Вопрос: Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). Порядок составления.

Ответ: Унификация заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке. Унификация текстов документов – это работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию универсальных вариантов их текстов. Тексты документов оформляются в виде анкет, таблиц или трафарета.

Анкета - способ представления текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали, пример:

Фамилия________________

Имя____________________

Отчество_______________

Год и место рождения____ и т.д.

Таблица - способ представления текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия. В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения, например:

Справка N________

Выдана ____________________________в том, что _________________

Справка дана для представления ______________________

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

Справка N 141

Выдана Александрову В.П. в том, что он проживает по Зеленоградской улице, 7, кв. 41 и имеет сына 1986 года рождения.

Справка дана для представления по месту работы.

 

Унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

- объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

- строгое соответствие между составом информации и видом документа;

- использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

 

 

Вопрос: Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.

Ответ:   В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

- положение об организации;

- положения о структурных подразделениях;

- положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения;

- регламенты работы аппарата управления, коллегиальных и совещательных органов;

- штатное расписание;

- инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.

Эти документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения, и составляют правовую основу деятельности организации.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждении уполномоченными на это органами (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) в зависимости от вида и разновидности документа.

Организационные документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационные документы могут вносится изменения. В случае реорганизации деятельности организационно-правовые документы перерабатываются и утверждаются заново.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения, хорошо знающих работу организации.

Организационные документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательным реквизитом этих документов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», являются:

- наименование организации – автора документа;                - наименование вида документа;

- дата;                                                                                          - номер документа;

- заголовок к тексту;                                                                   - подпись;

- гриф утверждения.

Датой организационного документа является дата его утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты. Текст штатного расписания, структуры и штатной численности представлены в виде таблицы.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заместителями руководителя организации.

 

 

Вопрос: Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.    Порядок составления и оформления приказов по основной деятельности

Ответ:   Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющей руководству обеспечить решение поставленных перед ним задач с максимальной эффективностью. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

К распорядительным документам относятся постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:                                                                                                                                         п             - документы, издаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, советом, правлением и т.п.) – постановления, решения;                                                                                                                               п     - документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.                                        Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. Руководители учреждений, организаций, предприятий всех организационно- правовых форм издают следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание. Состав распорядительных документов, издаваемых организацией, определяется ее учредительными документами (уставом, положением).           Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».   Реквизитами распорядительных документов являются: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблему, наименование организации, название вида документа, дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

  Приказ– правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, учреждения в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.  Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.      Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты: Государственный герб РФ (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблему, наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: «о чем?», например «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты труда» и т.п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».    Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:                                    - нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);                                                                                                                                                                           - решения совета директоров, общих собраний акционеров;                                                                             п - производственная необходимость.                                                                                            П Констатирующая часть приказа опускается, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.     Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (срок ее окончания).      Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.      Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте может указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.         В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.       Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, привила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правовом верхнем углу таких документов ставится:  «Приложение к приказу директора ЗАО «Эра» от 01.03.2005 № 7». После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказы вступают в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Приказ ознакамливается под роспись сотрудниками, ответственными за его исполнение.

 

Вопрос: Требования к составлению и оформлению объяснительных, докладных записок и справок.

Ответ: Объяснительные, докладные записки и справки относятся к информационно-справочным документам. Они являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий объяснительное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Оформление зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, она считается внутренней и оформляется на обычном листе бумаги, если она направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то считается внешней и составляется на бланке организации. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации. Внутреняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).    Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы. По оформлению отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений. Она также бывает внутренней и внешней и оформление также зависит от адресата. Объяснительные записки в основном составляются по вопросам, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Они составляются при нарушении трудовой и производственной дисциплины, проступках, при возникновении нештатных ситуаций и т.д. Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее затребовал. Датой объяснительной записки считается дата ее составления. Текст должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок или подтверждающие какие-либо факты.

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий. Справки бывают двух видов: служебного и личного характера. Справки служебного характера представляют по запросу вышестоящей организации, а также сторонних организаций (суды, прокуратура и т.д.) Такие справки оформляются на бланке и имеют реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, направленные в вышестоящие организации, заверяются печатью.

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В отличии от докладных записок текст справки содержит только перечисление фактов или изложение истории вопроса. Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т.д. Справка должна иметь реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Для справок личного характера могут создаваться трафаретные тексты. Текст такой справки следует начинать с Ф.И.О. работника (в именительном падеже). В тексте обязательно указывается организация, в которую она предоставляется. Справку подписывает должностное лицо, подпись заверяется печатью.

