Делегирование для расширения возможностей

Невозможно добиться больших успехов, особенно в отдельных сферах деятельности, если не научиться делегировать свои полномочия, хотя бы частично. Даже если вы индивидуальный предприниматель, вам придется обращаться в другие фирмы для выполнения определенных работ. Конечно, можно пытаться сделать все самостоятельно и, наверное, можно найти все необходимое для этого. Но зачем? Мы в НЛП постоянно говорим об эффективном использовании времени и ресурсов. Иначе это напоминает нам об уже знакомых «выживальщиках» и их тяжких муках борьбы. Ведь непрофильная работа отнимет у вас уйму времени, тогда как профессионалы выполнят это и быстрее, и качественнее.

В своей книге «Жизнь как ORG.АЗМ. Путь к счастью» я приводила хороший пример: «Так же и в жизни, ты можешь создавать свой бизнес, писать картину, строить дом и так далее. Конечно, можно попробовать сделать свое дело одному, но вряд ли тебе сильно понравится результат. А результат – это и есть тот условный «ребенок» – плод труда. Потому что в каждом деле есть специфические моменты, которые будут тебя отвлекать от главного – твоей цели, твоего творения, ведь это то, что лучше сделать узкому профессионалу. Например, бизнесмен, который сам ведет бухгалтерию, решает хозяйственные вопросы, сам отвечает на все звонки в офис, подчас бестолковые, развозит продукцию клиентам, этот бизнесмен точно не владелец большой корпорации, и если он продолжит так дальше и не начнет нанимать специалистов – бухгалтера, хозяйственника, курьера, рекламщика, секретаршу, то он рискует никогда не перейти на другой уровень и так и останется в нише малого и, дай бог, среднего бизнеса, потому что его продукт несовершенен, нетехнологичен, так как один человек не может быть одинаково хорош во всем!

С картиной та же история. Чтобы ее нарисовать, нужен холст, краски и, возможно, рама…

Если художник сам начнет изготавливать холст, краски и раму, то, возможно, с творчеством все будет не очень хорошо, он может пораниться, выполняя столярную работу. Как это отразится на результате его труда? Конечно, негативно. Художнику важно вдохновение. Какой «плод любви» тут может получиться, когда его делали при помощи больного пальца? Ничего смешного. Все отразится на качестве и красоте картины.

Так же и с постройкой дома. Можно возвести стены, но провести электричество и сантехнику лучше доверить профессионалам, чтобы не было замыканий и протечек.

Именно поэтому рядом с тобой не должно быть выжженного поля. Желательно, чтобы вокруг были люди. И эти люди – не что иное, как твое помогающее окружение».

Одна из главных ошибок, которую совершают топ-менеджеры и руководители высшего звена, – это неумение делить работу на свою и чужую или грамотно делегировать задачи. Проблему перегруженности высшего руководства лучше всего можно наблюдать в крупных компаниях. Хотя руководителям среднего и малого бизнеса тоже бывает несладко. Важно научиться этому, иначе перегруженность руководителя приведет к его профессиональному выгоранию, что обязательно отразится на результатах его деятельности и бизнеса в целом.

Даже в домашних делах важно делегировать часть обязанностей. Когда я встречаю своего замечательного мужа на пороге квартиры с кастрюлей и половником, я точно знаю, что я эксперт в этом вопросе. Мой муж – руководитель на работе, но дома никто не мешает мне передать ему часть обязанностей. Тем более я знаю, как он любит готовить и хорошо это делает.

Основная причина того, почему люди не решаются делегировать свои обязанности, – страх, что никто не сделает эту работу лучше них. В результате они создают хаос и суматоху вокруг себя и не в состоянии решать важные задачи и осуществлять эффективное руководство.

Ключевые принципы делегирования полномочий:

– решаем, какие конкретно обязанности, задачи, функции нужно делегировать;

– определяем сотрудника, который по своим способностям, знаниям и навыкам сможет взять на себя эту часть задач;

– проводим с ним собеседование, совещание, на котором вместе обсуждаем суть задачи, цели и сроки, отведенные на ее выполнение;

– осуществляем контроль и руководство за ходом выполнения задач.

