Вопрос: Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа.

Ответ: Ценность документа – это оценка его информационных возможностей, обусловленных социальным, экономическим, политическим, культурным, историческим и научным значением.

Человечество не в состоянии хранить все созданные документы. Встает проблема не только дальнейшего использования, но и хранения документов. Возникает необходимость отбора наиболее значимых, ценных документов. Эту проблему решает экспертиза ценности документов. В основе экспертизы ценности лежит идея не освобождения от ненужной документированной информации как некоего хлама, а наоборот, идея выбора наиболее ценного, всего того, что рано или поздно, через столетия и даже тысячелетия будет востребовано обществом, государством, человечеством для решения тех задач, о которых современный человек может только догадываться.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора для хранения. Необходимость проведения отбора документов для хранения объясняется неравнозначностью представленной информацией. Часть создаваемых и используемых в управленческой деятельности документов имеет кратковременное значение (например, заявления, докладные записки), Такие документы теряют актуальность вскоре после своего составления. В тоже время в любой деятельности создаются документы (например, устав организации, положение о филиале, годовые отчеты и т.д.), которые длительное время остаются носителями ретроспективной информации, сохраняющей научное, историческое, социальное, политическое или культурное значение. При проведении экспертизы ценности документов применяются принципы и критерии экспертизы.

Принципы экспертизы:

- историзм (значение документов в процессе развития общества);

- системность (рассмотрение каждого документа как составную часть более сложной документной системы);

- целостность;

Критерии экспертизы ценности:

- содержание документа

- значение фондообразователя;

- время и место создания документа

- авторская принадлежность

- подлинность и копийность

- степень поглащенности содержания (на хранение возьмут годовой отчет, а не за месяц)

- степень сохранности

- юридическая сила

- объем фонда

Этапы экспертизы ценности:

- в делопроизводстве

- в ВА

- в ГА

Для проведения ЭЦ на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Состав комиссии назначается руководителем предприятия и включает не менее 3-х человек. В состав ЭК могут входить – сотрудник, ответственный за документационное управление, за архив, специалист по обеспечению защиты информации и др. Председателем назначается один из зам.руководителя организации, секретарем – секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей ЭК. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как он согласно законодательству несет ответственность за сохранность документов.

В результате работы ЭК документы подразделяются на группы:

1. док-ты постоянного хранения (подлежат передаче на хранение в ГА)

2. док-ты, с долговременными сроками хранения, свыше 10 лет

3. док-ты, временного хранения, до 10 лет.

4. док-ты, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения).

В архив передаются бизнес-платы, годовые платы и отчеты, приказы руководителя организации по основной деятельности. Док-ты по личному составу хранятся 75 лет. Бухгалтерские док-ты хранятся 5 лет (за исключением лицевых счетов по з/плате, годовых отчетов, балансов) и на архивное хранение не передаются; их нельзя уничтожать, даже если срок хранения истек, необходима ревизия. Переписка хранится, как правило, 3 года, и на архивное хранение не передается.

 

Вопрос: Особенности составления и оформления телеграмм и телефонограмм

Ответ: Телеграмма – краткое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Они используются в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка получателю.

Телеграмма содержит реквизиты, размещаемые в следующей последовательности: отметка о категории (телеграмма-письмо, обыкновенная (отметка о категории не проставляется) или срочная); отметка о виде; адрес и наименование адресата; текст; подпись отправителя (по желанию отправителя). В нижней части бланка телеграммы отправитель должен указать свою фамилию и адрес или номер телефона. Адрес телеграммы должен содержать все необходимые сведения для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграммы могут быть адресованы: на полный, условный или сокращенный адрес. Условный и сокращенный адреса присваиваются оператором связи, например, РЯЗАНЬ ОКА ДРОНОВУ.

Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, без предлогов, союзов, частиц (кроме «не»), знаков препинания. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Знаки препинания употребляются либо в полном либо в сокращенном виде (точка или тчк, запятая или зпт). Текст должен содержать не менее одного и более 300 слов. На ответных телеграммах перед текстом дается ссылка на их регистрационный номер и дату. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами, без абзацев и переносов. В заключении текста ставится номер телеграммы, который является ее регистрационным индексом. Затем с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Не подлежащая передаче информация отделяется от текста чертой, под которой печатаются наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дата. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записываются от руки). Обычно телефонограммы применяются для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и в других случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Если телефонограмм в год отправляется большое количество, целесообразно иметь бланки этих документов. Допускается оформление тел-мм на чистых листах бумаги. Составляется тел-мма в одном экземпляре со следующими реквизитами: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего тел-мму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего тел-мму, номер его телефона) дата и номер тел-ммы, текст (не превышающий 50 слов) наименование должностного лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Специфические реквизитами для    тел-ммы такие, как дата и время передачи (приема); указанием должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) тел-мму, номер телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении тел-мм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко используемых слов; информация должна быть краткой и срочной. При передаче тел-мм необходимо проверить правильность записи повторным чтением; плохо воспринимаемые на слух слова следует передавать, разбивая из по буквам. Если тел-мма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший тел-мму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначается полученная информация.