Внимание: Уважаемый (ая) (имя, отчество). Я хочу сообщить Вам нечто важное.

Уважаемый (ая) (имя, отчество). Мы обращаем Ваше внимание на ……

Интерес: Мы предлагаем Вам …………., который (ая) может существенно улучшить ……...

Просьба: Нам необходимо участие вашей фирмы ………. в виде ……...

Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы …….... в благородное, патриотическое дело...

Действие: Мы предоставляем возможность осуществить ….., присоединиться к …...

При этом надо помнить, что, формулируя просьбу, целесообразно предоставить адресату ограниченный выбор вариантов, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Электронная деловая переписка

Сегодняшнее деловое общение не возможно представить без использования современных средств информационно-коммуникационных технологий. Особая виртуальная среда общения, которую предоставляет нам, например, Интернет, диктует свои правила взаимодействия людей. Этот порядок поддерживается сообществом пользователей, но не отменяет правил этикета.

Можно сказать, что в современных условиях формируется виртуальный этикет, который определяет правила поведения в сети и в значительной мере определяется практикой.

Больше всего правила виртуального этикета касаются электронной почты. Рассмотрим некоторые из них.

По правилам виртуального общения, если предусмотрена переписка по электронной почте, необходимо регулярно проверять содержимое своего почтового ящика. Важно безотлагательно отвечать на каждое письмо, адресованное непосредственно Вам. При этом желательно соблюдать лаконичность, иногда вполне достаточно нескольких слов. Отсутствие ответа равносильно тому, как если бы вы проигнорировали приветствие, отказались бы пожать протянутую руку или повернулись бы спиной к своему собеседнику.

В электронном письме необходимо указывать тематику сообщения (для этого предусмотрен специальный атрибут письма). Это требование продиктовано тем, что письмо без указания темы может быть отнесено к спаму (несанкционированная рассылка по электронной почте) и, соответственно, удалено. Таким образом, письма, без сопровождения четко сформулированной темой, могут быть проигнорированы.

Кроме того, высылая письмо незнакомому адресату, пользуйтесь обычным текстовым кодом, иначе не исключено, что он просто не сможет его получить. При этом и услуги связи будут стоить дешевле. Старайтесь не перегружать электронное послание дополнительными материалами (фотографиями, рисунками и т.д.). Большой объем дополнений высылайте только с согласия или по просьбе адресата.

Послания с приложенными исполнимыми файлами (программы и пр., а также некоторые форматы документов) могут содержать компьютерные вирусы. Поэтому перед отправкой подобной информации, необходимо проверить ее с помощью антивирусных программ, чтобы не нанести вред адресату.

Как и традиционное письмо, электронное послание должно содержать подпись. В конце каждого электронного послания обязательно следует указать свое имя, фамилию, должность и место работы, адрес электронной почты, телефон и обычный почтовый адрес.

Отвечая на письмо, можно воспользоваться специальной функцией почтовой программы, которая автоматически сформирует шаблон ответного послания, включив в него реквизиты адресата и текст присланного Вам послания. При этом не следует повторять всю корреспонденцию целиком, достаточно воспроизвести только те ее фрагменты, на которые вы хотите сослаться. Такое цитирование необязательно, но рассматривается как жест вежливости по отношению к виртуальному корреспонденту, который мог забыть детали своего послания.

Следует помнить, что при достаточной открытости виртуального общения, каждое электронное послание одного корреспондента другому является частным, поэтому необходимо соблюдать тайну переписки. Прежде чем передать содержание письма другим лицам, необходимо получить разрешение автора.

Таким образом, новая среда делового общения дает возможность значительно сократить временные и географические ограничения, но вносит особые нормы реализации такого взаимодействия. Используя сетевые коммуникационные возможности, старайтесь не отнимать лишнее время у других и не позволяйте никому отнимать его у Вас. В этом случае общение в виртуальном мире будет комфортным и результативным.