Тема 9. Регистрация документов

Основные вопросы темы

1. Понятие «регистрация документов». Традиционные задачи регистрации

2. Регистрационный индекс

3. Регистрация документов как основа построения информационно-поисковых систем

1. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу. На основе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего ис­пользования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Служба документационного обеспечение управления регистрирует не все документы. Документы специальных (функциональ­ных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе документационного обеспечения управления на эти документы ставится лишь дата по­ступления. Служба разрабатывает перечень документов, регистрируемых в структурных под­разделениях (чаще всего помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).

Регистрация документа должна быть только однократной. Поступающие документы реги­стрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утвер­ждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он не регистрируется повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регист­рируются отдельно.

2. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· индекс по номенклатуре дел.

Пример регистрационного индекса: 51/03-14, где 51 - порядковый регистрационный но­мер; 03-14 - индекс дела по номенклатуре дел (03 - индекс структурного подразделения, в ко­тором исполнен или составлен документ, 14 - порядковый номер дела в соответствующем разделе номенклатуры).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов кор­респондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Возможно использование собственной системы буквенных индексов, например индекса л/с - по личному составу.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каж­дая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, при­казы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные индексы (номера) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 112, протокол № 1, акт № 3.

Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в преде­лах календарного года.

3.    Для регистрации документов используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки. Выбор регистрационной формы зависит от объема регистрируемых массивов документов.

Журнальная форма применяется при небольшом количестве регистрируемых документов. В организациях используются несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исхо­дящих и внутренних документов, некоторых видов документов. Ведение регистрационных жур­налов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый но­мер. Современные средства оргтехники позволяют вести журнал на отдельных листах-бланках с одновременным вводом информации в компьютер.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют вести оперативную информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной реги­страции. Карточки печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.д.) и контрольную картотеку. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и ис­полненным документам. Первая часть картотеки предназначена для фиксации и поиска сведе­ний о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки располагаются по фамилиям исполнителей, названиям структурных подразделений, коррес­пондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую, в соответствующие разделы и рубрики.

Назначение второй части картотеки - поиск уже исполненных документов. Форма сис­тематизации карточек: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентируются, т.е. порядок распо­ложения их реквизитов определяется службой документационного обеспечения управления. Комплекс регистрационных журналов и регистрационно-контрольных карточек составляет информационно-поисковую систему ор­ганизации.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с при­меняемым в местах регистрации документов программным обеспечением. Состав показателей, которые должны быть введены в информационно-справочную систему, и правила заполнения показателей нормативно закреплены в ГСДОУ.

Подробнее см.: 1, 4, 5.