Вопрос: Формуляр современного документа, его характеристика

 

Ответ: Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Один реквизит является составной частью формуляра документа. Структура текста также входит в состав формуляра. Схема построения отдельно взятого документа называется индивидуальным формуляром (приказ, протокол, справка).

Типовой формуляр – набор реквизитов, характерный для разновидностей одного и того же документа (служебные письма: запросы, ответы, предложения и др.)

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основным реквизитам. Формуляры-образцы, как правило, приводятся: в стандартах, в инструкциях, в методических пособиях по делопроизводству. Схема оформления большинства ОРД достаточна типична, различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Формуляр-образец служит целями унификации и стандартизации документов. На основе государственных могут разрабатываться формуляры-образцы для какой-либо отрасли (ведомства) или конкретного предприятия.

В зависимости от способа документирования формуляры, полученные различными способами, определяются ГОСТами (текстовое документирование) и ОСТами (техническое документирование.

Вопрос: Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.

Ответ:   Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющей руководству обеспечить решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

К распорядительным документам относятся постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:                                                                                                                                            - документы, издаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, советом, правлением и т.п.) – постановления, решения;                                                                                                                                      - документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.                                        Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно- правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением). Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».   Реквизитами распорядительных документов являются: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблему, наименование организации, название вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Приказ– правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, учреждения в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.  Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя. Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблему, наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: «о чем?», например «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты труда» и т.п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются: - нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);                                                                                                                                                                           - решения совета директоров, общих собраний акционеров;                                                                             - производственная необходимость.                                                                                            П Констатирующая часть приказа опускается, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (срок ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте может указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, привила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.                                                         

В правовом верхнем углу таких документов ставится:«Приложение к приказу директора ЗАО «Эра» от 01.03.2005 № 7». После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказы вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Приказ ознакамливается под роспись сотрудниками, ответственными за его исполнение.

Распоряжение – распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера или оперативного управления деятельности предприятия. Текст распоряжений не должен содержать предписаний, носящих нормативный характер. Распоряжения нумеруются отдельно от приказов в пределах календарного года.

Решение – документ, принимаемый коллегиально советом, собранием для решения производственных задач. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Преамбула заканчивается словом РЕШИЛИ. Распорядительная часть содержит перечисление предписывающих действий с указанием срока исполнения, если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений.

Вопрос: Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, актов); требования к их составлению и оформлению.

Ответ: Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления, содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы: справки, акты, докладные записки и др. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенность этих документов в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий объяснительное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Оформление зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней и оформляется на обычном листе бумаги, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то считается внешней и составляется на бланке организации. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.     Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии). Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По оформлению отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений. Она также бывает внутренней и внешней и оформление также зависит от адресата. Объяснительные записки в основном составляются по вопросам, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Они составляются при нарушении трудовой и производственной дисциплины, проступках, при возникновении нештатных ситуаций и т.д. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее затребовал. Датой объяснительной записки считается дата ее составления. Текст должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок или подтверждающие какие-либо факты.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляют по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций (суды, прокуратура и т.д.) Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, направленные в вышестоящие организации, заверяются печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В отличии от докладных записок текст справки содержит только перечисление фактов или изложение истории вопроса.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д. Справка, содержащая сведения о з/плате и др. финансовые сведения подписывается кроме руководителя еще и главным бухгалтером. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Для справок личного характера могут создаваться трафаретные тексты. Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется. Справку подписывает должностное лицо, подпись заверяется печатью.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссией как постоянно действующей, так и назначенной распорядительным документом (обычно приказами).

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда большое количество разновидностей актов: акты-ликвидации, акты-передачи, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения и т.д. Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные акты и нормативные документы, регулирующих данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт составляется на общем бланке. Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: герб, эмблема организации, наименование организации – автора документа, вид, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для актов с повторяющейся информацией следует разрабатывать и применять бланки с трафаретным текстом.

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный, нормативный документ), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом «Основание», которое через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: Основание: приказ директора школы от 17.04.2010 № 15 «О проведении инвентаризации в школе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагают по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также обязательная, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-ый экз. направлен в департамент образования.

2-ой экз. – в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются, например:

Председатель комиссии                 подпись                         И.О.Ф.

Члены комиссии                              подпись                         И.О.Ф.

                                                         подпись                         И.О.Ф.

 

Вопрос: Сценарий подготовки документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложение, требования к их оформлению. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

Ответ: Чтобы составить полноценный документ, необходимо хорошо знать освещаемый в документе вопрос и владеть достаточной информацией. Подготовка документа может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Подготовка документов складывается из следующих этапов:

- сбор данных по управленческому вопросу;

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа;

Сбор данных начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа – изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, т.к. чтобы обладать юридической силой, подготавливаемый документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы. Заканчивается подготовка проекта документа его оформлением, которое включать печать проекта документа на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документов реквизитов.

Дальше документ согласовывается. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих тот или иной документ, и последовательность визирования. Согласование выполняется тем же должностным лицом (структурным подразделением), которое готовило проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново, и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, следует его тщательно проверить, обратив особое внимание на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо, и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа.

