Изменения в постановке архивного дела

В XVIII в. происходят существенные изменения в области архивного дела. Прежде всего, согласно содержанию 44 главы «Генерального регламента», хранилища документов, законченных в делопроизводстве, получили название «архивы». Именно с этого момента архивы юридически отделяются от канцелярий. В свою очередь документы текущего делопроизводства (оперативные) отделяются от документов архивных (ретроспективных).

Устанавливается порядок передачи дел в архив: в конце календарного года актуариус в канцелярии отбирал те дела, чей срок хранения в канцелярии истек: согласно 44 главе «Генерального регламента», хранить дела в канцелярии, с момента их решения, можно было не более трех лет. Далее, актуариус составлял опись и по ней сдавал дела в архив. Ответственным за архив был архивариус.

Предусматривалась концентрация документов коллегий, потерявших для учреждения справочное значение, в двух государственных исторических архивах. Первый – архив Коллегии иностранных дел. Здесь предполагалось постоянно хранить документы всех коллегий, кроме тех, которые касались финансовых вопросов. Вторым государственным историческим архивом должен был стать архив Ревизион-коллегии – здесь должны были быть сосредоточены документы касающиеся «приходу и расходу», т. е. финансовые документы коллегий.

По «Генеральному регламенту» должность архивариуса, как начальника архива была единственной. Он выполнял всю текущую работу. На время разборки и описания дел к архиву «приписывались» канцеляристы и копиисты.

Главной функцией служащих архива была надзор и охрана документов, а также осуществление справочной работы. Однако выдача справок затруднялась хаотичным состоянием дел в архивах, отсутствием научно-справочного аппарата в них, неумение читать и понимать тексты предшествующих столетий, поскольку в архивах, в основном, служили или временные или слишком пожилые или слишком молодые работники «к разбору дел и письму неспособные». Если справка требовалась какому-либо высокопоставленному сановнику, то руководство архива действовало по формуле «принудить подьячих» − архивариуса и его помощников не отпускали домой до тех пор, пока они не находили нужные сведения. Учет документов и дел осуществлялся с помощью записей в ежедневные журналы, за более длительные промежутки времени составлялись отчеты. Старшим предписывалось следить за младшими служителями, чтобы они «не спали за описью».

Поскольку профессиональный уровень служащих архивов был низким, описи содержательно были хуже, чем в предшествующий период.

В период 1700 – 1726 г. было отменено столбцовое делопроизводство, начался переход на книжно-журнальное делопроизводство. Архивариусам указом Сената предписывалось расклеивать столбцы и сшивать листы в книги и журналы. При переклеивании столбцов, сставы часто смещались, заголовки часто не отвечали содержанию дел, нередко книги вписывались в опись без заголовка, а лишь с обозначением номера и года.

В этот же период появляется ряд указов о необходимости правильного ухода за документами различных видов и форм: перебирание и переклеивание столбцов, составление на них реестров, описей. В инструкции 1720 г. для Коллегии иностранных дел требовалось хранение дел в столбцах ликвидировать, а столбцы разрезать на ровные части и сшить из них книги. Архив также предлагалось оборудовать шкафами. Проводились мероприятия, направленные на сохранение подлинных дел – с них требовалось снимать копии.

Архивное законодательство

Именно с XVIII века в Росси начинает формироваться новая отрасль права − архивное право. Но данный период это, прежде всего, время появление архивного законодательства, основой для которого стало содержание 44-ой главы «Генерального регламента» 1720 г. Однако вскоре после его издания стало ясно, что регулировать архивное дело нужно более детально и конкретно. Эта задача была возложена на Правительствующий Сенат.

В течении XVIII в. Сенат издал ряд указов, направленных на улучшении состояния архивного дела. Так, Сенатский указ 1726 г. требовал содержать дела «в сохранном месте», а архивные помещения регулярно осматривать, в частности, предлагалось особенно внимательно осматривать повреждении крыши, устранять всяческие ее повреждения «дабы от течи… столбцам не учинилось повреждения». В этом же указе рекомендовалось тщательно осматривать старинные столбы, при необходимости подклеивать их и просушивать.

Указ Сената 1936 г. предписывал строить для архивов каменные здания с железными решетками на окнах и затворами, а также подальше от деревянных строений. Этим же указом запрещался вынос архивных документов за пределы учреждения, а сами архивы «держать за печатями».

В 1768 г. В Петербурге на Петровском острове были найдены документы архива Вотчинной конторы, валявшиеся в снегу. Вследствие этого происшествия, Сенат издал очередной указ, требующий от руководителей учреждения ежегодно проверять состояние подведомственных архивов, а в архивариусы принимать только лиц «трезвого жития и неподозрительных, в пороках и иных страстях не примеченных». Фактически же, работа в архивах не считалась престижной, и их сотрудниками являлись, как правило, бесперспективные чиновники.

Сенатский указ 1781 г. предписывал учреждениям передавать в архив дела в упорядоченном состоянии и в сопровождении реестров (сдаточных описей).

К сожалению, указы эти почти не исполнялись, само отношение к архивам на протяжении века сильно менялось. Так в указах Петра I встречается такая фраза: «Положить в архив к вечному известию», что свидетельствует о понимании важного значения архивов для государства и общества. В указах же второй половины XVIII в. содержалось совершенно другое отношение к архивам: «Отдать в архив к вечному забвению».