Понятие электронного документа и его значение в ИОУ

Научно-технический прогресс привел к появлению так называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Человек способен вос­принимать электронный документ только с помощью специальных техноло­гических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними пред­ставлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции инфор­мации и ее носителя. Кроме того, электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

Формирование понятия "электронный документ" и, соответственно, его юридической силы в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно. Первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

Можно дать несколько определений понятию «электронный документ». ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (из проекта нового ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»). ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа, где ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа (ФЗ «"Об электронной цифровой подписи"). Несмотря на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не ус­тоялось. Из практики европейских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ».

В понятии электронного документа можно выделить три известные составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа. Представляется, что сегодня следует относиться к «электронным» до­кументам так же, как и к другим технотронным документам, учитывая в дей­ствующих правилах и инструкциях специфику носителя информации. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы. Такой подход облегчает последующие вопросы архивной обработки «электронных документов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техниче­ском обеспечении, о миграции информации и т.д.

Однако главной проблемой электронных документов является прида­ние им юридической силы. До принятия Федерального закона «Об информа­ции, информатизации и защите информации» вопросы юридической силы документов на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержанию рекви­зитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок вне­сения изменений в эти документы. В настоящее время многие положения ГОСТа требуют пересмотра.

В соответствии с ФЗ «Об информации, информати­зации и защите информации» при хранении, обработке и передаче докумен­тов с помощью информационных и телекоммуникационных систем досто­верность информации может подтверждаться электронной цифровой подпи­сью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от не­санкционированного доступа к документам за счет построения системы раз­граничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии упр.аппарата.

При решении проблемы электронного документа, прежде всего, следует опираться на базовое родовое понятие «документ». Меняется тип носителя информации, техника и технология идентификации подлинности информации. Электронный документ может иметь соответст­вующий правовой статус, как и документ на бумажном носителе, если будут достигнуты гарантии подлинности и неизменности содержания зафиксиро­ванной информации, если содержательная часть документа будет оформлена в соответствии с действующими законами, стандартами и правилами, вклю­чая все необходимые реквизиты документа.

Появление электронного документа ставит перед доку-ментоведами ряд проблем, требующих целого комплекса на­учных исследований, обучения, дополнения методических рекомендаций, правил и инструкций, ставит вопрос о переходе к ведению в организациях ча­сти малоценной для архивного хранения документации в электронном виде.