) – заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) – заполняется кассиром как второй экземпляр. Первый экземпляр листов остаётся в кассовой книге, вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операции за день не отрываются.

 

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно, в конце рабочего дня кассир подчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и предаёт в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

 

Учёт кассовых операций

 

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы поступившие наличными в кассу (и поступившие денежные документы), а по кредиту - суммы, выданные наличными и наличные денежные документы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

· 50/1 «Касса организации».

· 50/2 «Операционная касса».

· 50/3 «Денежные документы».

Субсчет 50/1 предназначен для учета денежных средств в кассе организации.

 

Субсчет 50/2 предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов, кассовых отделениях связи и др.

 

Субсчет 50/3 предназначен для учета находящихся в кассе организации ценных бумаг.

 

Денежные документы учитываются на счёте 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счёту 50 «Касса».

 

В журнале- ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счёта 50 «Касса», а в ведомости № 1 - по дебету счета 50 «Касса».

 

Основание для заполнения журнала-ордена № 1 и ведомости № 1 служит отчеты кассира. Количество занятых строк в журнале-ордере должно соответствовать количеству сданных кассиром отчётов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций за 3-5 дней. В этом случае в графе «дата» указываются начальные и конечные числа за которые производятся записи, например, 1-3; 15-17 и др.

 

Приведём типовые проводки по учёту кассовых операций.

1. Д 50 – К 51 (с расчётного счёта предприятия денежные средства внесены в кассу по денежному чеку).

2. Д 50 – К 62 (получены наличные деньги от покупателей и заказчиков за реализованную продукцию).

3. Д 50 – К 71 (возврат подотчетным лицом неиспользованных денежных средств).

4. Д 50 – К 91/1 (обнаружен излишек денежных средств в кассе).

5. Д 50 – К 66 (получен краткосрочный заём (кредит)).

6. Д 51 – К 50 (сдана в банк выручка, депонированная зарплата).

7. Д 60 – К 50 (погашена задолженность наличными деньгами перед поставщиками и подрядчиками, выдан аванс поставщику под предстоящую поставку материалов, сырья и прочих активов).

8. Д 70 – К 50 (выплачена зарплата, выдан аванс за первую половину месяца).

9. Д 71 – К 50 (выданы деньги подотчётному лицу на хозяйственные нужды и командировочные расходы/ выдано в возмещение допущенного перерасхода).

 

 

Инвентаризация кассы

 

В срок, установленный руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится инвентаризация кассы.

 

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя назначается комиссия (приказ, распоряжение, постановление) о проведении инвентаризации – форма ИНВ – 22). В ходе инвентаризации проверяется правильность оформления кассовых документов, ведение кассовой книги, соблюдение лимитов, остатка наличных денежных средств, применение контрольно - кассовой техники.

 

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учёта и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путём полного пересчета и составляет акты по формам № ИНВ – 15 «Факт инвентаризации наличных денежных средств» и ИВН – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности».

 

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указываются их суммы и обстоятельства возникновения.

 

Выявленные излишки наличных денег приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счёт 94 «Недостача и потери от порчи ценностей», с которого затем списывался в дебет счета 73. С этой целью к нему открывается субсчёт 73/2 «Расчёты по возмещению материального ущерба».

 

Д 50, 51 – К 73/2 (погашение работником сумм ущерба путем внесения наличных).

 

Вопрос 2.

Организация осуществляет свои денежные расчеты по обязательствам перед кредиторами и контрагентами путем безналичных расчетов через расчетные и/или валютные счета в банках.

 

Для открытия расчетного счета и заключения договора банковского счета организация обязана предоставить в банк следующие документы:

ª Заявление на открытие счета, установленного образца.

ª Нотариально заверенные копии устава организации.

ª Справка с налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика.

ª Копии документов о регистрации в качестве плательщика страховых взносов во внебюджетные фонды.

ª Карточка с образцами подписи руководителя, его заместителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации.

ª Копию приказов о назначении руководителя главного бухгалтера организации.

 

При открытии расчетного счета с организацией заключается договор банковского счета, в котором отражается перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию организации, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон и др.

 

При осуществлении расчетных операций организации должны руководствоваться формами безналичных расчетов и типовыми документами, установленным ЦБ РФ.

 

В настоящее время предусмотрено следующие формы расчетов:

§ Расчеты платежными поручениями.

§ Расчеты по инкассо.

§ Расчеты по аккредитиву.

§ Расчеты чеками.

§ Расчеты в форме перевода денежных средств по требованию получателей средств.

§ Расчеты по форме перевода электронных денежных средств.

(См. самостоятельно характеристики безналичных форм расчета)