Делегирование полномочий часто сопровождается психологическими барьерами, возникающими по разным причинам. Препятствием для делегирования часто становится недоверие к сотрудникам, неуверенность в их знаниях и умениях, нежелание делиться своим опытом, страх начальника потерять авторитет в глазах коллектива и нежелание оплачивать труд специалистов из-за экономии средств.

Тем не менее руководитель будет более эффективен в реализации важных стратегических вопросов, если не будет распыляться на решение текущих моментов. Уделив внимание правильной мотивации сотрудников, можно возложить большой круг обязанностей на их плечи и посвятить себя долгосрочному планированию и решению глобальных задач.

Задачи в бизнесе, которые руководителю правильнее было бы делегировать:

– любая подготовительная работа по предстоящему мероприятию или акции (сбор информации, подготовка документации и презентаций, привлечение партнеров и спонсоров, оповещение клиентов и т. д.);

– ежедневная рутинная деятельность (телефонные переговоры, переписка и т. д.);

– конкретные профессиональные задачи, которые лучше выполнят специалисты в этой области (создание и оформление сайта, размещение и дизайн рекламы и т. д.);

– бухгалтерия предприятия.

Решать, какому сотруднику передать какие обязанности, нужно, опираясь на его опыт, знания и навыки, мотивацию и наличие свободного времени для решения данного вида задач. Вряд ли можно секретарю поручить бухгалтерские расчеты и надеяться на успех данного мероприятия. Делегировать выполнение важных задач новому сотруднику тоже рискованно. Сначала проверьте его способности в менее значимых делах.

В процессе передачи полномочий обговариваются (а лучше прописываются) цели, задачи, промежуточные контрольные точки исполнения полномочий. Наилучший вариант – совместно с работником составить детальный план работы с новыми функциями и обязательно ответить на все его вопросы.

Умение грамотно делегировать задачи – это, несомненно, невероятно важный для любого руководителя навык, который ведет компанию напрямую к успеху и процветанию.

И снова замечу, что не только в профессиональной деятельности важно делегирование. В любой работе, требующей профессионализма или помощи, важно понимание, что в некоторых случаях без участия других людей трудно обойтись, добиться хорошего результата и просто довести дело до конца. К примеру, семье с детьми тоже можно разделить обязанности и найти профессиональных помощников, если это необходимо. Я часто слышу от своих клиенток, как им трудно совмещать домашние дела и заботу о детях, но, несмотря на сложности, немногие берут в помощь себе няню или домработницу, даже имея материальную возможность это сделать. Объясняется это разными причинами: страшно пригласить в дом или к драгоценному малышу чужого человека, сомнения, что никто не будет делать их дела лучше, примеры плохих работников у друзей и знакомых и т. д. Часто родители не делятся обязанностями с детьми, хотя уже трехлетний ребенок в состоянии сделать какую-то несложную работу по дому и уж точно получит полезный опыт и навык. Женщины порой не доверяют мужьям ни детей, ни бытовые обязанности, хотя те могут иметь желание участвовать во всем. Страдают все, хотя, грамотно разделив обязанности в семье, учитывая возможности, способности, наличие времени и сил, можно вполне получить удовольствие, удовлетворение и еще массу положительных эмоций от помощи близких.

Желаю тебе освоить делегирование, если ты настроен решительно на великие свершения, в чем я абсолютно не сомневаюсь, ведь ты мой любимый читатель! Ты очень способный, и тебе все по плечу. Тем более я уверена, что вокруг тебя такие же приятные и способные люди, как ты сам, ведь мы много говорили про поддерживающее окружение, и уж конечно, твоя семья всегда придет тебе на помощь. Не робей и смело приглашай людей к сотрудничеству. Я уже говорила, что людям нравится помогать. Я тоже буду совершенствоваться вместе с тобой и, глядишь, найду новые вершины для покорения.