Тема 13. Архивное хранение документов

Основные вопросы темы

1. Подготовка дел к сдаче в архив

2. Право собственности на документы организации. Современные проблемы в этой области

3. Архивный фонд Российской Федерации

 

1.    Завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации или ведомственный архив.

Процедуры «предархивной» подготовки дел: оформление и описание дел. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному.

Полное оформление дела включает:

· перегруппировку документов дела в хронологической последовательности с января по декабрь;

· нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

· составление внутренней описи документов для отдельных категорий дел;

· составление заверительной надписи дел;

· подшивку дела в твердую обложку (металлические зажимы не допускаются, скрепки и скобки должны быть по возможности удалены);

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, за­головка дела, даты и др.

Реквизиты обложки дела: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела, дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составля­ется опись дел. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ар­хив организации (ведомственный архив), второй - прилагается в качестве основания к прото­колу заседания ЭК, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в службе документационного обеспечения управления.

 

2.    В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. юридическим и физическим лицам гарантируется право на создание своих архивов. Архивные фонды государственных и муниципальных организаций - государственная собственность Российской Федерации.

В последние годы в связи с изменениями в отношениях собственности появились архив­ные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юриди­ческих лиц, собственностью физических лиц. Расширение числа организаций - собственников документов породило проблемы регулирования государственными архивными учреждениями документационного обеспечения в этих организациях, сохранности и передачи на государст­венное хранение ценных документов, отложившихся в деятельности негосударственных орга­низаций.

Компромисс найден по одной из проблем: взаимодействие государственных архивов с со­временными негосударственными организациями предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи докумен­тов на постоянное или депозитарное хранение и т.д.

Депозитарное хранение документов - хранение в архиве или ином хранилище архив­ных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых догово­ром между собственником документов и соответствующим физическим или юридическим лицом - собственником документов, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Совокупность подобных фондов стала именоваться негосударственной частью Архив­ ного фонда Российской Федерации.

 

3. Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, имеющих ис­торическое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, от­ражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой ча­стью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Для различения комплексов документов организаций применяются понятия «архивный фонд» и «документальный фонд».

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связан­ных между собой. Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятель­ности юридического или физического лица. Все документы, как находящиеся в текущем дело­производстве, так и сданные в архив на хранение, составляют документальный фонд организации. Документы же, прошедшие экспертизу ценности и переданные в архив (как правило, структурное подразделение организации, осуществляющее прием и храпение архивных документов), состав­ляют архивный фонд.

Если организация определена государственной архивной службой Российской Федерации в качестве источника комплектования государственного архива, то комплексы ее документов принимаются в установленном порядке на государственное хранение.

Таким образом, иерархия комплексов документов восходит от уровня конкретной орга­низации до общегосударственного уровня, что обеспечивает непрерывное пополнение Архив­ного фонда Российской Федерации и управление этим процессом.

Уже на этапе документационного обеспечения управления составленные, оформленные и включенные в информационно-справочную систему документы становятся информацион­ ным ресурсом общества.

Подробнее см.: 5.

 

ЛИТЕРАТУРА

 

Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В. Документы, Современные требования к оформлению: Учеб.-справочное пособие. - М.: РГГУ, 2006.

Веселое П.В. Современное деловое письмо в ромышленности. - М.: Изд-во стандар­тов, 2007.

Громова Н.М., Деева Т.М. и др. Ваш зарубежный партнер. Переписка, документа­ция, контракты. - М., 2002.

Кузнецова Т.В., Андреева В.И., Серова Г.А. Секретарь-референт: Практ. пособие. -М.: АО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2000.

Организация работы с документами: Учебник /В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Специалисту, реализующему свои способности в системе государственного или муниципального управления, важно систематически повышать свою квалификацию в области документационного обеспечения управления, что достигается в первую очередь глубоким изучением всей совокупности действующих законодательных актов Российской Федерации, нор­мативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, техно­логии обработки и хранения управленческих документов, а так­же регулирующих работу служб документационного обеспечения управления организаций всех форм собственности. В ближайшие годы планируется разработка новой редак­ции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документа­ми на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированно­го документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная но­менклатура дел и т. д.).

