Документация, регулирующая внутреннюю деятельность работы администрации

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации. Регламент администрации устанавливает:

.   Порядок планирования работы администрации;

.   Порядок проведения аппаратных и других совещаний;

.   Порядок взаимодействия администрации с общественными организациями и СМИ;

.   Порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов;

.   Порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы;

.   Порядок проведения и организации массовых мероприятий;

.   Порядок содержания помещений администрации, внутренний распорядок работы;

.   Порядок взаимодействия администрации, внутренний распорядок работы;

.   Порядок взаимодействия администрации с представительным органом;

.   Порядок организации работы с документами, поступающими от органов государственной власти и других организаций;

.   Распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата;

.   Порядок организации контроля и проверки исполнения документов в администрации;

.   Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан;

.   Порядок работы работников администрации с компьютерной информацией.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют такие документы, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределение их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема, выполняемых подразделениями работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от ее функциональных обязанностей. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителем и специалистами. Они призваны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение на этой основе намеченных результатов.

Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы администрации позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы администрации. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу администрации наиболее эффективно.

Обычно планы работы администрации включают:

.   Вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования.

.   Вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации.

.   Вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации.

.   Вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации.

.   Организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его первым заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов; по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Таким образом, внутренняя деятельность администраций закрепляется в регламенте, должностных инструкциях, положениях об отделах.