Образец объяснительной записки (служебная)

 

Цех №1

Директору Донецкого металлургического завода г. Иванову А.Ю.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

20.02.2017                                                                    г.Донецк                         

О причине пожара в цеху №1

 

19 февраля 2017 г. на складе готовой продукции цеха №1 возник пожар, который удалось ликвидировать собственными силами. Причиной пожара было короткое замыкание, которое произошло вследствие грубого нарушения правил техники безопасности электриком Огневым А.С. Подобные нарушения электрик Вишняков А.С. допускал и раньше, за что имел замечание и выговор от руководства цеха.

Предлагаю рассмотреть вопрос о несоответствии электрика Огнева А.С. занимаемой должности.

Начальник цеха № 1        / подпись/                             Т.Н. Клименко

 

Задание 1. Прочитайте пример объяснительной записки, определите ее вариант (личный, официальный). Назовите реквизиты документа. Определите особенности составления текста этого документа.

Директору ТС «Амстор-сити»

Хачатуряну И. А.

оператора отдела продаж

Пожарницкой О.С.

 

 

Объяснительная записка

 

О невыполнении должностных обязанностей

 

26.05.2018 мною были допущены ошибки в оформлении товарной накладной, счета-фактуры и счета на оплату для клиента ООО «Визон», вследствие чего клиент оплатил неправильную сумму по документам.

Данная ошибка была совершена мной по невнимательности и вследствие умственной усталости от большого потока клиентов в этот день.

Впредь постараюсь быть более внимательной и сосредоточенной и избегать подобных ошибок в своей работе.

26.05.2018                                                                       /подпись/

Задание 2. Оцените фрагменты объяснительных записок с точки зрения соответствия языковых средств требованиям официально-делового стиля. Запишите правильный вариант.

1) Я 16 мая опоздала на работу, потому что мой маршрут автобуса отменили.

2)  Я 5 июня 2017 г. отсутствовал на рабочем месте, потому что был занят семейными делами.

3) Я опоздал на работу на 15 минут, поскольку транспорт плохо ходил.

4) Отнеситесь ко мне снисходительно, тем более что свою порцию душевных терзаний (см. выше) я уже получил.

5)  Я немного не уложилась в сроки с отчетом, потому что у меня сегодня сломался компьютер на рабочем месте.

6) Я не могла вовремя приступить к работе после отпуска, потому что лежала в это время в больнице.

 

Задание 3. Отредактируйте объяснительную записку, сократив ее текст в соответствии с требованиями официально-делового стиля, и запишите свой вариант.

 

 

Декану ФЭХТ ДонНТУ

проф. Петрову В.С.

студентки группы ХТ-16

Тереховой Г. П.

Объяснительная записка

О пропуске занятий

 

Я пропустила 10 ноября 2018 г. целый учебный день, в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Михайловка. У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в диагностическом центре г. Донецк. Именно на такое обследование она прибыла в этот раз. Утром 10 ноября 2018 года ей неожиданно стало плохо, у нее поднялось давление, я вызвала для мамы «Скорую помощь». Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Таловиров Б.А., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилагаю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.

10.11.2018                                                                    /подпись/

Задание 4. Составьте объяснительную записку на имя декана факультета по поводу Вашего отсутствия на зачете (дисциплину определите самостоятельно).

Задание 5. Составьте объяснительную записку начальнику отдела по поводу невыполненной Вами работы в срок.

 

Тема 11

Особенности употребления глагольных форм и местоимений в деловой речи. Служебная записка.

Задание 1. Прочитайте текст «Особенности употребления глагольных форм в официально-деловом стиле».

 

В официально-деловом стиле главная роль отводится глаголам со значением долженствования: следует, надлежит, вменяется, обязуется и отвлеченным глаголам, указывающим на наличие: имеется, является, например: Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны предоставлять содержание лицам, фактически их воспитавших, если последние являются нетрудоспособными и не могут получить содержания от своих детей или супругов.