В связи с тем, что большая часть управленческой информации закрепля­ется в виде документов, специалист в области государственного и муниципального управления должен непрерывно совершенствовать не только свои навыки составления делового письма на основе правил и требований, сложившихся в сфере управления (в последние 10-15 лет), но и в полной мере овладеть официально- деловой речью (здесь важно использовать все богатство русского языка, систематически читать русскую классическую литературу). Мы бы рекомендовали самостоятельно ознакомиться с лучшими образцами эпистолярного жанра, сборниками (публикациями) архивных документов по тематике, близкой выполняемым служебным обязанностям.

Новейшие электронные программы, несомненно, значительно облегчают процессы составления, оформления, регистрации, учета документов, и т.п., но качество документационного обеспечения управления все равно главным образом зависит от человека, от управленца, от уровня его профессиональной подготовки.

 

Основные особенности делового языка документа

Основными чертами официально-делового стиля счи­таются:

• нейтральный тон изложения;

• лаконичность и краткость текста;

• точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой офици­ального делового языка, поскольку управленческая ин­формация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключе­нием речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявля­ются в отношении точности, ясности выражения мысли.

Точность изложения предполагает однозначность пони­мания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

Требование точности изложения достигается употреб­лением специальной (отраслевой) терминологии, исполь­зованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, допол­нений, вводных слов и т. д.

Деловой язык документа, кроме сказанного выше, ха­рактерен рядом других особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Сле­дует писать: не сего года, а этого года (текущего года). Использование новых слов (неологизмов) и заимствован­ных слов должно быть оправданным. Слова типа «сани­рование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкое упот­ребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Приведем типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зим­нему сезону ведется слабо (недостаточно)».

Специфическая особенность делового языка - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в воз­можности слова вступать в смысловые связи с другими словами. Например: руководство - брать на себя, возлагать, осуществ­лять, отстранять от, подменять, ук­реплять и т. д.

Особенность делового стиля - также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например:

«В подтверждение нашей договоренности...»,

«Напоминаем Вам, что... <...> Ваша задолженность по оплате составляет...».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы де­лового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подго­товку текста и его восприятие.

ГОСТ Р 6.30-2003.

Классификация организацион­но-распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на орга­низационно-распорядительные документы (ОРД), относящи­еся к Унифицированной системе организационно-распоря­дительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и дру­гие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийс­кий классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требо­вания к бланкам документов, включая бланки с воспроиз­ведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД, схемы их расположения, блан­ки документов приведены ниже (см. соответственно отве­ты на вопросы 9, 10, 11, 12). Требования к оформлению реквизитов даны в разделе 3.

ОРД является наиболее распространенным видом доку­ментации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:

· организационно-правовая документация (учредитель­ный договор, уставы, положения, правила, инструк­ции, штатные рас­писания);

· распорядитель­ная документация (приказы, распоря­жения, постановле­ния, решения, ука­зания);

· информационно- справочная докумен тация, которая, в свою очередь, может быть условно под­разделена на:

а) оперативно-информационную (письма, телеграм­мы, факсы, доклад­ные и служебные за­писки и т. п.);

б) справочно-ин-формационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

· документация по личному составу (заявления, трудо­вые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организации предпола­гает разработку инструкции по документационному обеспе­ чению управления, оформление бланков, проведение учеб­ных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемы­ми, что следует истолковывать как требования, допуска­ющие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действо­вавших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-92).

Предусмотренный стандартом состав реквизитов сле­дует считать типовым, поскольку набор их при подготов­ке документов одного и того же наименования в различ­ных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов подразделяют на постоянные и пере­менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наиме­нования. Переменные реквизиты наносятся непосред­ственно при подготовке конкретного документа.

При работе с электронными до­кументами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84. (Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техни­ки. Основные положения), который устанавливает обязательные реквизиты машино­читаемых документов; код и наименование организа­ции — создателя документа; местонахождение организа­ции - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и ко­пий электронных документов в состав реквизитов вклю­чается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).