Об изменении банковских реквизитов

 

8) текст (При наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма. В информационных письмах используются следующие клише: извещаем, что…; сообщаем, что…; доводим до Вашего сведения, что…; ставим Вас в известность, что.

 

 

Уважаемая Наталья Викторовна!

Извещаем вас о том, что у нашего ЗАО «Термекс» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

9) подпись руководителя (название должности, подпись, расшифровка подписи).

Перед подписью может стоять фраза этикетного характера: «С уважением,…».

С уважением,                                      

Директор ЗАО

«Термекс»    (подпись)  К.С.Царук

Главный

бухгалтер     (подпись) А.П. Бобров

10) печать

М П.

 

 

Образец информационного письма

ЗАО «Термекс» г. Донецк- 83056, ул. Молодых Шахтеров,35 e-mail:[email protected] тел.: (062)-330-21-19 факс:(062) -332-21-19

Директору компании  «Электронные офисные системы» г-же Рудаковой Н.В.

 

20.04.2018г. № 01-9/182

 

 

Об изменении банковских реквизитов

Уважаемая Наталья Викторовна!

Извещаем вас о том, что у нашего ЗАО «Термекс» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету.

С уважением,                                      

Директор ЗАО

«Термекс»          (подпись)                           К.С.Царук

 

Главный

бухгалтер           (подпись)                           А.П. Бобров

         

 

 

Задание 1. Найдите ошибки в следующем информационном письме. Отредактируйте текст.

 

ЛУГАНСК Луганский государственный университет имени Тараса Шевченко Кафедра украинского языка и общего языкознания

83050, г. Донецк, ул. Щорса, 31 «Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского» Кафедра социально-гуманитраных дисциплин Дорожкиной С.В.

Уважаемая Светлана Васильевна!

Мы будем рады видеть Вас на конференции «Языковая парадигма восточнославянских языков – 2», которая состоится 18 апреля. Направляем Вам схему расположения корпусов нашего университета..

Обращаем Ваше внимание, что регистрация участников – с 9.30 до 9.50.

Начало конференции в 10.00,

Справки по телефону 169-27-44.

С уважением

Руководитель конференции Э.А. Нестеренко

 

Задание 2. Оформите правильно информационное письмо.

Информационное письмо о смене реквизитов

Уважаемые абоненты! Настоящим письмом ООО "Стайл" уведомляет Вас о смене банковских реквизитов ООО КБ "РЭБ" г. Москвы с 30 марта 2018 года, а именно Банковского идентификационного номера (БИК) и корреспонденского счета. Новый БИК ООО КБ "РЭБ": 044525709. Новый корреспондентский счет ООО КБ "РЭБ": 30101810145250000709. Просьба с 30 марта 2018 года использовать данные реквизиты при оформлении договоров, дополнительных соглашений, заполнении платежных и иных документов. Изменение БИК и корреспондентского счета не влечет за собой смены других реквизитов компании. С уважением, генеральный директор ООО "Стайл" Фоминых А.В.

 

 

Задание 3. Составьте информационное письмо о проведении выставки пожарной техники.

 

 

Тема 16

Технически опосредованная документация. Письмо-претензия (письмо-рекламация)

Задание 1. Прочитайте текст «Технически опосредованная документация».

Электронное общение – это развивающийся новый тип коммуникации посредством электронных средств связи таких, как телефон, факс, компьютер (интернет) и др. Этот тип общения прочно вошел в повседневную и деловую жизнь. Электронное общение стало простым, удобным и естественным. Мы быстро привыкли посылать друг другу SMS-сообщения и электронные письма (e-mail). Плюсы подобной электронной коммуникации – уничтожение расстояний, возможность отсроченного ответа. Проблемой электронного нереального общения является отсутствие прямого контакта с собеседником, что лишает возможности понять того, с кем общаешься (исключением является общение по скайпу).

Электронная деловая коммуникация. К средствам электронной деловой коммуникации, используемым в деловом общении, относятся:

- факсимильная связь;

- телефон и мобильный телефон;

- электронная почта;

- видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты;

- интернет.

