Разработка предложений по совершенствованию продвижения услуги ускоренная почта « EMS - Belpost »

Ускоренная почта (внутренняя и международная) является одним из видов почтовых отправлений.

Данная услуга по отношению к другим видам почтовых отправлений является элитной и обеспечивает самые короткие сроки прохождения. Так, внутренняя ускоренная почта, принятая сегодня, подлежит доставке не позднее следующего рабочего дня, сроки прохождения международной ускоренной почты, как правило, не превышают 7 рабочих дней.

Рассмотрена существующая схема перевозки почты по Жлобинскому и Светлогорскому районам. Проведен анализ сроков прохождения почтовых отправлений, исходящих из объектов почтовой связи Жлобинского и Светлогорского РУПС.

В настоящее время построение производственного процесса приема, обработки, перевозки и вручения почтовых отправлений в Жлобинском и Светлогорском РУПС осуществляется таким образом, что срок прохождения исходящей почты до объектов почтовой связи Гомельской области составляет три дня, до объектов почтовой связи Республики Беларусь - четыре дня, тогда как для почтовых отправлений в пределах Республики Беларусь между остальными районными центрами срок прохождения составляет три дня.

Почтовые отправления, принятые в ОПС города Жлобина и сельских отделениях почтовой связи Светлогорского РУПС, подлежат отправке из РУПС по назначению на следующий рабочий день, что увеличивает сроки прохождения всех видов почтовых отправлений по Гомельской области и Республике Беларусь на сутки.

С целью совершенствования технологического процесса перевозки, снижения затрат, повышения эффективности работы разработаны предложения по реорганизации перевозки почтовых отправлений ускоренная почта EMS для Жлобинского, Рогачевского, Светлогорского и Октябрьского районов.

Проведен анализ факторов, сдерживающих развитие службы ускоренной почты.

Порядок оказания услуг. В настоящее время прием отправлений внутренней ускоренной почты осуществляется в 21 районном и областном центрах. Около 60% сельских ОПС имеют возможность оказывать услугу.

В адрес получателей г. Минска прием отправлений внутренней ускоренной почты организован во всех РУПС, но в половине РУПС данный прием ограничен временем отправки автомобилей и осуществляется с 9 до 14 часов.

В адрес получателей населенных пунктов других регионов прием организован в 21 РУПС Гомельского филиала. Как правило, прием осуществляется только в центральных ОПС (за редким исключением) и время его ограничено с 9 до 13 часов.

Данный факт объясняется организацией транспортно - логистической системы, ориентированной на сроки доставки печатных средств массовой информации.

Основные потоки внутренней ускоренной почты. Основное направление принятых отправлений ускоренной почты - это г. Минск. Однако, сроки доставки по г. Минску не всегда обеспечивают качество доставки, желаемое клиентами.

Так, анализ сроков поступления отправлений в г. Минск показывает, что ускоренная почта из Гомельской области поступает в 10 - 11 часов, и доставляется по г. Минску во второй половине дня. Существующие сроки поступления не позволяют доставить отправления «срочной почты» до 9 - 11 часов.

Направление в населенные пункты других областей не получило должного развития. Возможно, сдерживающим фактором является ограничение во времени приема (в областном центре, крупных городах - до 14 часов и только в отделениях почтовой связи при участках обработки почты).

Оценка существующей системы приема ускоренной почты в офисе (на дому) в г. Гомеле. Следует отметить, что г. Гомель имеет большой потенциал в предоставлении услуги ускоренной почты, которые не используются в полной мере.

Заявки на прием отправлений ускоренной почты с возможностью отправки в день приема до недавнего времени принимались до 13 часов при отправке автомобилей в регионы с 16 до 24 часов.

Существует проблема дозвониться до оператора, организующего прием в офисе (на дому). Информация об услуге оператором выдается неохотно, по принципу «вопрос - краткий ответ».

Данная ситуация - следствие большой нагрузки на операторов, осуществляющих работу, направленную на организацию доставки ускоренной почты, а также отсутствия заинтересованности работников в оказании услуги.

Осведомленность клиентов об услуге. Многие клиенты, желающие воспользоваться услугой ускоренной почты, зачастую обращаются не на почту, а в частные фирмы, что говорит о недостаточной маркетинговой деятельности нашего предприятия.

