Государственный герб республики

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования учреждения и вышестоящей организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 20 мм.

На бланках с угловым и продольным расположением реквизитов герб Республики Беларусь следует помещать на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "Наименование организации".

Наименование вышестоящего органа, наименование организации и структурного подразделения

Наименование вышестоящего органа, полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) учреждения, а также наименование его структурного подразделения должны быть официально установлены соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов применяют в тех случаях, когда наименование организации и наименование вышестоящей организации, которой она подчинена, содержит большое количество печатных знаков.

При изготовлении бланков писем на двух языках с угловым расположением реквизитов сначала помещают реквизиты на белорусском языке, а ниже – на русском языке, на бланках же с продольным расположением реквизитов слева печатают реквизиты на белорусском, справа – на русском.

Эмблема организации

В качестве эмблемы организации может использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законом порядке. Эмблема организаций государственной формы собственности располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита "Наименование организации". Организации негосударственной формы собственности помещают эмблему на левом или верхнем поле бланка.

Не допускается заменять наименование организации эмблемой.

Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные

Порядок оформления реквизита "Почтовый адрес отправителя" должен соответствовать требованиям "Почтовых правил", действующих на территории Республики Беларусь.

При оформлении реквизита "Коммуникационные и коммерческие данные" указывается номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии, приемной и т.д.).

На бланке письма допускается указывать коммерческие данные, содержащие сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций (номер расчетного или коммерческого счета, наименование банка, код и т.д.).

В общих бланках и разработанных на их основе бланках конкретных видов документов вместо реквизитов "Почтовый адрес отправителя", "Коммуникационные и коммерческие данные", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", входящие в бланк письма, используются реквизиты "Название вида документа" и "Место составления или издания". Реквизит "Название вида документа" наносится машинописным (при использовании общего бланка) или типографским способом (при создании бланков конкретных видов документов).

Место составления или издания документа

Реквизит "Место составления или издания документа" оформляется в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь.

Код организации и код документа

Код организации и код унифицированной формы документа проставляют на бланке документа в соответствии с общегосударственными классификаторами Республики Беларусь: ОКРБ 001-94 "Предприятия и организации" (ОКПО) и ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы" (ОКУД).

При изготовлении бланка письма и общего бланка наносится только код организации, а при изготовлении бланка конкретного вида документа печатается код организации и код унифицированной формы документа.

Вид документа

Каждый документ, кроме письма, должен содержать наименование его вида – протокол, приказ, акт, решение и т. д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно напечатать заранее при изготовлении бланка, если в учреждении имеются специальные бланки для отдельных видов документов, или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа. В служебных документах с продольным вариантом бланка указание вида документа дается посередине, при угловом варианте бланка – в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов "дата" и "индекс" и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос "о чем?": "О сдаче...", "Об изменении...", "Об отмене" и т. д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол – чего?, должностная инструкция – кому? Например:

ПРОТОКОЛ

20.01.90 г. №10

г.Минск

заседания экспертной комиссии

К документам большого объема или сложных по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не прерывая текста документа, и предъявляют те же требования, что и к заголовкам.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной) и помещают в левом верхнем углу документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148х210), т.е. текст которых практически не превышает 10–15 строк, а также на извещениях, телеграммах, телефонограммах.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, например: приказ "О внедрении СТБ 6.38-95".

Адресат и дата документа

На многих видах служебных документов и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения, которому направляется данный документ. В состав реквизита "адресат" включаются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки.

При адресовании необходимо соблюдать следующие правила. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то и наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

 

Министерство культуры Республики Беларусь

Общий отдел

Документ адресуется и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя – в дательном падеже, например:

Министерство культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

Иванову А В.

В случаи, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы № 20

г-ну Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат – автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается проставлять не больше четырех адресов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий и руководителям организаций

Адресат помещается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией, если необходимо, сокращенно обращение "господин". В адресате инициалы указываются после фамилии, когда перед ней стоит данное обращение.

