Служебная записка может быть внешней или внутренней.

Внешние служебные записки оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации. Внешние служебные записки применяются при переписке между исполнительными органами государственной власти Пермского края.

В состав реквизитов служебных записок входят наименование организации (для внешней), наименование структурного подразделения (для внутренней), наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Датой служебной записки является дата ее подписания.

Текст оформляется от первого лица единственного числа и состоит из 2 частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка; содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Руководитель, которому адресована записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции (при необходимости).

Предложение - документ, представляющий собой разновидность служебной (докладной) записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Текст не содержит аналитическую часть, только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений). Оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, происшествия, ситуации, события, факта.

Объяснительная записка составляется структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Оформляется аналогично внутренним служебным (докладным) запискам.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

"Пояснительная записка к проекту закона Пермского края "О бюджетном процессе в Пермском крае"

или

"Пояснительная записка к проекту постановления Правительства Пермского края "О переводе земельного участка из одной категории в другую".

Пояснительная записка к проектам актов губернатора Пермского края, Правительства Пермского края, председателя Правительства Пермского края подписывается руководителем с указанием наименования должности.

 

Подготовка и оформление служебных писем

 

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами.

Служебные письма могут направляться как сторонним организациям внутри страны, так и зарубежным корреспондентам.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Для письма характерно использование простых распространенных предложений. Следует избегать неточности, двусмысленности изложения, неправильного использования слов, терминов, а также профессионализмов, известных лишь узкому кругу лиц.

Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по разнородным вопросам, целесообразнее составлять отдельные письма по каждому из них.

Служебное письмо по объему не должно превышать 1-2 машинописных страниц.

 

Реквизиты оформления письма.

 

Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу и(или) физическому лицу инициалы указываются перед фамилией, между инициалами и фамилией ставится пробел.

Реквизит "Адресат" располагается на бланке справа в пределах ограничительных отметок.

Существует несколько способов оформления реквизита "Адресат".

1. Адресование документа в организацию и ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже:

 

Министерство обороны Администрация Президента

Российской Федерации Российской Федерации

Управление по работе с

обращениями граждан