 

Вопрос: Требования к составлению и оформлению актов.

Ответ: Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссией как постоянно действующей, так и назначенной распорядительным документом (обычно приказами).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда большое количество разновидностей актов: акты-ликвидации, акты-передачи, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения и т.д. Если нет установленной нормативными документами формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме. Лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные акты и нормативные документы, регулирующих данный вопрос. Знание этих документов, поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д. наметить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, а затем уже составляется текст документа. Главное при составлении акта – установить фактическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт составляется на общем бланке. Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты: герб, эмблема организации, наименование организации – автора документа, вид, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разрабатывать и применять бланки с трафаретным текстом. Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков..

Текст акта делится на 3 части: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание для составления акта (распорядительный, нормативный документ), перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть словом «Основание», которое через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок, например: Основание: приказ директора школы от 17.04.2010 № 15 «О проведении инвентаризации в школе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагают по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указываются количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также обязательная, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-ый экз. направлен в департамент образования.

2-ой экз. – в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются, например:

Председатель комиссии                 подпись                         И.О.Ф.

Члены комиссии                              подпись                         И.О.Ф.

                                                         подпись                        И.О.Ф.

 

Вопрос: Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению..

Ответ: Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организация в процессе осуществления их деятельности. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей:

- письма, связанные с распространением информации: информационное, письмо-извещение, приглашение, уведомление, сообщение, предложение, рекламное;

- письма, связанные с обращением и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг: письмо-просьба, заявка, гарантийное, запрос, заказ;

- письма-ответы: письмо-согласие, отказ, подтверждение;

- письма претензионного характера: письмо-напоминание, требование, претензионное;

- письмо, связанные с выражением внимания и участия: письмо-поздравление, благодарность, соболезнование, извинение;

- сопроводительные письма.

Письмо оформляется на специально предназначенном для него бланке формата А4. Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строится по схеме: введение (мотивы составления письма, ссылка на события, факты, решения вышестоящих учреждений и др факторы; доказательства (обоснование изложенного вопроса); заключение (выводы, решения). Нередко применяются письма, содержание только заключительную часть текста, без пояснений.

Письмо должно быть посвящено только одному вопросу, что упрощает его обработку и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу. К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения. Существует несколько общих правил, которые необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по поднятому вопросу. Тон письма должен быть нейтральным, а изложение текста лаконичным. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки. Категорический отказ или требование можно выразить прямо и резко, но вежливо, например:

С сожалением сообщаем Вам, что не можем выполнить ваше требование в связи с …

Широко используются при составлении служебных писем устоявшиеся языковые формулировки, стандартные обороты и типовые словосочетания типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т д.

В письмах-отказах не следует начинать текст с самого отказа.

Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного лица, например: «ОАО не предполагает…», «Общество изучило…». Согласно типовой инструкции по делопроизводству, если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: «настоятельно рекомендую…», «категорически настаиваю…».

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется обращение «Господа» или добавление к имени и отчеству «Уважаемый». При этом следует соблюдать соответствие формулы вежливого обращения и заключения. Например, в начале письма обращение «Уважаемый Николай Егорович!» предполагает заключительную формулу, которая размещается перед подписью: «С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами и печатается с абзаца.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации и, как правило, принадлежит руководителю и его заму. В крупных организациях письма могут подписываться руководителями структурных подразделений.

Письма в настоящее время пересылаются не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппарата факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Независимо от способа передачи к составителю и оформлению документа предъявляются единые требования.

Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблема организации или товарный знак, код организации по ОКПО, код формы по ОКУД, наименование организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации. Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле.

 

Вопрос: Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола.

Ответ: Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях.

В протоколе отражается деятельность по совместному принятию решений коллегиальных органов или группой работников. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собраний акционеров, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов и др.). Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашенных и др.). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протокола: полный и краткий. Полный протокол содержит записи всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о форме протокола решает руководитель.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется одинаково в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников более 15 чел, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления. В полной форме приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, отчета). Если текст доклада представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: («Текст доклада прилагается»). В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных - фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение.

Решение должно быть сформулировано точно, что бы не допустить двоякого толкования. Также указывается количество голосов «за», «против», воздержавшихся, а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.