Адресование документа конкретным должностным лицам.

Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

 

Генеральному директору

объединения "Агропром"

В.Д.Иванову

 

При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

 

Министерство образования и

науки Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

А.И.Иванову

 

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание). Например:

 

Начальнику штаба

в/ч 4532

генерал-майору

К.Н.Серову

 

Директору Института

твердых металлов

доктору технических наук

М.Т.Соснину

 

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в составе адресата все занимаемые им должности не допускается.

3. Адресование документа физическому лицу.

Например:

 

И.П.Смирнову

ул. Советская, д. 25, кв. 15,

г. Березники,

Пермский край, 618400

 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, а также физическому лицу. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Образцы оформления элементов почтового адреса

в реквизите "Адресат" (внутренние почтовые отправления)

 

Адресование физическому лицу

 

И.П.Калинину

ул. Советская, д. 25, кв. 14,

пос. Вишерогорск,

Красновишерский р-н,

Пермский край, 618562

 

Адресование юридическому лицу

 

Государственное учреждение Государственное краевое

"Всероссийский научно-исследовательский учреждение "Государственный архив

институт документоведения Пермского края"

и архивного дела" ул. Студенческая, д. 36,

ул. Профсоюзная, д. 82, г. Пермь, 614070

Москва, 117393

 

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не ставится.

 

Заголовок к тексту - это реквизит, в краткой форме выражающий основное содержание письма, его тему. Отвечает на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Печатается в ограничительных отметках. Точка в конце заголовка не ставится.

При направлении письма в качестве дополнения к ранее отправленному в его заголовке с новой строки в скобках оформляется подзаголовок. Например:

 

О разъяснении вопросов при изготовлении

бланков документов и печатей исполнительными

органами государственной власти Пермского края

(в дополнение к письму от _________ N ______)

 

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

 

Текст.

Текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, цели составления письма,

во второй - выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание письма не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

Допускается начинать текст письма с обращения к адресату, которое печатается посередине строки, например: Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности.

Вступление - это формулировка темы письма, объясняющая причины его написания.

Возможны два варианта формулировки темы:

ссылка на документ (в этом случае указываются его реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, номер, заголовок) или его отдельные пункты, послужившие основанием или поводом для составления письма;

констатация или описание факта, события, сложившейся ситуации.

Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства составляют основное содержание письма.

Заключение - это итог рассмотрения предмета письма, представляющий собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением,...).