Рассмотрение и подпись исходящих документов

Документы отправленные на подпись руководителю находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ На подписи". Для каждого из руководителей они группируются в соответствующие категории "На подписи у И.О.Фамилия". Также документы, подлежащие подписи, могут быть открыты из почтового сообщения или реестра передачи документов на подпись, посредством использования значка связи с документом.

Руководитель, открывает документ, знакомится с его содержанием и принимает решение о подписи документа, направлении на дополнительное согласование или отклонении его. При этом ему доступны соответствующие кнопки действий:

· "Подписать";

· "Согласующие" и "На согласование";

· "Отклонить".

В случае подписания, документ защищается электронной подписью пользователя Notes и переходит в состояние "Подписан". При этом посылается почтовое сообщение о подписании исполнителю документа, а также сотруднику канцелярии ответственному за работу с документами о необходимости регистрации документа и его дальнейшей обработке.

Примечание: Для придания юридической силы, на определенных документах должна быть проставлена обычная подпись руководителя.

Если документ необходимо вернуть на дополнительное согласование, руководитель, нажатием на кнопку действий "Согласующие", открывает диалоговое окно редактирования списка согласующих, добавляет в список согласующих и условия согласования. После закрытия окна редактирования, нажатием на кнопку действий "На согласование", отправляет документ на согласование. Документ переходит в состояние "На согласовании" и закрывается, а очередному согласующему посылается почтовое сообщение.

В случае отклонения документа руководителем посылается почтовое сообщение исполнителю документа, и документ возвращается ему на доработку. При этом документ переходит в состояние "Отклонен".

Регистрация исходящих документов

Все исходящие документы отправленные на регистрацию находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ На регистрации".

Сотрудник канцелярии, открывает документ и нажимает кнопку действий "Зарегистрировать". Документу присваивается очередной регистрационный номер по соответствующему журналу регистрации, заполняются соответствующие реквизиты, он переходит в состояние "Зарегистрирован" и помещается в вид "Исходящие \ Все по состоянию \ Зарегистрирован".

Отметка об отправке документов

Все зарегистрированные исходящие документы находятся в виде "Исходящие \ Все по состоянию \ Зарегистрирован". Сотруднику канцелярии необходимо распечатать документ, отправить его адресату и сделать об этом отметку в документе. Для этого ему необходимо открыть документ, нажать на кнопку действий "Отправлено" и в открывшемся окне диалога ввести краткий комментарий об отправке документа. Документ переходит в состояние "Полный" и закрывается.

Подготовка и работа с внутренними документами

Подготовка и работа с внутренними документами может включает в себя выполнение следующих операций:

· ввод в базу данных новых документов;

· направление документов на согласование;

· согласование документов;

· направление документов на подпись;

· подпись документов;

· направление документов на утверждение;

· утверждение документов;

· регистрацию документов;

· определение исполнителей и направление документов на исполнение;

· исполнение документов;

· контроль исполнения документов.

Подготовка новых внутренних документов, согласование и подписание

Подготовка новых внутренних документов, согласование их и подписание выполняется аналогично работе с исходящими документами, за исключением того, что режим обработки внутренних документов устанавливается в настройке приложения отдельно от исходящих, а также в процессе обработки внутренние документы, в зависимости от их состояния, помещаются в соответствующие виды "Внутренние \ Все по состоянию \ …".

Если в настройке профиля документа определено, что документ должен быть направлен на утверждение, то после подписания такого документа в зависимости от режима обработки внутренних документов (Одиночный / Пакетный) будут выполнены следующие действия:

· Одиночный – документ перейдет в состояние "Подписан", будет помещен в виде "Внутренние \ Все по состоянию \ На утверждении" и руководителю, назначенному на утверждение, будет отправлено почтовое сообщение о направлении на утверждение со ссылкой на данный документ.

· Пакетный – документ перейдет в состояние "Подписан" и будет помещен в вид "Внутренние \ Все по состоянию \ Напр. на утверждение".