Форму инфинитива совершенного вида используют в ряде документов, в частности протокола, приказа, распоряжения и т.п., для выражения приказа, например: утвердить в должности, принять информацию к сведению, допустить к участию в конкурсе, лишить льгот, установить доплату в размере.

В деловой речи распространены глаголы настоящего времени, выраженные формами 1-го лица множественного числа, 3-го лица единственного и множественного числа, например: считаем целесообразным обратиться к ректору университета с предложением отозвать; уровень инфляции составляет; банк внедряет новые формы работы с клиентами; допускают к участию в конкурсе лиц.

Настоящее время может употребляться в значении будущего, если необходимо подчеркнуть обязательность выполнения действия, например: Совещание начинается в 11 часов!

Следует помнить, что в русском языке есть недостаточные глаголы, которые имеют недостаточную парадигму (систему форм одного и того же слова, образец склонения или спряжения). Например, такие глаголы как дерзить, победить, убедить, очутиться, ощутить, чудить, шелестеть, галдеть, затмить и др., не имеют 1-го лица единственного числа настоящего/будущего времени, что связано с нормой, эстетическим представлением о благозвучности русского слова.

Также необходимо запомнить глаголы, которые представляют трудности в образовании повелительного наклонения, например: бежать – беги, взглянуть – взгляни, выйти – выйди, закупорить – закупорь, класть – клади, лечь – ляг, уведомить – уведомь.

Не имеют повелительного наклонения следующие глаголы: мочь, хотеть, видеть, слышать, жаждать.

Трудности, связанные с использованием в речи особой формы глагола – причастия, можно разбить на две группы: в образовании форм причастий и в употреблении причастий.

Большая часть действительных причастий прошедшего времени образуется с помощью суффикса -вш от основы инфинитива (прошедшего времени), оканчивающейся на согласную букву: писать – писавший, решать – решавший. Суффикс - ш используется в том случае, если основа инфинитива заканчивается на согласную букву: нести – несший, везти – везший.

В деловой речи достаточно распространенной ошибкой является использование действительных причастий вместо страдательных, и наоборот. Например, в предложении: У меня был один выигранный билет – неправомерно использовано страдательное причастие, поскольку эта конструкция обозначает: Я выиграл билет, а не определенный приз и т.д. по счастливому билету. Грамматически правильным в такой ситуации будет использование действительного причастия (выигравший билет), поскольку определяемое существительное не испытывает, а производит действие.

Следует также помнить, что в русском языке нет и не может быть причастий будущего времени. Нельзя использовать причастия по отношению к будущему. Поэтому грамматически некорректными будут конструкции типа: Уже через несколько лет мы будем иметь целый комплекс предприятий, могущих вызвать экологическую катастрофу.

Необходимо обратить внимание и на употребление такой глагольной формы, как деепричастие. Деепричастия несовершенного вида образуются от основы настоящего времени глаголов несовершенного вида с помощью суффиксов - а/-я: брать – берут – беря; плакать – плачут – плача.

Ряд глаголов несовершенного вида образует также деепричастия спомощью суффикса -учи/-ючи: будучи, едучи, жалеючи, играючи.

Деепричастия совершенного вида образуются от основы инфинитива (прошедшего времени) глаголов совершенного вида в основном с помощью суффикса - в: купить – купив, решить – решив.

Основной ошибкой при образовании деепричастий является использование одного суффикса вместо другого. Например: Я набирала номер, положа трубку – ошибочно использована форма деепричастия с суффиксом -а. От глаголов с основой на шипящую деепричастия совершенного вида обычно образуются с помощью суффикса –а, но нормативным вариантом будет форма с суффиксом – в (положив трубку).

Достаточно частотными являются ошибки такого рода при употреблении фразеологизмов. Во многих из них встречаются устаревшие формы деепричастий (положа руку на сердце).

 

Задание 2. Ответьте на вопросы:

 

1. С каким значением используются глаголы в официально-деловом стиле?

2. Какие глагольные формы распространены в деловой речи?

3. В каком значении может употребляться настоящее время глагола?

4. Какие глагольные формы вызывают трудности в образовании?