Текст документа – основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения. Текст большинства орг-расп. документов состоит из двух частей: введение (основная), в кот. излгаются причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в кот. формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т.д. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу, выводы. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, приказы и т.д.) в виде отдельных разделов, которые могут состоять из пунктов, подпунктов. Каждый раздел текста нумеруется арабскими цифрами.

К текстам управленческих документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля, убедительность, нейтральность тона изложения, использование общепринятых сокращений, использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов).

 

Заголовок – краткое содержание документа. Он позволяет быстро определить степень информированности документа, его важность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформленных на бланке формата А5 и писем с небольшим объемом текста. Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагается слева над текстом документа, с отступом от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:

Деловое письмо – «О поставке оборудования»

Приказ – «О создании комиссии…»

Акт – «Недостачи товара по количеству»

Реквизит «отметка о наличии приложений» используется в сопроводительных документах. Он размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзацного отступа.

Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:     Приложение: на 4. в 3 экз.

Если документ, имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Штанное расписание на 4 л. В 2 экз.

                    2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 01.07.2009 № 12 и приложения к нему, всего на 16 л.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.

Если документ направлен в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 3 л. В 1 экз. в первый адрес.

Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:

… (приложении № 1) или: согласно приложении. № 1, в соответствии с приложением № 2.

На самих приложениях в правом верхнем углу помещается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием к какому приказу (распоряжению) оно относится:

                                                                                                                             Приложение к приказу

Генерального директора ОАО

                                                                                                                                             от 19.02.2009г. № 37

Вопрос: Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

Ответ: Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организация в процессе осуществления их деятельности. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей:

- письма, связанные с распространением информации: информационное, письмо-извещение, приглашение, уведомление, сообщение, предложение, рекламное;

- письма, связанные с обращением и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг: письмо-просьба, заявка, гарантийное, запрос, заказ;

- письма-ответы: письмо-согласие, отказ, подтверждение;

- письма претензионного характера: письмо-напоминание, требование, претензионное;

- письмо, связанные с выражением внимания и участия: письмо-поздравление, благодарность, соболезнование, извинение;

- сопроводительные письма.

Письмо оформляется на специально предназначенном для него бланке формата А4. Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строится по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылка на события, факты, решения вышестоящих учреждений и др факторы; доказательства (обоснование изложенного вопроса); заключение (выводы, решения). Нередко применяются письма, содержание только заключительную часть текста, без пояснений.

Письмо должно быть посвящено только одному вопросу, что упрощает его обработку и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Существует несколько общих правил, которые необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому вопросу. Тон письма должен быть нейтральным, а изложение текста лаконичным. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо, например:

С сожалением сообщаем Вам, что не можем выполнить ваше требование в связи с …

Широко используются при составлении служебных писем устоявшиеся языковые формулировки, стандартные обороты и типовые словосочетания типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с самого отказа.

Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного лица, например: «ОАО не предполагает…», «Общество изучило…». Согласно типовой инструкции по делопроизводству, если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: «настоятельно рекомендую…», «категорически настаиваю…».

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется обращение «Господа» или добавление к имени и отчеству «Уважаемый». При этом следует соблюдать соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение «Уважаемый Николай Егорович!» предполагает заключительную формулу, которая размещается перед подписью: «С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами и печатается с абзаца.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации и, как правило, принадлежит руководителю и его заму. Письма в настоящее время пересылаются не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппарата факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи к составителю и оформлению документа предъявляются единые требования.

Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации по ОКПО, код формы по ОКУД, наименование организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Телеграмма – краткое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Они используются в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка получателю.

Телеграмма содержит реквизиты, размещаемые в следующей последовательности: отметка о категории (телеграмма-письмо, обыкновенная (отметка о категории не проставляется) или срочная); отметка о виде; адрес и наименование адресата; текст; подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка телеграммы отправитель должен указать свою фамилию и адрес или номер телефона. Адрес телеграммы должен содержать все необходимые сведения для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграммы могут быть адресованы: на полный, условный или сокращенный адрес. Условный и сокращенный адреса присваиваются оператором связи, например, РЯЗАНЬ ОКА ДРОНОВУ.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, без предлогов, союзов, частиц (кроме «не»), знаков препинания. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Знаки препинания употребляются либо в полном либо в сокращенном виде (точка или тчк, запятая или зпт). Текст должен содержать не менее одного и более 300 слов. На ответных телеграммах перед текстом дается ссылка на их регистрационный номер и дату. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами, без абзацев и переносов. В заключении текста ставится номер телеграммы, который является ее регистрационным индексом. Затем с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Не подлежащая передаче информация отделяется от текста чертой, под которой печатаются наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дата. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записываются от руки). Обычно телефонограммы применяются для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Если телефонограмм в год отправляется большое количество, целесообразно иметь бланки этих документов. Допускается оформление тел-мм на чистых листах бумаги. Составляется тел-мма в одном экземпляре со следующими реквизитами: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего тел-мму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего тел-мму, номер его телефона) дата и номер тел-ммы, текст (не превышающий 50 слов) наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Специфические реквизитами для    тел-ммы такие, как дата и время передачи (приема); указанием должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) тел-мму, номер телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении тел-мм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко используемых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче тел-мм необходимо проверить правильность записи повторным чтением; плохо воспринимаемые на слух слова следует передавать, разбивая из по буквам. Если тел-мма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший тел-мму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.