Правила, устанавливающие систему и характеристики применяемых БД.

21.6.1. Составной частью содержания обязанностей, регулирующих бухгалтерский процесс, должны быть нормы, устанавливающие систему и характеристики баз данных, применяемых для решения поставленных информационных задач.

В этих нормах должен быть указан перечень применяемых баз данных. По каждой из применяемых БД должно быть установлено, как минимум, следующее:

А) Функциональное предназначение;

Б) Формат;

В) Физическое место хранения;

Г) Права доступа (по возможности).

 

21.6.2. В бланке Части 1 Реестра предусмотрена возможность указать перечень и основные характеристики баз данных применительно к каждой из поставленных задач. В случае, если структура применяемых баз данных в некотором конкретном случае для своего описания позволяет воспользоваться указанным бланком – это можно и нужно сделать.

В другом случае необходимо описать систему применяемых баз данных в ином документе. Например, описание системы применяемых баз данных можно сделать частью правил учетного документооборота (см. ниже).

Пример описания структуры применяемых баз данных без использования Части 1 Реестра представлен в Приложении 9.

 

 

Обязанности по сбору, передаче и регистрации информации.

Задача установления обязанностей по сбору, передаче и регистрации информации.

Для того, что бы появилась возможность преобразовать исходную информацию в итоговую информацию (и тем самым решить информационную задачу), необходимо, что бы исходная информация была собрана и зарегистрирована.

Как уже говорилось, Перечень необходимых видов исходной информации полностью определяется установленными Правилами преобразования информации. Если Правила преобразования информации установлены, то необходимо установить Перечень необходимых видов исходной информации и для каждого элемента этого Перечня организовать процесс сбора, передачи и регистрации информации.

Носители информации.

22.2.1. Носители информации – это объекты (бумажные, электронные и т.д.), на которых содержится информация.

 

22.2.2. Документ.

В современном обществе одним из важных видов носителей информации является документ.

Документ – это бумажный или электронный носитель информации, снабженный удостоверяющей подписью уполномоченного лица и включающий обязательные для документов данного вида реквизиты.

С точки зрения работы с информацией главными свойствами документа являются защищенность от изменений и возможность установить лицо, удостоверившее информацию, которую содержит этот носитель информации.

 

22.2.3. По каждому необходимому виду исходной информации должны быть определены требования, предъявляемые к носителям соответствующей информации, в частности:

А) Виды носителей (бумажный, электронный и т.д.);

Б) Формы носителей (строгая форма в соответствии с прилагаемым бланком, образцом; свободная форма);

В) Обязательные реквизиты.

 

22.2.4. Самостоятельно формируемые и внешние носители.

По отношению к лицу, осуществляющему действия по регистрации информации (далее – регистратор информации), носитель информации может иметь два различных направления движения.

Во-первых, это может быть носитель информации, сформированный самим регистратором. Такую информацию и соответствующие ей носители можно назвать «самостоятельно формируемые». Регистратор формирует носители, а затем регистрирует информацию, содержащуюся на них.

Во-вторых, это может быть носитель информации, поступивший к регистратору от других лиц. Такую информацию и соответствующие носители можно назвать «внешними» (по отношению к регистратору).

 

22.2.5. Входящие и исходящие носители.

Термины «самостоятельно формируемый» и «внешний» не совпадают по содержанию с часто употребляемыми терминами «входящий» и «исходящий». Термины «самостоятельно формируемый» и «внешний» характеризуют направление движения информации по отношению к регистратору информации. Термины «входящий» и «исходящий» обычно применяют для обозначения направления движения информации по отношению к предприятию в целом.

Входящий носитель – это такой носитель, который поступил на предприятие из внешнего мира.

Исходящий носитель – это такой носитель, который был сформирован на самом предприятии.

Например, если накладные на отгрузку товара покупателям формируют менеджеры по сбыту, а потом эти накладные передаются регистратору информации, то по отношению к этому лицу эти накладные будут внешними, а по отношению к предприятию в целом – исходящими.

Формирование носителей.

Условия, необходимые для установления ответственности за объем и содержание информации на сформированном носителе.