5. В чем заключаются особенности употребления причастий в деловой речи?

6. Что является основной ошибкой при использовании деепричастий?

 

Задание 3. Прочитайте текст «Употребление местоимений в официально-деловом стиле».

 

В официально-деловом стиле употребление местоимения я подчеркивает личность говорящего, поэтому оно употребляется только в некоторых документах (автобиография, расписка, доверенность). В служебных документах во избежание субъективности высказывания местоимение я опускается, что придает высказыванию категорический характер (например, Приказываю).

При употреблении местоимений он, она, они возможно двоякое понимание текста в том случае, когда местоимение может быть соотнесено с несколькими предшествующими ему существительными. Например: После присоединения фабрики к отраслевой фирме «Ниструл» ей (неясно: фабрике или фирме) было передано ценное оборудование (следует: Фабрике было передано ценное оборудование после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»; или: Ценное оборудование было передано фабрике после ее присоединения к отраслевой фирме «Ниструл»).

В официальных письмах местоимение мы, как правило, не употребляется и текст начинают словами: просим, сообщаем, высылаем.

Местоимение Вы употребляется в устной и письменной деловой речи. При обращении к конкретному лицу в официальных и личных документах местоимения Вы и Ваш и их производные формы пишутся с прописной буквы для выражения вежливости, например: Сообщаем Вам...; В ответ на Ваш запрос...; Прошу Вас.... При обращении к нескольким лицам или к неопределенному множеству лиц эти слова пишутся со строчной буквы, например: Уважаемые Анна Петровна и Сергей Львович, удовлетворяя вашу просьбу, посылаю вам...; Уважаемые коллеги, ваше письмо....

Стилистическое значение имеет употребление (так же как и пропуск) личного местоимения при некоторых формах глаголов. Обороты речи типа предлагаю явиться, прошу уточнить, требую привлечь выражают категоричные требования; употребление в них смягчает требование, например: Предлагаю Вам явиться...; Прошу Вас уточнить...

Использование в деловой речи слова отдельный (отдельные) в значении неопределенного местоимения некоторый (некоторые) не всегда бывает оправдано контекстом. Неправильно: Не выполнен квартальный план отдельными (следует: некоторыми) предприятиями главка – здесь слово отдельный может быть осмыслено как прилагательное со значением независимый, самостоятельный, выделенный из ряда других.

В официально-деловом стиле находят применение местоимения таков, таковой, какой, иной, некто, нечто, некий. Часто вместо слов этот, такой, некоторый используются прилагательные и причастия: данный, указанный, вышеуказанный, вышеупомянутый, следующий, нижеследующий, определенный, известный, например: Известный интерес представляет следующая точка зрения.

Неясность возникает в тех случаях, когда указательное местоимение это может быть соотнесено с разными явлениями. Например: Выступившие на совещании говорили и об успехах коллектива, и об имеющихся трудностях в работе. С этим нельзя не считаться ( неясно: нельзя не считаться с успехами или с трудностями ). Подобные неточности должны устраняться.

Определительные местоимения каждый, любой, всякий близки по смыслу, но в некоторых случаях их взаимозаменяемость невозможна. Например: Совещание может быть назначено на любой день недели (т.е. на один из дней, безразлично какой); Совещания проводились каждый день (т.е. все дни); Проводились всякие совещания (т.е. различные совещания). Об этих смысловых различиях не всегда помнят. Кроме того, не всегда учитывается стилистическая окраска этих местоимений. Неправильно: Механик использует всякий свободный час (следует: каждый свободный час или любое свободное время), чтобы устранить мелкие неполадки в машинах. Документы к нам поступают не всякий (следует: не каждый) день. Здесь местоимение всякий имеет разговорную окраску.

 

Задание 4. Ответьте не вопросы:

1. Какие формы личных местоимений употребляются в официально-деловом стиле?

2. Какие трудности возникают при употреблении неопределенных и указательных местоимений в документах?

3. В чем заключаются трудности употребления определительных местоимений в деловой речи?

Выполните данные упражнения