Рекламные листовки не дают полного представления об услуге ускоренной почты, возможностях почты, тарифах.

Краткая информация на сайте ГФ РУП «Белпочта» не может привлечь возможное количество - пользователей услуги.

Для удержания имеющихся клиентов, привлечения новых клиентов, увеличения объемов ускоренной почты и доходов, разработана стратегия развития ускоренной почты.

С целью упрощения технологического процесса оказания услуг ЕМS, Экспресс, срочная почта проведена работа по объединению указанных услуг в одну - ЕМS внутри страны и международную.

Необходимо реорганизовать в областном центре службу централизованного обслуживания клиентов в офисе (на дому), со следующими функциями:

-   координационное управление маршрутами для организации забора отправлений ускоренной почты, принятых после отправки плановых автомобилей (т.е. при обращении клиента с просьбой принять у него отправление в момент, когда автомобиль находится уже в пути);

    привлечение клиентов, посещение организаций с целью информирования их об услугах и тарифах, заключение договоров на оказание услуг по пересылке ускоренной почты;

    организация услуги по пересылке негабаритной почты, а также проведение работы, направленной на повышение конкурентоспособности услуги ускоренной почты на рынке.

Организация выделенных маршрутов по перевозке ускоренной почты. Разработан проект транспортно-логистической схемы перевозки отправлений ускоренной почты с учетом объемов и существующей системы перевозки, который предусматривает:

    для перевозки отправлений ускоренной почты организовать 2 выделенных межобластных маршрута (Гомель - Жлобин - Бобруск - Минск - Гомель, 652 км.; Калинковичи - Октябрьский - Минск - Калинковичи, 632 км.).

Отправка данных маршрутов из областного центра и крупных городов будет осуществляться с 18.00 - 18.15 часов, их прибытие в Минск с 23.10 до 23.30 часов и отправка из Минска с 23.55 - 0.25 часов.

Услуга будет предоставляться исходя из существующих возможностей транспортно - логистической схемы области (почтовыми межрайонными маршрутами), постепенно будет дорабатываться с учетом направлений, востребованных клиентами.

Разработаем проект организации транзитного узла в Жлобинском РУПС, для трех крупных районных узлов почтовой связи (Светлогорск, Рогачев, Жлобин).

Вся почта (входящая и исходящая) из Рогачевского, Светлогорского, Жлобинского РУПС будет направляться в г. Минск через Жлобин РУПС. За счет этого увеличится время приема отправлений ускоренная почта «EMS - Belpost» юридическим и физическим лицам до 16-17 часов (в настоящее время прием оправлений ускоренной почты в ОПС ограничен до 12-13 часов).

Время приема отправлений ускоренной почты в ОПС в г. Жлобин увеличится до 18 часов, чем мы сможем привлечь клиентов, в частности юридических лиц, т.к. время работы организаций до 18 часов.

Для реализации данного проекта необходимо организовать:

    в Октябрьском РУПС обмен в позднее время (когда участок обработки почты уже не работает (19.35);

    в Гомель ЦОПП, Калинковичи РУПС обмен и обработку ускоренной почты в сжатые сроки (с 17.20 - 18.00);

    для проекта «Жлобин - транзит» организовать два межрайонные маршрута (Жлобин - Рогачев, Жлобин - Светлогорск, Калинковичи - Октябрьский). Существующие маршруты Гомель - Жлобин - Рогачев, Гомель - Светлогорск - Октябрьский упразднить;

    в связи с изменением условий доставки отправлений ускоренной почты (до 10 часов, в указанное время, «сегодня на сегодня») в крупных районных центрах (Жлобин, Рогачев, Светлогорск, Речица, Калинковичи, Мозырь) реорганизовать городские автомаршруты для доставки отправлений ускоренной почты.

Для организации выделенных межобластных маршрутов необходимо приобрести 4 ед. автомобилей марки «Пежо Боксер».

Проведение рекламной кампании, которая должна быть агрессивной, и включать в себя, в т.ч. посещение руководителями филиала и РУПС крупных организаций с целью их привлечения.