А) Лицо, ответственное за информацию на носителе, должно удостоверить ее своей подписью на этом носителе.

Б) Носитель информации должен быть защищен от изменений и иметь средства идентификации, позволяющие установить лицо, его удостоверившее.

 

 

Сбор носителей.

22.4.1. Для того, что бы возникла физическая возможность для регистрации информации в БД, внешние носители информации должны поступить к регистратору.

Сбор носителей – это процесс поступления внешних носителей к регистратору информации.

Сбор внешних носителей должен быть организован по каждому необходимому виду исходной информации.

 

22.4.2. Источник и получатель информации.

Источник информации – лицо, которое передает носитель информации другому лицу.

Получатель информации – лицо, которое получает носитель информации от другого лица.

 

22.4.3. Первичные пользователи носителей информации. Передача носителей.

Лиц, формирующих носители исходящей информации или получающих из внешнего мира носители входящей информации, можно назвать первичными пользователями носителей информации.

Для конкретного вида информации функцию первичного пользователя и функцию регистратора может выполнять как одно лицо, так и разные лица. В последнем случае возникает необходимость в передаче носителей информации от первичного пользователя к регистратору.

В процессе такой передачи первичный пользователь будет играть роль источника, а регистратор – получателя информации. Между первичным пользователем и регистратором может находиться несколько лиц, через которых проходит носитель. В этом случае на пути носителя информации возникает несколько звеньев передачи, несколько пар источник – получатель.

 

22.4.4. Для каждого звена процесса получения входящих носителей и процесса передачи внешних носителей от первичного пользователя к регистратору, кроме общих организационных характеристик действий, должны быть определены, как минимум, следующие характеристики процесса передачи:

А) Источник информации;

Б) Получатель информации;

В) Инициатор передачи – по чьей инициативе (источника или получателя) после наступления исходных обстоятельств будут передаваться носители информации;

Г) Виды носителей,

Д) Каналы передачи носителей;

Е) Форматы Носителей.

 

22.4.5. Видами носителей информации могут быть, в частности, следующие:

А) Документы;

Б) Отчеты, БД

 

22.4.6. Отчеты или БД могут быть использованы при передаче информации в качестве ее носителей в случае, если информация данного вида по какой-либо причине предварительно проходит регистрацию в другой базе данных, не используемой для решения поставленных задач.

В этом случае одним из возможных носителей информации для ее регистрации в базе данных №2 может быть база данных №1 или отчеты, создаваемые на основании базы данных №1. Такой прием в некоторых случаях позволяет существенно сократить трудозатраты, связанные с процессом регистрации информации в базе данных №2.

 

22.4.7. Каналами передачи носителей могут быть, в частности, следующие:

А) Физическая передача бумажного носителя или носителя электронной информации;

Б) Электронная почта (e-mail).

В) Предоставление доступа к базе данных;

 

22.4.8. Форматы передачи.

Форматами передачи документов могут быть, в частности, следующие:

А) Подлинник бумажного документа;

Б) Бумажная копия бумажного документа;

В) Электронная копия бумажного документа;

Г) Электронный документ.

В качестве формата носителя информации в виде отчетов, регистров, БД может быть указана компьютерная программа, с помощью которой происходит управление соответствующей БД (например: 1С; Excel; ЭкспрессБухгалтерия).

 

22.4.9. Условие, необходимое для введения ответственности за процессы сбора и передачи информации.

По каждому виду собираемой информации и по каждому звену передачи информации должен быть установлен способ фиксации совершения фактов передачи носителей, объема (перечня) переданных носителей, а для некоторых способов передачи – объема и содержания переданной информации. Такими способами могут быть, в частности, следующие:

А) При физической передаче бумажных документов или их копий способом фиксации совершения фактов передачи носителей и объема (перечня) переданных носителей может быть составление и подписание описи передаваемых носителей.

Б) Для отчетов способом фиксации совершения фактов передачи носителей и объема и содержания переданной информации может быть подписание копий отчетов.

В) При использовании базы данных как носителя информации способом фиксации объема и содержания переданной информации может быть формирование и подписание реестра информации, содержащейся в базе данных.