Тема 8. Управление документооборотом

Основные вопросы темы

1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста

2. Прием документов и их предварительное рассмотрение

3. Исполнение и отправка документов

 

1. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и соз­данных ею за определенный период.

Этапы документооборота:

· первичная обработка документов, поступающих в организацию;

· предварительное рассмотрение документов;

· регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;

· исполнение документов;

· обработка исполненных и отправляемых документов.

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и рас­пределение обязанностей между его составными частями. Поэтому улучшение, упорядочение доку­ментооборота связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рас­сматриваться изолированно от нее.

Принципы рациональной системы документооборота:

· исключать или ограничивать возврашое движение документов;

· обеспечивать однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

· обусловливать нахождение документа у конкретного должностного лица необходи­мостью обработки документа;

· предусматривать параллельное выполнение различных операций с документом для сокращения времени его движения и оперативности его исполнения;

· обеспечивать передачу в службу документационного обеспечения управления учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов без возвратного движения самих документов;

· предусматривать все возможные варианты движения документов.

Основные управляемые параметры документопотока:

· содержание или функциональная принадлежность;

· структура потока;

· направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми мо­жет быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система науч­но-справочного аппарата к документам организации.

Режим документопотока - состояние, соответствующее цикличным изменениям, свя­занным с внутренним ритмом работы организации. Направление документопотока - специ­фика движения документов, зависящая от содержания конкретного технологического звена обработки документов.

Основные факторы роста объема документооборота:

· создание новых организаций, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции; «рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его активности; внедрение технических средств;

· возрастание объемов использования документной информации.

 

2. Служба документационного обеспечения управления принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопрово­дительным письмом, где указываются причины возврата.

Технология получения документа зависит от вида доставки документа. Так, при получе­нии факсограммы необходимо убедиться в целостности принятого текста. Документ, полу­ченный по электронной почте, требует распечатки и уведомления отправителя о получении сообщения.

В зависимости от особенности доставки получение документов удостоверяет (фиксиру­ет) разносная книга, журнал или квитанции о приеме документов.

В процессе экспедиционной обработки документов, поступивших в организацию (вхо­дящих документов), на них проставляется регистрационный штамп. На документах, подлежа­щих хранению в службе документационного обеспечение управления, ставится дополнительная отметка: «Подлежит возврату в служ­бу ДОУ». То же с соответствующей пометкой осуществляется при повторном поступлении документов. Экспедиционная обработка входящих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечение управления - второй этап прохожде­ния входящих документов, в процессе которого обеспечивается оперативное получение доку­ментов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Работники службы документационного обеспечение управления устанавливают компетенцию и ответственность, необходимые для решения поставленных в документе вопросов; затем отбирают те из них, к рассмотрению и определению порядка которых необходимо привлечь руководителя организации. Докумен­ты, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные струк­турные подразделения, передаются по назначению без рассмотрения руководителем.

На рассмотрение руководителя организации передаются документы, адресованные ему лично, а также документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятель­ности организации.

Рассмотренные руководителем документы подлежат возвращению в службу документационного обеспечение управления, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя организации, выражающая принятое им решение (управленческое) по данному документу.

После заполнения регистрационной формы документы передаются в структурные под­разделения.

 

3. Основные требования к исполнению документов:

· документы передаются исполнителю (с ведома руководителя структурного подразде­ления) в день регистрации;

· если на документе не указана дата исполнения или она не установлена действующим законодательством и организационно-распорядительными документами организации, то исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сооб­щает их службе документационного обеспечение управления;

· при решении вопросов без составления ответного документа (по телефону или лично) исполнитель делает соответствующую отметку на исполненном документе;

· если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа, который согласовывается с руководителем, заинтересованными структурными под­разделениями и организациями;

· все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установлен­ные сроки необходимых материалов.

Исполненные и отправляемые документы (подписанные, зарегистрированные и в необ­ходимом количестве экземпляров) передаются в экспедиционную обработку. Отправка доку­ментов должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и со­хранности носителей и записанной на них информации.

Для рационализации движения документов внутри организации разрабатываются гра­фики сроков и последовательности прохождения документов в организации, а также тех­нологические инструкции (схемы), в которых в графической форме определяется последо­вательность движения документов и их проектов.

Подробнее см.: 5.