Вопрос: Понятие «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии ЭЦ документов. Развитие экспертизы. Современная нормативно-методическая регламентация.

Ответ: Ценность документа – это оценка его информационных возможностей, обусловленных социальным, экономическим, политическим, культурным, историческим и научным значением.

Человечество не в состоянии хранить все созданные документы. Встает проблема не только дальнейшего использования, но и хранения документов. Возникает необходимость отбора наиболее значимых, ценных документов. Эту проблему решает экспертиза ценности документов. В основе экспертизы ценности лежит идея не освобождения от ненужной документированной информации как некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего того, что рано или поздно, через столетия и даже тысячелетия будет востребовано обществом, государством, человечеством для решения тех задач, о которых современный человек может только догадываться.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении экспертизы ценности документов применяются принципы и критерии экспертизы.

Принципы экспертизы:

- историзм (значение документов в процессе развития общества);

- системность (рассмотрение каждого документа как составную часть более сложной документной системы);

- целостность;

Критерии экспертизы ценности:

- содержание документа

- значение фондообразователя;

- время и место создания документа

- авторская принадлежность

- подлинность и копийность

- степень поглащенности содержания (на хранение возьмут годовой отчет, а не за месяц)

- степень сохранности

- юридическая сила

- объем фонда

Этапы экспертизы ценности:

- в делопроизводстве

- в ВА

- в ГА

Впервые ЭЦД была введена в 1845г. «Учреждением губернских правлений», касалась местных учреждений. Этот законодательный акт установил 10 летний срок хранения документов на местах в учреждениях, определяя категории документов, подлежащих уничтожению. Эта работа в то время называлась разборкой дел и в таком качестве продолжалась до октябрьской революции. В 1919г. издан Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел», кот. определил сроки хранения документов и порядок выделения и уничтожения материалов, не подлежащих дальнейшему хранению. В 1925г. для проведения работы по ЭЦД в учреждениях стали создаваться разборочные комиссии. Постановлением народных комиссаров 1928г. на учреждение возлагалась ответственность за сохранность документов и предлагалось перейти к составлению перечней. В 20-30-к гг. 20в. были определены основные принципы определения ценности документов, решены методические вопросы экспертизы, определена сеть экспертных органов. В каждом учреждении создавались экспертные комиссии. В Положении о ГАФ СССР 1929г право решения вопроса о научной и практической ценности документов было предоставлено Главному архивному управлению и его местным органам. В Положении о АФ СССР 1958г подчеркивалось – одной из задач экспертизы является отбор документов на гос.хранение. Экспертиза стала проводиться непосредственно в делопроизводстве через год после создания документов. В:0-е гг. 20в ВНИИДАДом была разработана ЕГСД, в кот. говорилось о том, что экспертизу следует начинать при составлении номенклатуры дел, определяя сроки хранения документов, затем при формировании дел, далее при подготовке дел и передаче в гос. архивы.

В 90-е гг. принципиально изменилась правовая основа хранения документов. В Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав АФ РФ разделен две части: государственную и негосударственную. Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных организаций, а также в частной собственности.

Введенный в действие в 2004 году Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. С введением в действие этого закона Основы законодательства РФ об Архивном деле в РФ и архивах утратили свою силу.

Закрепляют систему хранения документов в делопроизводстве и архиве Основные правила работы архивов организации, 2002г. В них регламентирована технология сохранности документов, содержаться требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивка документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документом, порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Подготовка документов к сдаче в архив включает оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены в ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».

Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения, 2002г. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда, для определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение.

Вопрос: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, ее назначение и порядок проведения. Экспертные комиссии учреждений, их функции, порядок создания и работы.

Ответ: Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении ЭЦ используется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» 2002г.

В организациях для проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК, как правило, входят: сотрудник, ответственный за ДОУ организации; сотрудник, ответственный за архива; специалист по научной, технической, производственной или другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК – секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы или архива.. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭК – это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации решений ЭК, т.к. в соответствии с законодательством он несет ответственность за сохранность документов.

Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения;

- рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения;

- рассмотрение описей дел временного хранения (свыше 10 лет);

- рассмотрение описей по л/с;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению и др. Одновременно проверяется качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения док-в.

При возникновении затруднений в проведении ЭЦ отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Росархива, а также специалистов др. организаций.

В результате проведения ЭЦ выделяются четыре группы док-в с различными сроками хранения:

- док-ты, подлежащие постоянному хранения в ГА;

- док-ты, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

- док-ты, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурны подразделениях;

- док-ты, подлежащие уничтожению в связи с истекшими сроками хранения.

При отборе этих категорий дел анализируется фактическое содержание док-в, находящихся в деле. Не допускается определение ценности док-в и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения требует особого внимания. Отбор осуществляется путем полистного просмотра док-в. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить док-ты с постоянным сроком хранения от док-в временного хранения. Также полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить док-ты, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие док-ты, должны быть переформированы: док-ты с постоянным и временными сроками хранения формируются в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однотипными док-ми. Сроки док-в временного хранения уточняют по перечням док-в или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

По результатам ЭЦ док-в составляется ряд док-в:

- опись дел постоянного срока хранения;

- опись дел временно (свыше 10 лет) хранения;

- опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащие хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Док-ты временно (свыше 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе ДОУ, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседаниях ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2006г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2010г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2010г). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе, например «Переписка отдела кадров», «Переписка по хозяйственным вопросам». Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатуре дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должны быть указаны еще раз основания их уничтожения – срок хранения и статья по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Акт о выделении к уничтожению составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. После утверждения акта можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел.

 

Вопрос: Общие требования к тексту документа. Требования к оформлению реквизитов «заголовок» и «приложении».

Ответ: Текст документа – основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения. Текст большинства орг-расп. документов состоит из двух частей: введение (основная), в кот. Излагаются причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в кот. формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы и т.д. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу, выводы. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, приказы и т.д.) в виде отдельных разделов, которые могут состоять из пунктов, подпунктов. Каждый раздел текста нумеруется арабскими цифрами.

К текстам управленческих документов предъявляются требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации: краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В официальных документах часто используются сокращения слов и словосочетаний. Сокращения применяются только общепринятые. Иногда при первом употреблении сокращения в скобках указывают его расшифровку.

 

Заголовок – краткое содержание документа. Он позволяет быстро определить степень информированности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформленных на бланке формата А5 и писем с небольшим объемом текста. Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагается слева над текстом документа, с отступом от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:

Деловое письмо – «О поставке оборудования»

Приказ – «О создании комиссии…»

Акт – «Недостачи товара по количеству»

Реквизит «отметка о наличии приложений» используется в сопроводительных документах. Он размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзацного отступа.

Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:     Приложение: на 4. в 3 экз.

Если документ, имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение: 1. Штанное расписание на 4 л. В 2 экз.

                    2. Смета расходов …. На 3 л. В 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 01.07.2009 № 12 и приложения к нему, всего на 16 л.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в 2 экз.

Если документ направлен в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 3 л. В 1 экз. в первый адрес.

Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:

… (приложении № 1) или: согласно приложении. № 1, в соответствии с приложением № 2.

На самих приложениях в правом верхнем углу помещается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием к какому приказу (распоряжению) оно относится:

                                                                                                                             Приложение к приказу

Генерального директора ОАО

                                                                                                                                             от 19.02.2009г. № 37