При указании в адресате почтового адреса он пишется вслед за адресатом в соответствии с правилами, установленными органами связи. Если документ адресуется частному лицу, то сначала следует указать почтовый адрес, например:

Ул. Даумана, 3, г. Минск, 220002

г-ну Иванову П. Г.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, вместо слова "господину" указывается звание или степень, которые сокращаются в реквизите "адресат" непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата – время подписания, утверждения или составления (или издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, то есть обозначение всех частей даты тремя парами арабских цифр, разделенных точками. Первая пара цифр – день месяца, вторая – порядковый номер месяца, третья – две последние цифры года (без буквы "г"). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например: дату 20 января 1990 г. следует оформлять 20.01.90.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, месяц прописью, например: 06.02.99 – 6 февраля 1999 г. Допускается при оформлении цаты вначале указывать год, затем месяц и день месяца – 99.01.20.

Кроме основной даты в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюции, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т. д. В служебных отметках, а также при датировании (написании дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ. При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ написания дат. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте.

Гриф согласования и Виза

Согласование документа проводится как внутри организации (внутреннее согласование), так и вне ее (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

 

Начальник финансово-планового отдела Подпись А. Г. Петров

Дата

 

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под визой. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись "Замечания прилагаются".

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа. Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной подписью, состоящей из следующих элементов: слова "Верно", которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле.

Верно

Подпись

При визировании распорядительных документов допускается проставлять реквизит "Виза" на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово "СОГЛАСОВАНО" следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

Подпись Д.Г.Федоров

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 20.10.89 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава Республики Беларусь

от 12.08.89 № 02-01/180

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" на последнем листе документа слева.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

При этом делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

 

Подпись

После визирования документы подписываются. Подпись – обязательный реквизит документа и состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними – личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

 

Директор института А.П.Петров

 

Если документ изготовлен не на бланке, в состав наименования должности включается полное название учреждения, например:

 

Директор хлебозавода № 3 Подпись И.В.Васильев

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах, также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).

Наименование должности в реквизите "подпись" пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

Начальник Технического управления

Подпись располагается ниже реквизита "текст", не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В реквизите "Подпись" инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровка подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

Подпись является одним из реквизитов, при отсутствии которого, документ не имеет юридической силы. При оформлении документа на бланке в реквизите "Подпись" наименование должности указывается без наименования организации, например:

Директор завода Подпись Л.В.Андреев

В документах, оформленных не на бланке, в реквизите "Подпись" наименование должности дастся с указанием наименования организации, например:

Начальник Управления кадров

Министерства транспорта и

коммуникаций

Республики Беларусь Подпись Е.А.Лавникевич

В научных и учебных организациях в составе реквизита "Подпись" могут указываться ученые степени и звания, например:

Ректор,

профессор Подпись П.Д.Кухарчик

На документах, принимаемых коллегиальными органами (постановлениях высших органов государственной власти и управления, протоколах и др.), как правило, проставляются две подписи – председателя и секретаря.

Документы финансового характера имеют две подписи. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителям в соответствии с должностными обязанностями, а право второй – главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это, например:

Ректор Подпись П.Д.Кухарчик

Главный бухгалтер Подпись Е.С.Белевич

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись В.Н.Кривцов

Члены комиссии Подпись А.К.Андреев

Подпись М.С.Севрук

Если документ подписывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании исходящих документов, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров, а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Отметка об утверждении

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит "гриф утверждения" состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Центрального государственного

архива кинофотофонодокументов

Республики Беларусь

Подпись И.О.Фамилия

"_____"______________г.

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из: слова "УТВЕРЖДЕНО", наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказ министра образования

Республики Беларусь от 03.11.02 № 59

Основную часть документов рекомендуется изготавливать на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов, который является более рациональным, так как справа располагаются реквизиты "Адресат" и "Гриф утверждения". К таким документам относятся письма, справки, протоколы, акты и др. Количество документов содержащих реквизит "Адресат" составляет около 85% от всех организационно-распорядительных документов организации.

Печать

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью. Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует вводить в инструкцию по документационному обеспечению организации.

Необходимо проставлять печать на документах, требующих особого удостоверения их юридической силы. Перечень документов, обязательно заверяемых печатью, определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

Печать организации проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию, на договорах, финансовых документах, на актах выполнения работ, приема-передачи оборудования и др., на копиях документов, отсылаемых из организации, пропусках, справках и т.д.

При заверении документа или его копии печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.