Уничтожение документов и дел

 

393.  Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности с соблюдением следующих требований: порядка отбора документов
с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядка составления акта
о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

394.  Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 24).

395.  Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек
к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный
не ранее 1 января 2008 г.).

396.  Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела структурными подразделениями.

397.  Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФСИН России одновременно).

398.  Согласованные ЦЭК ФСИН России акты утверждаются директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

399.  После утверждения директором ФСИН России (лицом, исполняющим его обязанности) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел
и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел
ФСИН России проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…»
с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного
за передачу дел на уничтожение, и даты.

VIII. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и бланков документов

 

8.1. Печати и штампы

 

400.  ФСИН России в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации применяет в своей деятельности печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

401.  Изготовление печатей ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать) осуществляется централизованно на основании заявки управления делами  ФСИН России федеральным казенным учреждением «Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний» (далее – ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России) полиграфическими
и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

402.  Гербовые печати применяются в ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

403.  Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает директор ФСИН России.

404.  В ФСИН России используются гербовые мастичные печати:

первая мастичная гербовая печать закрепляется за начальником (заместителем начальника) управления делами ФСИН России;

вторая – за главным бухгалтером главной бухгалтерии финансово-экономического управления ФСИН России;

третья – за работником управления делами ФСИН России, ответственным за отметку командировочных удостоверений;

четвертая – за руководителем Оперативной группы ФСИН России;

пятая – за главным государственным санитарным врачом ФСИН России;

шестая – за первым заместителем (заместителем) начальника управления собственной безопасности ФСИН России.

405.  Гербовая металлическая рельефная печать для служебных удостоверений и специальных пропусков закрепляется за начальником или заместителем начальника управления кадров ФСИН России, или работником управления кадров ФСИН России, которому по функциональным обязанностям вменены оформление и выдача служебных удостоверений.

406.  Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется на основании приказа ФСИН России, вынос их за пределы административного здания, в котором размещается ФСИН России,
без письменного разрешения директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) не допускается.

407.  В ФСИН России гербовой печатью заверяются подписи директора ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) и его заместителей
на нижеприведенных служебных документах:

всех видах договоров, заключаемых ФСИН России с другими учреждениями, органами и организациями, в пределах ее компетенции в целях осуществления задач и функций ФСИН России;

финансовых документах и отчетах, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документах по кассовым и кредитным операциям, расчетных чеках, приходных ордерах, платежных поручениях, справках по заработной плате;

документах по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов УИС;

актах о выполненных работах и предоставленных услугах;

актах экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийных письмах;

доверенностях;

трудовых книжках;

характеристиках работников;

представлениях к государственным и ведомственным наградам, присвоению специальных званий (классных чинов) и почетных званий, почетных грамотах, благодарностях, удостоверениях к наградам;

свидетельствах, справках о прохождении государственной службы, архивных и льготных;

других документах и их копиях, требующих специального удостоверения
их подлинности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора
ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется начальником управления делами ФСИН России.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора
ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

В ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы
с наименованием конкретных структурных подразделений без государственной символики.

408.  Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или работников, удостоверяющих копии документов, на копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах
и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

409.  Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

410.  Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения, например: «Для пакетов», «Для справок», а также номерные «Для пакетов № 1», «Для справок № 1» и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов,
не воспроизводящих подлинную подпись директора ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.

411.  Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов),
их эскизы оформляются структурными подразделениями-инициаторами
и передаются в ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России.

412.  Изготовленные печати (штампы) с проставлением их оттисков учитываются в журнале учета печатей и штампов (приложение № 25)
и выдаются под роспись работникам, ответственным за их хранение
и использование. Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

413.  Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

414.  Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей, иных печатей и штампов, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и работники, за которыми закреплены соответствующие функции.

415.  Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые
и устаревшие печати и штампы уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Бланки

416.  Бланки ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются ФКУ ЦГИЖБО ФСИН России
на основании заявки управления делами ФСИН России в соответствии
с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

417.  Бланки писем ФСИН России с изображением Государственного герба Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Для учета бланки писем ФСИН России нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в правой нижней части оборотной стороны бланка.

418.  Управление делами ФСИН России обеспечивает получение, учет поступления бланков в журналах учета поступления и выдачи бланков (приложения № 26, 27) (учет бланков ведется раздельно по видам бланков)
и выдачу бланков в структурные подразделения и учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России.

419.  Бланки выдаются работникам, ответственным в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, под роспись в журнале. Бланки документов используются строго по назначению, хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах и без соответствующего разрешения
не могут передаваться другим учреждениям, органам, организациям
и физическим лицам.

420.  В каждом структурном подразделении один раз в год
на уничтожение бракованных и испорченных бланков составляется акт, утверждаемый руководителем структурного подразделения, который направляется в управление делами ФСИН России, после чего бланки уничтожаются в установленном порядке.

421.  Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство
в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства                                                            А.Н. Артизов «____» ____________ 2010 г.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