Этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

28 февраля 1720 года изданный Петром I Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «Коллежской» по названию учреждений нового типа – коллегий. Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

 

Характерные черты периода:

 

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов, контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и движения дел (документооборот).

 

Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть работники канцелярии (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

 

2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы.

 

3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.

 

4. В 1700 г. Петр I издает Указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной), состоящей из 4 листов бумаги, сложенных вдвое и прошитых нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

 

5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., применяющиеся и в современном делопроизводстве.

 

6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

 

7. Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс»;

военная: рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

договорная международная: ноты, меморандумы, депеши;

судебная: допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры; статистическая: - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

 

Этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством. В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства министерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно проводилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка входили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6. На всем протяжении XIX века издавались сборники образцов документов – письмовники, с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.