Изменчивость задач и обстоятельств с течением времени. Возникновение потребности в новом содержании регулярных обязанностей. Переходные обязанности.

11.4.1. Необходимость в проведении организационного процесса часто возникает и в том случае, когда регулярные обязанности внедрены и успешно выполняются. Такая необходимость может возникать по разным причинам. Среди них можно назвать, в частности, следующие:

А) Возникновение новых задач;

Б) Изменение организационной структуры Предприятия;

В) Изменение количественных характеристик Предприятия;

Г) Невыполнение, неполное или неверное выполнение действующих обязанностей.

Приведенный список является далеко не исчерпывающим. Во всех таких и подобных им ситуациях возникает потребность в новом содержании регулярных обязанностей.

 

11.4.2. При возникновении потребности в новом содержании регулярных обязанностей требуется провести организационный процесс, содержащий те же стадии, что и процесс, направленный на первичную организацию регулярных обязанностей (сформулировать, довести до исполнителей, проконтролировать первые циклы), но с учетом следующего дополнения.

В отличие от первичного формирования и внедрения регулярных обязанностей изменение их содержания в процессе деятельности характеризуется тем, что в период этого изменения деятельность уже ведется и обязанности уже выполняются. Между действующим и новым содержанием регулярных обязанностей возникает некоторое соотношение. В подавляющем большинстве случаев это соотношение таково, что новое содержание регулярных обязанностей невозможно мгновенно ввести в действие сразу после того, как оно сформулировано и доведено до сведения и понимания конкретных исполнителей. Возникает необходимость в переходных обязанностях – то есть таких обязанностях, которые необходимо выполнить для того, что бы осуществить переход от выполнения действующих регулярных обязанностей к новым.

Необходимо сформулировать и внедрить содержание таких переходных обязанностей или провести переход в режиме «ручного управления», то есть управляя процессом перехода в режиме реального времени.

Проведение перехода в режиме «ручного управления» позволит уйти от трудозатрат на формулирование содержания переходных обязанностей, доведение его до конкретных исполнителей и контроль их выполнения. При этом возникают трудозатраты на процесс «ручного управления».

 

Разграничение ответственности между Заказчиком и Специалистом в случае, если формирование и согласование содержания регулярных обязанностей происходит с одновременным осуществлением деятельности, для которой оно создается.

11.5.1. Допустим, на некоторый момент времени Заказчиком в существенном объеме ведется деятельность, происходят регулярные бизнес-процессы. В этот момент времени Заказчик обращается к Специалисту с предложением в ближайшем будущем (как можно быстрее) передать Специалисту выполнение некоторых регулярных обязанностей.

Для того, что бы взять на себя выполнение этих регулярных функций, Специалист сначала должен их организовать, то есть сформировать и согласовать содержание регулярных обязанностей и внедрить их. Процесс формирования и согласования содержания регулярных обязанностей имеет некоторую продолжительность, иногда – значительную. Приступить к исполнению регулярных обязанностей возможно только после того, как сформировано и согласовано их содержание. В результате возникает ситуация, характеризующаяся следующими обстоятельствами. С одной стороны, Заказчику необходимо, что бы Специалист как можно быстрее (желательно – «прямо сейчас») приступил к исполнению указанной регулярной функции. С другой стороны, Специалист способен приступить к выполнению этой функции только после завершения указанного организационного периода.

 

11.5.2. Нам представляется, что в указанной ситуации возможны, как минимум, следующие варианты решений.

Вариант 1. Специалист не принимает на себя обязательства по выполнению функции до полного завершения процесса формирования и согласования содержания регулярных обязанностей. Отрицательными последствиями этого варианта является то, что в течение организационного периода некоторая необходимая регулярная функция никем не выполняется, что ежедневно наносит тот или иной вред интересам Заказчика. Сократить отрицательные последствия этого варианта возможно путем максимально возможного сокращения продолжительности организационного периода.

Вариант 2. Специалист сразу после обращения Заказчика приступает к выполнению функции, параллельно с этим проводя процесс формирования и согласования содержания регулярных обязанностей. Отрицательными последствиями этого варианта для Заказчика является риск некачественного и (или) неэффективного выполнения функции, что может нанести вред интересам Заказчика в большем объеме, чем невыполнение этой функции в течение организационного периода. Отрицательными последствиями этого варианта для Исполнителя является перенос на него части негативных последствий, наступивших для Заказчика (неустойки, расторжение договора и прочие виды ответственности). Минимизировать указанные отрицательные последствия для Исполнителя возможно путем включения в условия договора с Заказчиком положения о том, что до окончания процесса согласования содержания обязанностей и ввода их в действие Исполнитель не несет ответственности за отрицательные последствия, которые могут наступить для Заказчика. Минимизировать риск наступления отрицательных последствий данного варианта для Заказчика, как нам представляется, невозможно.

В рамках второго варианта основным содержанием деятельности Специалиста должно быть, как и в первом варианте, скорейшее формирование и представление Заказчику на согласование проекта содержания регулярных обязанностей. При этом параллельно Исполнитель в рамках круга своей профессиональной компетенции выполняет разовые поручения Заказчика и оказывает консультации как уполномоченным, так и не уполномоченным сотрудникам Заказчика.

 

Глава III.

Основные принципы решения

Информационных задач.

Информационные задачи.

Информация.

12.1.1. Различные толковые словари примерно следующим образом определяют понятие «Информация»:

Информация – это сведения об окружающем мире, его свойствах и протекающих в нем процессах.

 

12.1.2. С точки зрения временных диапазонов, к которой относится информация, ее (информацию), можно разделить на два типа:

А) Информация о свойствах и состояниях объектов на конкретные моменты времени.

Б) Информация о процессах (событиях), происходивших в течение конкретных периодов времени.

Период от момента отличается длительностью временного интервала. Момент времени не имеет длительности. Период времени имеет длительность и характеризуется начальным и конечным моментами времени.

12.1.3. Факты – это свойства и состояния объектов в прошлом или настоящем или события, которые уже произошли.

Информацию о фактах следует отличать от информации о предполагаемых событиях, которые могли произойти в прошлом или могут произойти в будущем, или от информации о предполагаемых состояниях и свойствах объектов, которые могли иметь место в прошлом или могут возникнуть в будущем.

В настоящем тексте понятие «Информация» будет использоваться в смысле «Информация о фактах».