Рассмотрим основные средства электронной деловой коммуникации.

1. Факсимильная связь – это отправка и получение точных копий документов посредством общественной или частной телефонной сети. Текст и графическое изображение считываются непосредственно с оригинала сканером, после чего эта информация может быть передана буквально в любую точку земного шара. Приём и отправку факсов осуществляют факсимильные аппараты.

2. Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, т. к. по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем информационных сообщений. Преимущества этого канала связи состоят в значительном сокращении времени на передачу информации и более высокой надежности доставки. Факс используется для передачи оперативной информации. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Однако важные документы (например, договор) предпочтительно отправлять заказным письмом или курьерской почтой.

3. Электронная почта (e-mail).Электронная почта (e-mail) – это система, при работе в которой используется персональный компьютер для того, чтобы посылать и получать информацию. Этот вид электронной деловой коммуникации используется для передачи сообщений каквнутри одного учреждения, так и между различными организациями. Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности – простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

4. Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между компьютерами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – круглосуточной доступности, оперативности и простоте в использовании. По сравнению с другими видами электронной деловой коммуникации, электронная почта дает возможность:·мгновенно посылать и получать сообщения; отвечать на письма корреспондентов (используя их адреса в письмах);·рассылать копии письма сразу нескольким получателям; пересылать не только текстовую и графическую информацию, но и программы.

Вместе с тем, электронная почта в деловом общении имеет ряд недостатков.

1. Полученное по электронной почте сообщение выглядит менее официально, чем документ, представленный на бумажном носителе.

2. Передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы электронной цифровой подписи и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Оформление электронного письма. Правила электронной переписки не закреплены какими-либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета), выработанными пользователями сети Интернет. В крупных компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

Тема письма – существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основного содержания письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, автор демонстрирует свое уважение к адресату. Если письмо направляется незнакомому человеку, то тема – это то, что создает первое впечатление о его составителе. Ее формулировка должна отражать основной смысл письма, но и при этом не должна быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой Добрый день. Указание темы – самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить процесс общения.

Обращение. В электронной коммуникации часто наблюдается смешение признаков делового и дружеского письма. Такие приветствия, как добрый день, здравствуйте, могут сосуществовать с обращениями уважаемый, дорогой. Более того, при переписке по электронной почте обращение иногда опускают, сразу переходя к делу. Но для придания электронному письму более официального характера рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Уважаемый + имя, отчество».

Электронная подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.

В подписи к деловому письму следует избегать всего того, что может быть воспринято неоднозначно: афоризмов, цитат, смешных выражений, любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой и т.п.

Основные правила составления электронной подписи:

1) электронная подпись не должна превышать 5-6 строк;

2) количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Основные принципы составления текста письма. Необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Виртуальному общению в чатах, форумах, личной переписке свойственна определенная небрежность в отношении языковых норм (так называемые «ложные шаги», типичные для устной речи), которая переносится в электронную деловую переписку. Минимум глубокого ретроспективного редактирования (а то и полный отказ от него) объясняется необходимостью поддерживать темп общения. Это заблуждение негативно сказывается на деловой репутации создателя документа. Помните, что соблюдение принципов грамотности и логичности – одно из самых главных правил при составлении электронных писем. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как слишком эмоциональный, что противоречит нормам официально-деловой речи.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, т. к. в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Размер электронного письма. Правилами сетикета размер электронного письма определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Обусловлено это, во-первых, тем, что средний пользователь в день получает намного больше электронных писем по сравнению с тем, что он мог бы получить обычной почтой, следовательно, плотность информационного потока в обмене электронными посланиями оказывается намного выше. Во-вторых, ограничения накладывает и размер экрана, или «окна», почтовой программы. Если вам все же необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200–500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Возможно иное структурирование письма, например, включение в текст ссылок или «линков» на упоминаемые документы и другие приемы, которые используются при построении электронных документов, а также рассылка копий письма сразу нескольким адресатам.