Необходимо проработать вопрос стимулирования работников за:

-   привлечение клиентов (от количества заключенных договоров и др.)

    выполнение маршрутов в сроки независимо от нештатных ситуаций и др.

Задачи для реализации проекта. Под термином сектор подразумеваются существующие структуры, осуществляющие доставку ускоренной почты и прием почтовых отправлений в офисе (на дому). В задачи участка доставки г. Гомель должны быть включены дополнительно:

    проведение постоянного поиска клиентов, заключение договоров и т.п.;

    организация приема ускоренной и негабаритной почты у клиента в офисе (на дому) в областных центрах;

    организация забора отправлений ускоренной почты, принятых в ОПС областного центра после отправки планового транспорта (для выполнения последних двух пунктов работники секторов должны владеть информацией о транспорте и маршрутах, действующих на момент заявки, а также иметь возможность связаться с водителем по телефону);

    управление выделенными и дополнительными маршрутами для забора из РУПС филиала ускоренной почты, принятой после отправки планового транспорта;

    организация предоставления услуги негабаритной почты в пределах своей области (формирование пути прохождения, контроль его выполнения).

    организация обмена отправлениями ускоренной почты между выделенными маршрутами;

    организация маршрутов следования выделенных автомобилей по забору ускоренной почты;

    организация заезда в РУПС автомобилей выделенных маршрутов для забора ускоренной почты, принятой после отправки планового транспорта.

Для реализации данного проекта необходимо:

- определить необходимую численность работников службы и их должности;

определить порядок проведения обмена с автомобилями выделенных маршрутов, которые приходятся позже, чем 19 часов;

обеспечить рабочие места участка доставки необходимым оборудованием (телефоном с системой переключения между рабочими местами; компьютерами и др.) и мебелью;

провести работу по изучению клиентов конкурирующих фирм и привлечению их в ряды клиентов почты;

определить перечень крупных и средних организаций в областных и районных центрах и организовать их посещение руководителями филиалов и РУПС.

провести инвентаризацию договоров на прием в офисе у клиентов отправлений ускоренной почты и с момента функционирования участка доставки и обеспечить их передачу в отдел маркетинга для выполнения обязательств;

- определить численность водителей по обслуживанию выделенных маршрутов перевозки ускоренной почты.

Отделу эксплуатации и безопасности почтовой связи:

создать нормативно - справочную базу для применения в деятельности участка доставки (планы сдачи ускоренной почты, сетку зон для тарифов и др.);

пересмотреть расписания плановых маршрутов с учетом организации выделенных маршрутов по перевозке ускоренной почты;

определить порядок взаимодействия службы и участка доставки.

Техническому отделу до начала функционирования участка доставки организовать установку на дополнительных рабочих местах программного обеспечения системы слежения за автотранспортными средствами и датчиков на автомобили.

Отделу маркетинга:

сформировать доступную информацию об услуге ускоренная почта и направить ее в организации;

создать раздел на сайте филиала с информацией о порядке оказания услуги ускоренной почты, сроках пересылки, тарифах и др.

Разработка предложений по продвижению услуги ускоренная почта «EMS-Belpost» будет направлена на прием отправлений от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с целью увеличение объемов потребления внутриреспубликанской услуги, и укрепление конкурентоспособности услуги. Имеется приоритет по отношению к другим перевозчикам, т.к. ГФ РУП «Белпочта» является государственным перевозчиком, следовательно, тарифы за пересылку отправлений внутриреспубликанской ускоренной почты значительно ниже, чем у конкурентов и имеется обязательное условие «с доставкой на дом (или в офис)» в кратчайшие сроки (в указанное время).

Реализация указанных мероприятий позволит увеличить в 2011 году доходы от отправлений ускоренная почта на 20%. В 2010 году рост доходов составил 316,2 млн. руб., или 136,5% к уровню 2009 года, приложение С.

Прирост доходов рассчитаем по формуле

 

∆Д = Д × 20% (9)

 

где Д - доходы 2010 года, млн. руб.;

% - прирост доходов в 2011 году, %.

Таким образом, по формуле (9) получим

∆Д = 316,2 × 20% = 63,24 млн. руб.